Rozmowa rekrutacyjna Project Managera - jak się przygotować?

Na co ostatnio wydałeś pieniądze? Kurs, konsultacje, nauka, może wydarzenia… Wybierz jedną, a potem zastanów się dlaczego tak się stało. Dlaczego właśnie wybrałeś tę usługę, od tej właśnie firmy? Czy ważne było to od ilu lat ta firma była na rynku? Czy kluczowe było jakie pracownicy przeszli szkolenia i uzyskali certyfikaty? Nie!

W biznesie ważny jest profesjonalizm oferowany dzisiaj, nie 10 lat temu. Kluczowe jest to czy usługa faktycznie rozwiązuje problemy. Pozytywnym dodatkiem są wiarygodne opinie i koszt adekwatny do wartości.

Z tego artykułu dowiesz się, jak ten naturalny mechanizm zastosować w trakcie rozmowy o pracę na stanowisko PMa. A na końcu zamieszczam praktyczną checklistę, która pomoże Ci w przygotowaniu do interview.

Meeting jak każdy inny

Zarządzanie projektami to w dużym stopniu komunikacja, organizowanie efektywnych spotkań i umiejętności prezentacyjne. Podejdź więc do rozmowy jak do konkretnego spotkania z klientem, lub partnerem biznesowym. Pokaż, że ogarnianie takich tematów to Twój chleb powszedni. Osiągniesz to gdy:

• ustalisz podstawowe parametry spotkania. Jeżeli zaproszenie ze strony rekrutera nie będzie wystarczająco jasne, to dopytaj o cel, zakres, czas trwania i uczestników.
• wykonasz pracę domową, czyli research. Sprawdź kto będzie na spotkaniu. Kim są ci ludzie, jakie mają doświadczenia. Może masz wspólnych znajomych? I najważniejsze - naucz się imion na pamięć!
• będziesz punktualnie na spotkanie, bo przecież podstawowym oczekiwaniem względem PMa jest pilnowanie harmonogramu. Choćby własnego.
• będziesz posiadał i uzupełniał notatki. Od PMa oczekuje się zamieniania ustaleń w działania. To właśnie zademonstrujesz.
• okażesz aktywność, zaangażowanie i pozytywne emocje. Jako PM jesteś menedżerem odpowiedzialnym za zespół. Masz angażować i motywować, zaczynając od siebie samego.
• podsumujesz spotkanie, choćby w formie krótkiej wiadomości z podziękowaniem i najważniejszymi ustaleniami. To buduje poczucie, że wiesz jak prowadzić spotkania od A do Z.

Przedstaw najlepszą ofertę na rynku

To co powyżej jest absolutnym minimum. Jednak cały ten wysiłek na nic się nie zda, gdy oferta rozminie się z potrzebami odbiorcy. Ofertą w tym wypadku jesteś Ty. Konkretnie to usługa, którą świadczysz. A tak naprawdę to korzyści, na które druga strona liczy w ramach tej współpracy. 

Jak więc dostarczyć taką korzyść? Najpierw odpowiedz na jedno pytanie…

Czy ktoś tu ma problem?

Teraz banalne pytanie, ale zastanów się nad nim przez chwilę. Dlaczego firmy poszukują PMów? Bo mają konkretny problem. PMa nie zatrudnia się zwykle od tak, bo może się przyda. Problemem może być szybki wzrost firmy, uruchomienie nowych projektów, trudności w trwających projektach, konieczność optymalizacji itp. Cały szereg możliwości. Twoim zadaniem jest je odkryć, na przykład poprzez:

• wstępną rozmowę z rekruterem,
• własny wywiad - znajomi i LinkedIn,
• dokładne przeczytanie oferty.

Przykładowo, kiedyś uczestniczyłem w rozmowie o pracę w firmie z sektora publicznego, branża artystyczna i bardzo mały zespół IT. Realizowanie projektów odbywało się w oparciu o zamówienia i podwykonawców. Problemem w takim podejściu było przygotowanie i weryfikowanie wycen. Od PMa oczekiwano kompetencji, które pozwolą zweryfikować, czy zaprezentowana oferta jest realistycznie oszacowana.

Pracodawca ewidentnie szukał kogoś, kto rozwiąże ten właśnie problem.

Jaka jest Twoja historia?

Nie wystarczy znać pytania, które stawia sobie pracodawca, przydałoby się też mieć przygotowane odpowiedzi. Jeżeli już odkryjesz problem, to następnie pomyśl o etapach z Twojego doświadczenia, w których rozwiązałeś podobne problemy. Nic nie działa lepiej niż historia. Najlepiej gdyby była wypełniona konkretami po same brzegi.

