Zdążyć na jutro

Porozmawiajmy trochę o zarządzaniu czasem, łącząc podejścia Stephena Coveya i Marka Fostera. Metodyki tych autorów przydadzą się każdemu, kto zna presję zbyt dużego natłoku spraw i nie nadąża za życiem.

Tryb dnia

Wczesny poranek to najlepszy czas na aktywność intelektualną, przy czym mówimy o naprawdę wczesnym funkcjonowaniu - około czwartej nad ranem. W filozofii wschodniej czas ten jest nazywany ,,brahma-muhurta”. Wschodni mędrcy twierdzą, że nie istnieją sowy, tylko ,,nieprawidłowe skowronki”. Jeśli mamy przed sobą zadanie - przestudiowanie ważnego materiału lub napisanie artykułu nie rozpraszając się na otoczenie, czwarta godzina jest na to najlepsza. Mózg pracuje wtedy bardziej wydajnie, łatwiej skupiając się na jednym, konkretnym zadaniu: nauce języka, projekcie informatycznym czy pisaniu książki. 

Jak obudzić się o tak wczesnej godzinie?

Wczesna pobudka zaczyna się już wieczorem i składa się z następujących czynności:

• nie przejadamy się na noc (zwłaszcza produktami zbożowymi);

• planujemy swój dzień: co dokładnie chcemy zrobić rano oraz definiujemy powód, dla którego musimy wstać;

• kładziemy się wcześnie. Kwestia godzin snu, których potrzebujemy jest indywidualna, najczęściej siedem godzin nam wystarczy.
  
  

Co mamy do zrobienia?

Według książki Stephena Coveya ,,7 nawyków skutecznego działania” wszystkie zadania możemy podzielić na 4 grupy według dwóch parametrów: termin i stopień ważności.

Sprawy nieważne

Ważne zadania

Właściciele samochodów stykają się z sytuacją, kiedy środek transportu się psuje. W większości przypadków, zanim przykrość się stanie, samochód ,,podaje nam sygnały”. Na przykład - stuk w prawym kole. Możemy nie zwracać na to uwagi, albo natychmiast skręcić do serwisu. Na początkowym etapie takie zadanie odnosi się do kategorii ,,ważne”, ale ,,niepilne”: samochód jeździ. Jednak prędzej czy później problem się rozwinie i nastąpi moment, kiedy samochód się ostateczne zepsuje. Zadanie staje się poważne i pilne.

Jak pozbyć się drobnych zadań?

W swojej książce ,,Do it tomorrow'' Mark Foster stwierdza, że pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić jest zatrzymanie się na chwilę w miejscu i zebranie wszystki spraw do ,,jednego worka”. Niektóre można zignorować i nawet się za nie nie zabierać, niektóre delegować, a resztą zająć się własnoręcznie, jeżeli nie mamy możliwości delegacji. Głównym jednak celem jest to, aby jak największą liczbę zadań z worka wyrzucić zupełnie. W czasie, kiedy zajmujemy się porządkowaniem spraw, nie przyjmujemy nowych obowiązków: bierzemy dzień wolny, urlop, wyłączamy telefon.

Bufor: zrobić to jutro

Kiedy w zwykłym trybie dostajemy kolejne zadanie, jesteśmy skłonni zabierać się za nie natychmiast, albo przynajmniej wnikliwie się z nim zapoznać. Kolega z pracy wysłał linka - sprawdzamy. Żona mówi, że musimy zajrzeć do szkoły syna, żeby wytłumaczyć nauczycielom, że jest wegetarianinem - robimy to.

Mark Foster mówi o tym, że w takiej sytuacji potrzebujemy ,,bufora”, do którego będziemy odkładać wszystkie zadania. Bufor ten nazywa się ,,jutro”. Cokolwiek byśmy nie dostali w ciągu dzisiejszego dnia, odkładamy tę sprawę na jutro (albo nie zgadzamy się na te zadanie, jeśli nie jest wystarczająco ważne). Kolega prosi o to, żeby wysłać raport - jutro. Żona zadzwoniła i poprosiła abyś kupił bilety - dobrze, jutro. Klient prosi o zmianę na stronie internetowej - nie ma problemu, jutro.

