Rejestrowanie czasu pracy i produktywność - co mają ze sobą wspólnego

Niedosyt związany z całodzienną pracą bez wyraźnego efektu jest przygnębiający. Praca w ciągłym biegu, gaszenie pożarów i braku czasu dla siebie to krótka droga do wypalenia. Tu właśnie wkracza pojęcie produktywności osobistej.

Internet jest pełen sprzecznych informacji o utrzymywaniu równowagi o work life balance i stosowaniu wyrafinowanych sztuczek, aby maksymalnie zwiększyć produktywność pracy. Człowiek może być zdezorientowany czytając o regenerujących power-naps i wielu suplementach diety rzekomo podnoszących umysłową wydajność. Z drugiej strony, należy pamiętać o bliskich i rodzinie, oraz mieć czas dla siebie, dobrze jeść, ćwiczyć, wysypiać się. Co zrobić jeśli nie możemy wydłużyć doby?

Jedynym sposobem na odniesienie sukcesu na polu sukcesu zawodowego i polepszenia jakości życia jest maksymalizacja produktywności osobistej.

Czym jest produktywność osobista?

Produktywność to zdolność do dostarczenia efektu w określonym czasie.

Termin ten można odnieść do jednostek, organizacji czy narodów. W rzeczywistości zdolność do osiągania wysokiej produktywności jest jednym z najważniejszych czynników budowania bogactwa na poziomie krajowym.

Przykładowo, z danych Eurostatu wynika, że relacja pomiędzy czasem pracy a PKB per capita jest wprost przeciwna. Najgorsze wyniki osiągają kraje o najdłuższym czasie pracy w tygodniu - pracownicy Turcji pracują ponad 45 godzin tygodniowo i wytwarzają 9 042 dolarów PKB rocznie. Z drugiej strony są pracownicy z Holandii, którzy wytwarzają 52 447 dolarów PKB rocznie, pracując tylko przez 30,4 godziny tygodniowo.

Nie chodzi więc o to, by pracować ciężko - chodzi o to, by pracować efektywnie. Prowadzenie całej księgowości za pomocą długopisu i papieru nie jest tak efektywne, jak prowadzenie jej za pomocą Excela lub dedykowanego oprogramowania księgowego.

Bogactwo jednostek

Pojęcie produktywności osobistej jest zawężone do konkretnej osoby, z całym szacunkiem dla jej celów, priorytetów i potrzeb. Nie ma więc znaczenia, czy chodzi o mamę w domu, grafika freelancera, pracownika biurowego czy menedżera wysokiego szczebla - każdy z nich może być zarówno produktywny, jak i leniem.

Kluczem jest wiedza na temat zarządzania osobistymi zadaniami i maksymalizacji efektywności czasowej.

Jakie są korzyści z osobistej produktywności?

Przede wszystkim produktywność osobista polega na maksymalizacji rezultatów z posiadanych aktywów, a najcenniejszym z nich jest czas. Dlaczego tak jest? Ponieważ nie ma sposobu, aby go odzyskać, zarządzać, aby mieć go więcej, lub oszczędzać na przyszłość. Z tego punktu widzenia, korzyści z bycia produktywnym na poziomie osobistym obejmują:

• Więcej czasu do rozdysponowania- jeśli produktywność polega na dostarczeniu większej ilości rzeczy w krótszym czasie, to zostaje więcej czasu na rzeczy, które kiedyś były odcięte - spanie, spotkania z przyjaciółmi, treningi, czyli w zasadzie wszystko, co ktoś zechce zrobić ze swoim wolnym czasem.
• Więcej zrobionych rzeczy- największym rozczarowaniem bycia dorosłym jest świadomość, że prace do zrobienia nigdy się nie kończą. Z drugiej strony jednak, robienie rzeczy szybciej i sprawniej pozwala na uzyskanie lepszych efektów - większa wypłata, obowiązki wykonane itd.
• Zmniejszone uczucie stresu- związek między stresem a produktywnością jest, według International Journal of Environmental Research and Public Health, dość prosty - im wyższy jest stres, tym niższa jest produktywność. W tym zaklętym kręgu rzeczy, które pozostają niezrobione, tworzą presję, która sprawia, że dostarczenie ich jest jeszcze trudniejsze. Z drugiej strony, osiąganie wyników obniża poziom stresu i ułatwia szybszą i wydajniejszą pracę. Zatem bycie produktywnym sprawia, że człowiek jest mniej zestresowany, a w efekcie zdrowszy i bardziej wydajny.

