Systemy DMS: Jak nowocześnie zarządzać dokumentami?

W dobie cyfrowej transformacji coraz więcej firm decyduje się na wdrażanie systemów informatycznych, które pozwalają na usprawnienie procesów biznesowych oraz poprawę efektywności operacyjnej. Jednym z kluczowych rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest system zarządzania dokumentami, czyli tzw. DMS (Document Management System). W artykule przybliżymy, czym jest system DMS, jakie korzyści niesie dla firm oraz dlaczego warto zainwestować w rozwiązania takie jak Comarch DMS. Dodatkowo przyjrzymy się specjalistom, którzy tworzą tego typu systemy.

Czym jest system DMS?

System zarządzania dokumentami (DMS) to oprogramowanie, które umożliwia firmom skuteczne zarządzanie całą dokumentacją – od jej tworzenia, przez przechowywanie, aż po archiwizację. Głównym celem DMS jest optymalizacja procesów związanych z obiegiem dokumentów, co pozwala na redukcję kosztów operacyjnych, zwiększenie produktywności oraz minimalizację ryzyka związanego z błędami lub utratą danych. W dzisiejszych czasach firmy generują ogromne ilości dokumentów, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Systemy DMS, takie jak oferowany przez firmę Comarch, pozwalają na centralizację tego procesu i eliminację tradycyjnych, czasochłonnych metod zarządzania dokumentacją.

Warto tutaj dodać także, że nowoczesne systemy klasy DMS, również te od Comarch, stają się coraz bardziej zaawansowane i przechodzą transformację, w której kluczową rolę odgrywają posiadające szeroki potencjał zastosowania, platformy low-code.

Kluczowe mechanizmy systemów DMS

Współczesne systemy zarządzania dokumentami, takie jak Comarch DMS, oferują szereg zaawansowanych funkcji, które pozwalają firmom na optymalizację procesów obiegu dokumentów. Do najważniejszych z nich należą:

• Elastyczność nowoczesnych systemów: Łatwość dostosowywania się rozwiązań klasy DMS jest jednym z ich najważniejszych atutów, ponieważ umożliwia organizacjom dostosowanie tych systemów do specyficznych potrzeb oraz dynamicznie zmieniających się warunków biznesowych. Obecne DMS nie ograniczają się już wyłącznie do przechowywania dokumentów – oferują szeroki wachlarz funkcji, które wspierają automatyzację procesów, integrację z innymi systemami oraz personalizację interfejsów, co pozwala na ich bardziej elastyczne i wszechstronne wykorzystanie.
• Elektroniczny obieg dokumentów: Systemy DMS automatyzują przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami oraz działami, eliminując konieczność ręcznego przenoszenia dokumentów i usprawniając proces ich akceptacji i przetwarzania.
• Archiwizacja dokumentów: Dokumenty są bezpiecznie przechowywane w elektronicznej bazie danych, co zapewnia łatwy dostęp do nich w przyszłości oraz pozwala na przestrzeganie wymogów prawnych dotyczących przechowywania dokumentacji.
• Wersjonowanie dokumentów: Dzięki funkcji wersjonowania, systemy DMS umożliwiają śledzenie zmian w dokumentach, co pozwala na kontrolowanie, kto i kiedy wprowadził modyfikacje, a także przywracanie poprzednich wersji w razie potrzeby.
• Bezpieczeństwo danych: Systemy DMS zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa, chroniąc dokumenty przed nieuprawnionym dostępem oraz utratą. Zabezpieczenia takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu i audyt logów sprawiają, że przechowywanie i zarządzanie dokumentami staje się bezpieczne i zgodne z wymogami regulacji prawnych.
• Integracja z innymi systemami: Współczesne systemy DMS mogą być integrowane z innymi systemami informatycznymi w firmie, takimi jak ERP czy CRM, co pozwala na lepszą synchronizację procesów i efektywność pracy.
• Praca mobilna: W dobie pracy zdalnej i mobilności pracowników, systemy DMS oferują dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie, za pomocą urządzeń mobilnych, co znacznie ułatwia pracę i podnosi jej elastyczność.

Comarch DMS – nowoczesne rozwiązanie do automatyzacji i digitalizacji procesów biznesowych

Comarch DMS to jedno z najnowocześniejszych narzędzi do zarządzania dokumentami na rynku. System ten został zaprojektowany przez specjalistów z krakowskiej firmy z myślą o firmach, które chcą usprawnić procesy związane z dokumentacją, poprawić transparentność oraz kontrolę nad obiegiem dokumentów, a także zminimalizować ryzyko związane z błędami i opóźnieniami w przetwarzaniu danych. Wbudowany graficzny konfigurator pozwala również na zarządzanie procesami bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy z zakresu programowania. Dzięki temu rozbudowa systemu i wdrażanie nowych obiegów dokumentów może być realizowane we własnym zakresie.