Pamiętaj, że problemem może być też czynnik ludzki. Z kimś nie można się dogadać. Ktoś jest “trudny”, a z tamtym klientem to nikt nie chce pracować. Czy dasz się poznać jako ludzki PM? Ktoś, kto rozumie tego typu problemy, a nie jest wyłącznie maszyną do odhaczania pól w Excelu?

Mają tak przygotowany arsenał, czyli konkretne rozwiązania na różne problemy, nie straszne Ci będą pytania, które innych kandydatów rozkładają na łopatki.

Powiedz coś o sobie

Mimo doskonałego przygotowania coś Cię może zaskoczyć. Taką niespodzianką są na przykład pytania o Ciebie i Twoje doświadczenia. Po prostu “powiedz coś o sobie”. I co Ty na to?

Chyba najgorszą opcją aby powiedzieć coś o sobie jest cytowanie CV. To często nie ma aż tak dużego znaczenia. Tak samo jak nie interesuje Cię jaki chleb był do kupienia w Twojej piekarni 5 lat temu. Ważne, czy smakował Ci ten z dzisiaj, czy z wczoraj. 

Dużo lepiej wypadnie powiedzenie o sobie z perspektywy zastosowania konkretnej umiejętności. Pamiętaj, że PM to jest człowiek od ogarniania trudnych tematów. Im więcej rzeczy ogarnąłeś do tej pory, tym lepiej dla Ciebie.

Przykładowo, zamiast mówić - “jestem dobry w rozwiązywaniu konfliktów”, powiedz: “w zeszłym roku mieliśmy ogromny problem z pewnym klientem. Sprawa dotyczyła rozliczenia ostatniego etapu projektu i nijak nie mogliśmy się porozumieć. I wtedy wpadłem na pomysł, żeby…” 

W ten sposób mówisz korzyściami, które łatwo się kupuje. W przeciwieństwie do banalnych obietnic. 

Gdzie jest wartość?

PM jak każdy menedżer powinien być mocno osadzony w swoich wartościach. Zarządzanie projektami to odpowiedzialność za ludzi, cele biznesowe, budżety i relacje. Jeżeli wartością PMa jest na przykład wyłącznie pieniądz, to pracodawca raczej niechętnie pójdzie na taki układ. 

Mów otwarcie o wartościach, które są dla Ciebie ważne i nie wyobrażasz sobie ich naruszenia. Może to być np.:

• współpraca,
• skuteczność,
• zaufanie itp.

A jeżeli Twoje wartości  i przyszłego pracodawcy się nie pokrywają, to najzwyczajniej podziękuj za współpracę. Przykrywanie wartości stwierdzeniami “potem będzie lepiej”, czy “jakoś to będzie” nie działa. Próbowałem, uwierz mi.

Dobry i zły

W trakcie przedstawiania najlepszej oferty na rynku nie zapomnij też o negatywnych elementach. Pewnie kojarzysz to klasyczne pytanie z rozmów rekrutacyjnych - “jakie są Twoje mocne i słabe strony?” Jeżeli nie czujesz się dobrze z odpowiadaniem wprost, to podejdź tak jak w poprzednich krokach.

Przygotuj sobie jedną czy dwie historie bez happy endu. Totalną porażkę i jej konsekwencje. Dodaj do tego koniecznie wyciągnięte lekcje. Czyli - potknąłem się, wywróciłem, poleżałem, ale wstałem silniejszy i bogatszy w cenne doświadczenia. 

Zaskocz ich!

Od PMa oczekuje się kreatywnego rozwiązywania problemów. Sytuacje często są nieprzewidywalne. Nie ma checklisty 100 problemów zarządzania projektami, którą wystarczy wykuć na blachę. Nic z tego. 

Jeżeli lubisz działać kreatywnie i masz odwagę aby wychodzić poza schemat, to rozmowa o pracę może być dobrym momentem żeby to zrobić i udowodnić wysoką kreatywność. Twoi rozmówcy przeprowadzają dziesiątki podobnych rozmów. Jeżeli się wyróżnisz chociaż w niewielkim stopniu, to pozostaniesz na trwale w pamięci rekruterów. 

Uzupełnij swoją wypowiedź wizualizacją, tablicą Miro, prezentacją czy nagraniem wideo. A może masz kogoś, kto może nagrać dla Ciebie krótkie referencje? To by dopiero był gwóźdź programu!

Wiem, że nie wiem - i co wtedy?

Czasami zaskoczy Cię pytanie na które nie znasz odpowiedzi. Wtedy najlepiej wprost powiedzieć jak jest zamiast wymyślać nowe teorie na spotkaniu. Jedną z oczekiwanych wartości ze strony PMa jest na pewno transparentność.

Co innego, gdy pracodawca oczekuje realizowania zadań, których wcześniej nie robiłeś. Co wtedy? Richard Branson powiedział: “If somebody offers you an amazing opportunity but you are not sure you can do it, say yes – then learn how to do it later!” Ja się pod tym podpisuję. Według mnie rozwój zaczyna się tam, gdzie kończą się stare nawyki i posiadane kompetencje. Odwaga i umiejętne zarządzanie ryzykiem to ważna umiejętność PMa.
Ostateczną decyzję pozostawiam oczywiście Tobie.