Biorąc pod uwagę wymienione powyżej korzyści, nie dziwi fakt, że istnieje tak wiele poradników i podręczników dotyczących osiągania produktywności, czy to system Getting Things Done, czy techniki Pomodoro. Istnieją jednak podstawowe elementy, które można znaleźć w każdym systemie, jaki chcemy stosować.

Jak zwiększyć osobistą produktywność

Budowanie i utrzymywanie osobistej produktywności można porównać do utrzymywania sprawności fizycznej - początki są trudne, jednak pojawiają się natychmiastowe efekty, które mogą być niesamowite. Jednak w tym biegu nie ma "mety". Trzeba stale obserwować ten proces. Ale do istotnych wskazówek dotyczących bycia produktywnym należą:

Odpowiednie narzędzia

A "właściwy" to "właściwy dla Ciebie". Istnieją dziesiątki rozwiązań do zarządzania zadaniami, narzędzia wspierające wiele heurystyk zwiększających produktywność i inne cyfrowe sposoby dostarczania lepszych wyników. Są też notesy, tablice Kanban offline, whiteboardy... - lista właściwie nie ma końca.

Jeśli ktoś lepiej czuje się z listami pisanymi piórem i papierem, to jest to fajne. Równie fajne jak budowanie codziennie listy rzeczy do zrobienia w mailu i wysyłanie jej na własną skrzynkę.

Klucz tkwi w dostrzeżeniu narzędzia wspierającego zarządzanie rzeczami do zrobienia, które zazwyczaj zbudowane jest wokół list. Popularny system Getting Things Done (GTD) rekomenduje konkretny sposób budowania listy, natomiast nie rekomenduje narzędzia.

System magazynowania

Kluczową cechą narzędzia jest system, który musi przechowywać wszystkie rzeczy do zrobienia - i nie jest to głowa użytkownika. Wiecznie dostępnym i kompletnym systemem przechowywania może być notes, arkusz, Asana, czy tablica Trello, czyli w zasadzie wszystko, co wspiera tworzenie listy.

Szczerze mówiąc - jeśli komuś odpowiada zapisywanie listy obowiązków na odwrocie kopert - jest to dobre, dopóki działa. Nawet jeśli w pewnym momencie trzeba by mieć spory stos kopert.

Zapisywanie rzeczy do zrobienia jest pierwszym krokiem w kierunku osobistej produktywności. To również sprawia, że umysł jest wolny - co jest wspaniałym uczuciem.

Ponadto - kluczem do osiągnięcia osobistej produktywności jest nazwanie wszystkich rzeczy, które są do zrobienia - nie ma znaczenia, czy chodzi o dostarczenie prezentacji do pracy, znalezienie lepszego korepetytora dla dziecka, czy posprzątanie garażu - jest dużo czasu, aby wrócić z pustki luzu.

Wyznaczanie celów i opisywanie działań

Mając za sobą pierwszy krok spisania listy, przychodzi następny - przeformułowanie "rzeczy" w cele i działania. Rzeczą do zrobienia" może być" zrobienie zakupów spożywczych na przyszły tydzień". Przeformułowanie tego w cele i działania jest bardziej wyrafinowanym procesem. Tak więc w rzeczywistości "zakupy spożywcze" mogą składać się z:

• Planowanie posiłków na przyszły tydzień, aby wiedzieć co trzeba kupić
• Aktualizowanie listy posiadanego jedzenia, aby nie dublować posiadanego jedzenia
• Budowanie listy rzeczy do kupienia
• Zablokowanie i zaplanowanie czasu (a później zrobienie tego)

Choć lista podzielona na pojedyncze działania może być zniechęcająca, to same działania są zazwyczaj krótkie do wykonania. Planowanie i rozbicie zadań sprawia, że szybko można je realizować. Szczególnie pomaga to przy większych zadaniach, które bez planowania były przytłaczające. 