W taki sposób uzyskaliśmy listę zadań na jutrzejszy dzień, a dzisiaj zajmujemy się sprawami, które spłynęły do nas wczoraj. Czasami może się zdarzyć tak, że nie wyrobimy się wszystkim w ustalonym termine, i wtedy nadmiar zadań przejdzie na pojutrze.

Musimy przestrzegać jednej ważnej zasady: lista zadań na dzisiaj jest zamknięta. Jeśli zaplanowaliśmy dzień, nie możemy dodawać tam nowych zapisów - nadmiar oznaczamy etykietą ,,jutro”. Oczywiście, zdarzają się sytuacje, kiedy musimy reagować pilnie - awaria, stłuczka, katastrofa klimatyczna.

Korzystajmy mądrze z tej z zasady.

Co w sytuacji, gdy lista zadań na dzisiaj jest zamknięta? Czy możemy przenosić zadania do koszyka ,,pojutrze”? Oczywiście. Jutro - to tylko bufor minimalnej długości. Możemy mieć zadania, które powinniśmy wykonać konkretnego dnia, a wtedy zrobienie buforu w odpowiednim terminie będzie absolutnie normalne.

Czy można zaplanować cały tydzień?

Stephen Corvey twierdzi, że można, a nawet trzeba. Jak połączyć tę radę z wizją autora książki ,,Do it tomorrow''? Zaplanujmy tydzień, ale nie ładując go w całości. Jedno-dwa ważne zadania tygodniowo wystarczą, reszta dojdzie sama. Jeśli pomiędzy planami na tydzień zostawimy wolne godziny, bez problemu będziemy mogli wykorzystać je na niezaplanowane wcześniej sprawy.

Bieżąca inicjatywa

Foster wprowadza pojęcie ,,bieżącej inicjatywy”. Są to czynności, które wykonujemy na codzień - przydatny projekt czy lekcje hiszpańskiego. Najprawdopodobniej nie będziemy mogli zdefiniować konkretnych zadań w ramach tych czynności, więc wpisujemy do planu dnia punkt ,,hiszpański”. Będzie on się powtarzał codziennie, a my będziemy codziennie czerpać przyjemność z odhaczania go na liście. Swoją drogą, jest to dobry bodziec na podtrzymywanie nawyku.

Praca własna i cudza

Jeśli zdarzają nam się problemy z przejściem przez całą dzienną listę nawet według systemu Corvey-Fostera, oznacza to, że nie zajmujemy się własną pracą. W sposób następujący możemy rozróżnić pracę ją od tej, która nie należy do nas. 

W skrócie: skupiamy się tylko na tych zadaniach, których poza nami nikt nie może wykonać.

Narzędzia

Technicznie najłatwiej jest pisać w notatniku. Jest to normalne, ale nie zawsze wygodne: notatnik musimy mieć przy sobie, pamiętać o wpisywaniu zadań oraz o tym, żeby do niego zajrzeć. Trzeba zawsze mieć go przy sobie. Komputer czy telefon mogą być wygodniejszym zamiennikiem za pomocą:

• Google Calendar do planowania zadań, przywiązanych do konkretnej godziny. Tu systematyzujemy spotkania, wyjścia do kina, urodziny.

• Trello , Asana czy Nozbe. Tworzymy panel, synchronizujemy go z kalendarzami gdzie planujemy jutrzejszy dzień. Dodatkowo, zadania możemy grupować według kategorii: prywatne, praca, społeczeństwo, przyjaciele. Tak, jak radził Stephen Covey.

Myślę, że te narzędzia powinny wystarczyć, by prowadzić spokojne życie. Metody nie są jedynymi idealnymi, ale na pewno działają i warto o nich wiedzieć.