Jak Cię widzą?

W ramach przygotowania sugerowałem zrobić research. To nic odkrywczego. Rekruterzy też zrobią rozpoznanie Sprawdzą Twoją markę w internecie. Nie musisz być celebrytą internetowym, nie o to chodzi. Istotne jest to, że jako PM reprezentujesz na zewnątrz również firmę.

Jeżeli więc Twoje działania w sieci nie pokrywają się z wartościami firmy i jej zasadami, to sorry, nie da rady. 

Chodzi zwłaszcza o wszelkie wątki światopoglądowe, które nie posiadają jednoznacznej odpowiedzi. Takie dyskusje często sprowadzają się do wymiany “uprzejmości” i bezskutecznych prób przekonywania się nawzajem. 

Poza tym, że to jest strata czasu, to dodatkowo może zaszkodzić Twojemu wizerunkowi. Zwłaszcza, jeżeli taka aktywność jest praktykowana w ramach biznesowej społeczności jaką jest LinkedIn. 

Disclaimer

Te wszystkie wskazówki bazują na moich:

• doświadczeniach jako uczestnik procesów rekrutacyjnych,
• przemyśleniach pod kątem rekrutowania PMów. Tym jak bym chciał, żeby PM-owie byli rekrutowani.

Zaznaczam, że jestem praktykiem zarządzania projektami, a nie zawodowym rekruterem. Część zagadnień z tej listy może się nie sprawdzić w Twojej sytuacji. 

Korzystasz na własną odpowiedzialność :)

Przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej na PM - checklista

Poniżej obiecana checklista najważniejszych elementów przygotowania i rozmowy:

Przygotowanie:

• ustal cel i zakres spotkania,
• sprawdź kto będzie na spotkaniu - dowiedz się czegoś więcej o tych osobach,
• poznaj problem, jaki firma chce rozwiązać. A potem znajdź w swojej przeszłości analogiczne sytuacje i rozwiązania.
• zaplanuj dojazd i weź poprawkę na nieprzewidziane sytuacje (nie spóźnij się!),
• przygotuj pytania i weź notatnik,
• przygotuj się na typowe pytania,
• sprawdź jak wygląda Twój wizerunek w sieci,

W trakcie spotkania:

• bierz aktywnie udział,
• okazuj zainteresowanie i pozytywne emocje,
• notuj ważniejsze ustalenia,
• zaskocz czymś rozmówców!

Możliwe, typowe pytania:

• Dlaczego chcesz zmienić pracę? - to jest kluczowe pytanie. Odpowiedzi na zasadzie “bo mi się nie podoba” nie brzmi najlepiej. Lepiej powiedzieć o właśnie zakończonych projektach, czy też perspektywach w nowym miejscu.
• Co wiesz o firmie? - zwyczajnie się przygotuj, tak żeby chociaż wiedzieć gdzie jest główna siedziba, ile pracuje osób itp.
• Dlaczego właśnie u nas chcesz pracować? - jak wyżej. Ważne jest nastawienie na perspektywę obu stron, nie tylko Twoje korzyści.
• Jakie masz pytania na temat firmy, lub projektu? - bardzo ważne, aby dopytać o szczegóły, np.: zespół, technologię, stan projektu, plany, wyzwania, problemy itd. Poprzez takie pytania pokazujesz, że wiesz o co chodzi w zarządzaniu projektami.
• Co daje Ci najwięcej satysfakcji w zarządzaniu projektami? - czyli czy jesteś PMem z pasji, czy po prostu wyrabiasz 8 godzin codziennie? Ludzie, którzy robią rzeczy z pasją są częściej przyjmowani do pracy.
• Powiedz coś o sobie - to już było wcześniej. Bądź przygotowany!
• Mocne i słabe strony - też już było w artykule.
• Trudna sytuacja - jak sobie poradziłeś - to padnie prawie na pewno. Miej w zanadrzu dobrą historię. 
• Ile chcesz zarabiać? - to jest ciekawe pytanie. Wiele osób nie lubi rozmawiać o pieniądzach. Ale jako PM pracujesz z budżetami na co dzień. Powiedz asertywnie jaka kwota Cię interesuje i w razie potrzeby bądź przygotowany na negocjacje.
• Pytania z metodyk czy narzędzi - tego się raczej nie spodziewaj. No chyba, że w ogłoszeniu było to wyraźnie podkreślone. Najczęściej to były pytania typu: “czy znasz Jirę” i już.

Po spotkaniu:

• wyślij krótkie podziękowanie i podsumowanie z Twojej strony.