Ustalanie priorytetów

Ok, więc mając wszystkie (lub przynajmniej większość) rzeczy podzielone na łatwe do zrealizowania kawałki, zostajemy z listą drobnych zadań - niemal tak samo przytłaczających, jak wcześniej. Zgodnie z zasadami GTD, następnym krokiem jest zapytanie:

Co jest rzeczą, którą powinienem zrobić w następnej kolejności?

Ustalenie priorytetów to kolejny aspekt osobistej produktywności. Zastanawiając się nad tym, jak ważne jest dane zadanie, należy pomyśleć o:

• Szacowany czas realizacji- jak długo będzie trwało zadanie? Jeśli chodzi o cały dzień lub kilka godzin z rzędu, może zaistnieć potrzeba zablokowania czasu, specjalnie dla tego konkretnego zadania. Z drugiej jednak strony jest wiele zadań, które zajmują nie więcej niż kilka minut, więc osobna lista z zadaniami typu "zrób-teraz" może być dobrym pomysłem.
• Termin realizacji- dość prosty. Im bliższy termin, tym wyższy priorytet.

Według wielu wytycznych z GTD w szczególności, zaleca się dostarczenie kilku list to-do w zależności od priorytetów. "Lista życzeń", "do zrobienia w najbliższej przyszłości", "bliski termin" i tak dalej, w zależności od rodzaju rzeczy do zrobienia i charakteru projektu - osobistego, zawodowego, twórczego itp.

Rejestrowanie czasu

Tu często pojawia się wąskie gardło. Podczas gdy budowanie list i ich realizacja jest szeroko zakrojonym tematem, logowanie czasu może być pomijanym elementem, w całej układance. Jednak jest ono tak samo ważne.

Podczas gdy rejestrowanie czasu w dziedzinie zawodowej jest popularne, robienie tego w każdym aspekcie życia może być uznane za dziwactwo. Jeśli chodzi o pracę, śledzenie czasu pracy przynosi korzyści zarówno pracownikom wynagradzanym, jak i tym, którzy otrzymują wynagrodzenie za godzinę. Ułatwia wystawianie faktur klientom, zmniejsza straty w wydajności (nawet o 80%!) i zapewnia przejrzystość w miejscu pracy.

Ale śledzenie czasu spędzonego z rodziną i przyjaciółmi? Spanie? Scrollowanie walla na Facebooku?

Śledzenie czasu nawet tak prostych czynności może w łatwy sposób pokazać nam na co i ile czasu poświęcamy w ciągu dnia.Nie ma poprawy bez danych. A z drugiej strony - to, co jest mierzalne, można zoptymalizować.

Jeśli ktoś używa w swoim miejscu pracy oprogramowania do śledzenia czasu, takiego jak Calamari, przeniesienie tego nawyku na grunt domowy może być łatwiejsze niż się wydaje - chodzi tylko o ekstrapolację nawyku zawodowego na przestrzeń prywatną.

Kategoryzowanie

Śledzenie czasu wymaga budowania zestawu kategorii w taki sam sposób, w jaki czas zawodowy jest krojony na projekty i zadania. Jeśli chodzi o życie osobiste, jedyna kategoria budująca może być zarówno wyzwaniem, jak i oświeceniem. Wymaga zadawania sobie takich pytań jak:

• Gdzie chciałbym przeznaczyć więcej czasu - Praca? Rodzina? Projekt artystyczny? Podróżowanie? Spanie? Ćwiczenie?
• Jak myślę, gdzie teraz przeznaczam swój czas - praca? Rodzina? Media społecznościowe? Internet? TELEWIZJA? Spanie? Dojazd do pracy?
• W końcu może pojawić się wiele kategorii, których wcześniej nie było, a jednak pochłaniają mnóstwo czasu.

Przegląd i analiza czasu - jak długo naprawdę pracujesz?

Benjamin Franklin, człowiek znany z cytatu "Czas to pieniądz" (wśród innych rzeczy, z których jest znany), przestrzegał ścisłej codziennej rutyny, aby zachować kontrolę nad swoim czasem i nie marnować go. Jednak żył w czasach przed smartfonami, gdzie można ustawić timer lub użyć jednej z niezliczonych aplikacji do śledzenia nawyków i czasu.

Po tygodniu śledzenia czasu osobistego przychodzi czas na przegląd - można go zrobić osobno lub w połączeniu z aktualizacją listy zadań.

