Komunikacja zdalna - czy jesteś gotowy na Scrum?

Co to ten Scrum? Praca oparta na relacjach i chęci współpracy, gdzie narzędzia mają drugorzędne znaczenie. Jest masa informacji o tym, jak pracować zdalnie, natomiast tutaj skupię się na tym, jak zespół może pracować niezależnie od narzędzi. 

Ten czas i tak minie

Już nie ma czasu na zastanawianie się: Scrum jest dla mnie, czy nie? Zastąpmy słowo Scrum wyrażeniem “zespół samoorganizujący się” i mamy odpowiedź. Już teraz należy zbudować zespół, który sam umie się “ogarnąć”, zaplanować pracę i raz dziennie poinformować o postępach. Jest trudniej niż wcześniej, o wiele trudniej - ale teraz możemy podjąć działania, które pozwolą nam funkcjonować. Wykorzystajmy więc sytuację, zmieńmy procesy i nawyki, zastosujmy najlepsze narzędzia i uwolnijmy zasoby, które mają nasi ludzie.

Jest też druga możliwość - narzekajmy i próbujmy dalej wykonywać mikrozarządanie - nie, żeby było to coś złego - lecz w tym danym momencie się nie przydaje.

Jeśli wybierasz opcję pierwszą - zapraszam dalej!

Świat Scrum

Dzisiejszy świat okazuje się bardziej wymagający - spotkania potrzebują struktury i sztywnego timeboxa. Na ten moment nie ma znaczenia, jakim narzędziem się połączymy - Zoom, Meet (Google Hangout), czy MS Teams. Bardziej kluczowe jest, czy zespół będzie pracował jako całość nad jedną rzeczą i czy jest możliwe skupienie pracy.

Spotkanie zdalne musi więc mieć swoje sztywne ramy, bo bardzo łatwo o rozluźnienie. Jeżeli call trwa dłużej niż 45 minut i nie ma ostatecznego wniosku - jest ciężko. Możliwe, że ten czas nic nie wniesie. Gdy czas spotkania osiąga 60 minut - tragedia - wyobraźmy sobie, ile to kosztuje firmę. Wiadomo, że pracownicy odejdą od komputerów po 8 godzinach.

Praca zdalna nie oszuka teorii budżetu czasu - 8 godzin na sen, 8 godzin na pracę i 8 na odpoczynek. I o ile sen i odpoczynek wygląda różnie - czas przeznaczony na pracę będzie dalej sztywny, wykorzystajmy go rozsądnie.

Zasady spotkania zdalnego

Osoba merytoryczna

Na spotkaniu jest potrzebna osoba merytoryczna, która “ma sprawę do załatwienia”. Ta osoba skupia się na tym, co chce osiągnąć tu i teraz. Jest przygotowana tematem i oczekuje na informację zwrotną, albo oczekuje podjętych działań.

Moderator spotkania

No i mamy naszego wspaniałego Scrum Mastera z karteczkami, chaos spotkania zdalnego - jest ogromny, bezwładność do potęgi, każdy ma swoje 20 dystraktorów, a to dzieci, a to partner, a to inne telefony. Nagle wszyscy rozmawiają!

Moderator dba o trzymanie się planu spotkania i dążenia do celu, dba, aby wypowiedzi były na temat, a te poboczne zapisuje i wraca do nich po spotkaniu.

Skuteczne są metody design thinking i masa narzędzi do malowania w internecie :)

Agenda

Agenda spotkania rozpisana na 45 minut - bo wiadomo, że przedłuży się do godziny. Musimy zachować najlepsze praktyki, czyli burza mózgów, analiza, grupowanie, głosowanie, action card. Moderator spotkania nie tyle, co powinien, a wręcz musisz mieć plan i przedstawić go przed spotkaniem.

Uczestnicy

Konkretne osoby, które MUSZĄ w nim uczestniczyć, nikt inny. Tutaj, na spotkaniu zdalnym, jeszcze bardziej trzeba pilnować składu, ponieważ uczestniczenie w spotkaniu odrywa od pracy. Bierne uczestnictwo jest bez sensu. 

Jeśli ktoś nie rozumie, po co jest na spotkaniu i jaką wartość w nie wnosi, to jest spory problem. Moderatorze - działaj!

Narzędzia

Już mamy tydzień, narzędzia powinny być obcykane, jest ich mnóstwo. Przed spotkaniem narzędzia muszą być zaprezentowane uczestnikom, aby każdy miał możliwość zapoznać się z nimi. Nie zaskakuj narzędziami! Opracuj je dokładnie i przedstaw wszystkim. To rola moderatora spotkania.

Konkluzja 

Osoba merytorycza - czy masz informacje których oczekiwałeś/aś?
Moderatorze spotkania - czy każdy uczestnik rozumie, co zostało powiedziane i ustalone oraz dlaczego?

Nie chodzi o akceptację, bo nie wszyscy muszą się ze sobą zgadzać, a raczej o to, czy wiesz, o co kaman? Bez wniosku, który jest rozumiany przez wszystkich - spotkanie jest bez sensu.

Podsumowanie

Opisałem podstawy spotkania zespołu spójnego i wydajnego - czyli zespołu Scrum, zadaniowego z rolami wspierającymi komunikację. Pokazałem rolę Product Owner oraz Scrum Master, Development Team - w normalnym świecie. W aktualnym świecie. Scrum już do Was wchodzi. Czy go przyjmiecie? Czy będziecie walczyć? 

Kto wygra w kryzysie? Firmy, które będą dalej mikrozarządzać? Czy firmy, które otworzą się na samoorganizację?