Comarch DMS to aplikacja low-code, która nie posiada predefiniowanych procesów biznesowych. Z jednej strony takie podejście daje szerokie możliwości konfiguracyjne, z drugiej wymaga odpowiedniego podejścia podczas wdrożenia, w tym przeprowadzenia kilkupoziomowego szkolenia. Aplikacja jest bardzo intuicyjna – w wielu przypadkach wystarczają rozwiązania konfiguracyjne metodą WYSIWYG (What You See Is What You Get). Jeśli to nie wystarcza, istnieje możliwość wsparcia konfiguracji skryptami SQL lub językiem C#, np. gdy zachodzi potrzeba zainicjowania wartości określonego pola informacją z bazy danych lub pobraną z serwisu REST. Istnieją także inne możliwości konfiguracji, np. użycie Comarch DMS API. – zauważa Roman Czarnota, Dyrektor produkcji Comarch DMS.

Główne cechy Comarch DMS:

1. Elastyczność: Konfiguracja procesów w ramach wbudowanej platformy low-code pozwala na dopasowanie systemu w prosty sposób do potrzeb każdej firmy, a możliwość pracy z urządzeń mobilnych sprawia, że wszystkie dokumenty i zadania dostępne są pod ręką z dowolnego miejsca.
2. Szybsze wprowadzanie dokumentów dzięki OCR: Comarch DMS pozwala na zarządzanie zarówno dokumentami elektronicznymi, jak i papierowymi (po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu), co sprawia, że wszystkie dane są dostępne w jednym, centralnym miejscu. DMS umożliwia optymalizację procesu wprowadzania faktur dzięki usłudze Comarch OCR. Dane z dokumentów są automatycznie rozpoznawane i wprowadzane do obiegu przez najnowsze technologie oparte o algorytmy sztucznej inteligencji (AI/ML), które z jednej strony przyśpieszą ten proces, a z drugiej strony pozwolą na ograniczenie liczby potencjalnych błędów. Co istotne, Comarch DMS posiada funkcje, które umożliwiają przetwarzanie faktur niezależnie od sposobu ich otrzymania.
3. Mobilny obieg dokumentów: Praca z firmowymi dokumentami i zadaniami dzięki Comarch DMS jest możliwa z dowolnego miejsca, co pozwala na uniknięcie niepotrzebnych opóźnień w procesie. Niezależnie czy pracownik znajduje się w biurze, na pracy zdalnej czy w pociągu podczas delegacji system zapewnia mu stały dostęp do informacji dzięki możliwości pracy na jednej z 4 platform: aplikacja desktop, przeglądarka www, aplikacja iOS, aplikacja Android.
4. Współpraca z systemami ERP: Comarch DMS to rozwiązanie elastyczne, które można dostosować do indywidualnych potrzeb każdej firmy. System jest skalowalny, co oznacza, że może rosnąć wraz z firmą, dostosowując się do jej dynamicznych zmian. Może on zarówno uzupełniać standardowe procesy jak i wspierać pracę w obszarach wykraczających poza klasyczny zakres ERP bez potrzeby zakupu specjalistycznych, dedykowanych systemów. Wykorzystując te same słowniki danych (np. kontrahenci, towary) czy generując przeprocesowane dokumenty do ERP możliwe jest zapewnienie spójności danych bez niepotrzebnego duplikowania i przepisywania informacji. W standardzie są także gotowe elementy integrujące dostarczane przez Comarch systemy ERP z systemami DMS.
5. Automatyzacja i robotyzacja procesów: System Comarch DMS pozwala na optymalizację i automatyzację pracy w ramach elektronicznego obiegu dokumentów i procesów. Począwszy od automatycznego wprowadzania i uzupełniania faktur przez usługę Comarch OCR, poprzez mechanizmy sztucznej inteligencji podpowiadające kolejne kroki w procesie kończąc na automatycznym przekazaniu dokumentów do kolejnych etapów. Szeroki zakres funkcjonalny wraz z elastycznością i zastosowaniem firmowych reguł sprawia, że w systemie wykonywane są tylko niezbędne działania z pominięciem zbędnych kroków.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu DMS

Decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami, takiego jak Comarch DMS, przynosi firmom szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim, znacząco poprawia efektywność pracy oraz przyczynia się do obniżenia kosztów operacyjnych. Dołączając do zespołów zajmujących się systemami DMS, będziecie mieć wpływ na wiele korzyści wynikających z wdrożenia tego rozwiązania.

Oszczędność czasu: Automatyzacja procesów obiegu dokumentów znacząco skraca czas potrzebny na ich przetwarzanie. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, co przekłada się na wzrost efektywności całej organizacji. Systemy DMS pozwalają na ścisłe monitorowanie obiegu dokumentów, co minimalizuje ryzyko ich zagubienia lub błędów w przetwarzaniu.