Zidentyfikuj wąskie gardła

Zakładając uczciwe śledzenie czasu, można przeanalizować swoje codzienne czynności. Konfrontacja z alokacją czasu rzeczywistego może być bolesna, czasem zaskakująca, ale zawsze pouczająca. Można uzyskać informacje na temat tego:

• Jak długo naprawdę pracuję (i mam na myśli pracę, a nie "siedzenie w biurze lub przy komputerze") - czy narracja o przepracowaniu nie jest tylko tanią wymówką dla lenistwa i prokrastynacji w pracy?
• Który czas uważam za stracony- według badań Oberlo typowy użytkownik spędza trzy godziny dziennie korzystając z mediów społecznościowych. Czy rzeczywiście korzystanie z Facebooka jest konieczne dla 12% dziennego czasu, który w ogóle mamy?
• Czego robię za dużo - zakładając, że dążymy do tego aby spędzać czas wartościowo możemy sprawdzać, czy w danej kategorii nie tracimy go nadto. Czy częste sprawdzanie poczty elektronicznej jest naprawdę tak niezbędne w pracy? Czy rozmowy telefoniczne są naprawdę niezbędne? Jeśli prowadzenie ogrodu dostarcza tylko stresu i pochłania mnóstwo czasu, rezygnacja z tego i poświęcenie czasu w innej sferze życia może okazać się dobrym wyborem.
• Czego robię za mało- z drugiej jednak strony nie ma mowy o posiadaniu wspaniałego ogrodu, gdy dbanie o niego zajmuje mniej niż 15 minut tygodniowo. Przeniesienie czasu uznanego za zmarnowany lub źle ulokowany na bardziej znaczące rzeczy jest jedynym celem osobistej produktywności.

Dane zebrane, wiedza wydobyta. Czas na ostatni krok.

Obserwuj, ucz się, reaguj

W tym momencie człowiek ma jasny obraz:

Rzeczy zrobione - na podstawie list rzeczy do zrobienia i zadań do zrealizowania

Zaangażowany czas - ile czasu poświęciliśmy na realizację wymienionych wyżej rezultatów

Osiągniętych celów - na ile udało się zrealizować zadania z poszczególnych kategorii i jak blisko jesteśmy realizacji celu wyższego rzędu.

Jeśli na tym poziomie wszystko jest w porządku - to fajnie. Jeśli jest coś do zmiany, można zarządzać tym procesem za pomocą zebranych danych i wyznaczenia odpowiednich celów wspierających długoterminową wizję. Jeśli ktoś będzie pisał powieść, musi przeznaczyć na to co najmniej godzinę dziennie, aby zabezpieczyć wymagany czas.

Naucz się nie rozpraszać swojej uwagi

Wreszcie, mając zbudowany swój system - wszystkie projekty, zadania, tracker czasu czas przeprogramować swój mózg na robienie jednego zadania na raz. Wielozadaniowość jest atrakcyjnym, ale szkodliwym mitem. Według badań przeprowadzonych przez Stanford, wielozadaniowcy są lepsi w organizowaniu i zarządzaniu informacjami, ale to jedyna korzyść.

Przy wykonywaniu więcej niż jednego zadania na raz, funkcje poznawcze znacznie spadają, sprawiając, że człowiek nie jest w stanie wykonać kilku zadań na raz, a nie robi ich znacznie więcej.

Czasami nie da się nie działać multitaskingowo, ale należy unikać tej praktyki. Ustalenie kolejki zadań do rozwiązania, a następnie wykonywanie ich jedno po drugim przy zachowaniu koncentracji jest znacznie bardziej produktywnym podejściem niż próba bycia wieloręką hinduską boginią produktywności.

Podsumowanie

Czas nie ma dla nas litości - płynie bez względu na to, jak rozpaczliwie potrzebujemy więcej snu, czasu wolnego czy czasu do pracy. Nie da się nim zarządzać tak, jak zarządza się innymi aktywami.

Najlepszą odpowiedzią na pytanie o to, jak stać się produktywnym, jest wyciśnięcie dostępnych godzin tak, by wykorzystać je jak najlepiej. I o to właśnie chodzi w produktywności osobistej.