Uporządkowanie procesów: System może sam kierować, gdzie pracownik powinien się udać z konkretnym dokumentem. Dzięki temu nie musi się on zastanawiać co powinien na danym etapie zrobić. Korzyść ta jest kluczowa w kontekście nowych pracowników.

Poprawa bezpieczeństwa danych: Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, w zabezpieczonych systemach, minimalizuje ryzyko ich utraty w wyniku zdarzeń losowych, takich jak pożary czy kradzieże. Dodatkowo, systemy DMS oferują zaawansowane mechanizmy ochrony danych, co jest kluczowe w kontekście przestrzegania przepisów RODO.

Aplikacja Comarch DMS jest poddawana audytowi bezpieczeństwa kilka razy w roku. Wnioski z audytu stają się priorytetowymi zadaniami i są realizowane w najbliższej wersji. Pod kątem bezpieczeństwa, przy każdej kompilacji, weryfikowane są wszystkie biblioteki używane w aplikacji. Dzięki temu aplikację wybierają takie instytucje jak biura rachunkowe czy banki. - dodaje Roman Czarnota, Dyrektor produkcji Comarch DMS.

Zgodność z regulacjami prawnymi: Wiele branż musi przestrzegać ścisłych wymogów dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentów. Dzięki Comarch DMS wraz z modułem Repozytorium możliwe jest sprostanie tym wymaganiom i przejście z przechowywania dokumentów w formie papierowej w teczkach i segregatorach na wersję elektroniczną, zapewniającą sprawną pracę i wysoki poziom bezpieczeństwa. 

Role pracowników w sukcesie systemów DMS

Przy tworzeniu systemów DMS w Comarch pracuje szeroki zespół specjalistów, ponieważ tego typu systemy wymagają zaawansowanego podejścia zarówno do architektury IT, jak i do zarządzania przepływem informacji. W skład zespołu najczęściej wchodzą:

1. Analitycy biznesowi
• Zajmują się identyfikacją potrzeb klienta i specyfikacją funkcji systemu. Analizują przepływy pracy, potrzeby użytkowników oraz wymagania prawne i regulacyjne związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.

1. Inżynierowie oprogramowania / Programiści

• Tworzą kod źródłowy aplikacji, implementując funkcje systemu, takie jak archiwizacja, wersjonowanie dokumentów, kontrola dostępu i wyszukiwanie. Specjaliści od back-endu zajmują się logiką aplikacji, a front-endowcy dbają o intuicyjny interfejs dla użytkowników.

1. Specjaliści ds. bezpieczeństwa

• Ich zadaniem jest zapewnienie, że system spełnia wymogi bezpieczeństwa i ochrony danych. Opracowują zabezpieczenia dostępu, szyfrowanie dokumentów, a także chronią system przed atakami i nieautoryzowanym dostępem.

1. Testerzy i specjaliści QA (Quality Assurance)

• Odpowiadają za testowanie systemu pod kątem funkcjonalności, wydajności i bezpieczeństwa. Przeprowadzają testy, aby wykryć i naprawić ewentualne błędy przed wdrożeniem oraz zapewnić wysoką jakość oprogramowania.

1. Specjaliści UX/UI

• Projektują interfejs użytkownika i dbają o to, aby korzystanie z systemu było intuicyjne i przyjazne dla użytkownika końcowego. Tworzą układy i nawigację, które ułatwiają zarządzanie i przeglądanie dokumentów.

1. Project Managerowie

• Zarządzają całym projektem, koordynując pracę różnych zespołów i dbając o harmonogram oraz budżet projektu. Odpowiadają za komunikację z klientem i realizację wymagań zgodnie z założeniami.

Każdy z tych specjalistów wnosi swoją unikalną wiedzę, aby system DMS był nie tylko funkcjonalny, ale również bezpieczny, intuicyjny w obsłudze i zgodny z regulacjami prawnymi. Dzięki ich współpracy powstają nowoczesne rozwiązania do zarządzania dokumentacją, które wspierają organizacje w efektywnym i bezpiecznym obiegu dokumentów.

Przyszłość systemów DMS

W najbliższych latach można spodziewać się dalszego rozwoju systemów zarządzania dokumentami. Nowoczesne technologie, takie jak sztuczna inteligencja (AI) oraz uczenie maszynowe (ML), będą odgrywać coraz większą rolę w automatyzacji procesów związanych z obiegiem dokumentów. Systemy DMS będą w stanie samodzielnie analizować i kategoryzować dokumenty, co jeszcze bardziej usprawni zarządzanie dokumentacją.

Dodatkowo rosnąca potrzeba pracy zdalnej sprawia, że systemy DMS będą musiały oferować jeszcze bardziej zaawansowane funkcje mobilne oraz integracje z narzędziami do komunikacji online, takimi jak Microsoft Teams czy Zoom. Wszystko to sprawia, że systemy zarządzania dokumentami stają się nieodzownym elementem nowoczesnej firmy, która chce pozostać konkurencyjna na rynku.