Kim tak naprawdę jest Projekt Manager?

Project Manager, zwany też Kierownikiem Projektu, to pojęcie tak samo szerokie jak i niejasne. Kiedy sam zostałem młodszym kierownikiem projektu, zauważyłem kolosalną zmianę w stosunku do tego, co i jak robiłem wcześniej.

Przede wszystkim moja praca była TWÓRCZA, a nie ODTWÓRCZA, co akurat mi bardzo odpowiadało (i odpowiada do tej pory). Ma to jednak drugą stronę medalu, to znaczy sam wyznaczać sobie sposób dotarcia do celu. Często nie było schematu, nie było swoistej check listy, która by mi pozwoliła powiedzieć, jak coś zrobić i czy jest to w zakresie Project Managera.

Naturalnie w większości firmy istnieją procedury, natomiast nie odnoszą się one zazwyczaj do pracy PM’a. Z tego też powodu zakres obowiązków jest często płynny i zależy od wielu czynników, takich jak podejście projektowe organizacji, zaangażowanie Właściciela Biznesowego, charakter i stopień skomplikowania projektu ect.

Zakres obowiązków PM'a

Dopiero z biegiem lat i nabywanego doświadczenia zrozumiałem, jak nazwa kierownik projektu nie oddaje rzeczywistego zakresu obowiązków i niezbędnych umiejętności.

Zależności czy jesteśmy kierownikiem projektu po stronie IT, po stronie biznesu, w dużej organizacji, w małej, dojrzałej projektowo czy też nie, wszystko może i będzie wyglądało inaczej. Najczęściej niestety osoby robiące projekty są traktowane jako zło konieczne, koszt i źródło problemów oraz opóźnień wszelakich.

Dotyczy to zarówno zespołu deweloperskiego/ software house’a jak i kierowników projektu.

Na jednej z rozmów kwalifikacyjnych zapytano mnie, jak widzę swoją rolę i jaki mam w obecnej pracy jako PM zakres obowiązków. Gdy go opisałem zgodnie z prawdą, w odpowiedzi dostałem dość wymowną ciszę. Osoby po drugiej stronie biurka po prostu nie do końca wierzyły w ten opis. Wyszedłem na człowieka orkiestrę, który łączy w sobie kilka wątków i ról. Życie.

Co musi ustalić dobry PM'a przed podjęciem projektu?

Zaczynając od początku, PM musi być dobrym analitykiem biznesowym. U mnie wygląda to tak, że pomysłodawca (zazwyczaj osoba ta jest również BO, czyli Business Ownerem) opowiada o pomyśle. Główny zarys. Zazwyczaj mając takie informacje, trzeba sobie to ułożyć i zrozumieć:

• czego jeszcze nie wiadomo,
• w jakich zakresach występują niejasności,
• ustalić z kim się spotkać, by dogadać szczegóły,
• czy projekt ma generować pieniądze, i jak będą księgowane,
• czy prawnie wszystko jest dograne. Może się okazać, że są dodatkowe wymagania wynikające np. z ustawy.
• czy logistycznie/operacyjnie jesteśmy gotowi,
• czy trzeba w wymaganiach biznesowych jeszcze coś dorobić.

Bo zazwyczaj właśnie te dodatkowe wymagania są tymi kluczowymi, których nikt nam nie przekaże na początku, a sami podczas analizy stwierdzimy, że są niezbędne do prawidłowego przygotowania projektu.

Następnie, po licznych spotkaniach i instant kursach z prawa, księgowości i logistyki trzeba to ułożyć w całość. To znaczy całą zebraną wiedzę przelać na papier. Stworzyć dokumentację. Często również rozrysować flow procesów dla lepszego zrozumienia. Tutaj przydają się umiejętności pisarskie, aby „myśl słowem się stała”.

Opis musi być na tyle dobry, by zrozumiały go osoby z biznesu, programiści i osoby niebezpośrednio związane z projektem, czyli interesariusze(na przykład dział księgowy, który będzie rozliczał zyski z projektu). Tutaj odsyłam do artykułu dotyczącego pisania user story.

Role PM'a

Sprzedaż — nie lubię jej. Sprzedawałem i po roku rzuciłem to zajęcie z nadzieją nigdy więcej. Na szczęście nie jestem rozliczany z targetów. Jednak nieraz na spotkaniach „góry” projekt trzeba „sprzedać”. Za pomocą dobrej gadki uzasadnić jak jest ważny, i szczególnie gdy jest przegląd, wykazać konieczność jego trwania. W żadnym wypadku zamykać! On przyniesie dużo pieniędzy. Ale na razie trzeba ich trochę dodać do budżetu, bo nam się skończył.

Specjalista od marketingu/prawa/ podatków/ operacji/ SAP. Rzadko się zdarza, że rozpoczynając projekt mamy wszystkie dane. Dlatego trzeba szacować. Skąd? No właśnie. Jak to mawiał mój nauczyciel „z głowy, czyli z niczego”. PM, by oszacować budżet musi mniej więcej wiedzieć ile środków pochłonie dewelopment, marketing i inne koszty.

Standardowo szacowanie na „mniej więcej +15% extra”. A i tak zdarza się, że nieprzewidziane wydatki pochłonął te 15% w trakcie. Ustalanie budżetu to duża niewiadoma, której nikt nie chce się dotykać i musi to zrobić właśnie kierownik projektu. Wsparcie specjalistów z ich dziedzin jest tak samo potrzebne, jak nieoczywiste.

W zależności do zaangażowania Właściciela Biznesowego każda z wyżej wymienionych ról może zostać pogłębiona. Osobiście wyznaję zasadę, że chcę wiedzieć o projekcie jak najwięcej, aby móc zrozumieć wzajemne powiązania. Jak na przykład rozwiązanie w logistyce, które chcemy wprowadzić, wpłynie na rozliczanie albo jak należy zrewidować pomysły działu operacji pod kątem wymagań prawnych. Gdy wynikiem projektu ma być usługa dla klienta, trzeba ją rozreklamować.

Jeżeli BO nie chce/ nie może się zając kwestią marketingową, spada to na barki kierownika. Jeżeli jeszcze projekt nie jest umocowany w organizacji, marketing, content i inni będą czekali, aż PM niemal wskaże palcem co i jak należy zrobić, jakich materiałów użyć itd. Tutaj na szczęście nie miałem skrajnych przypadków, jak w podanym przykładzie. Nieraz jednak mi się zdarzało, że musiałem mocniej wgryźć się w jakiś obszar, ponieważ nie mogłem liczyć na innych.

Urzędnik — bycie zwinnym jest teraz modne. Robienie projektów za pomocą agile jest trendy. Niestety zderzenie z rzeczywistością jest bolesne i pomimo zapowiedzi o małej ilości dokumentów, często gęsto i namiętnie trzeba wypełniać różne raporty i sprawozdania. Zamiast koordynować pracę innych, załatwiać różne rzeczy, kierownik projektu spędza pół dnia na robieniu tabelek w excelu.

Tester. Często w projekcie nie ma roli testera, jako że nie jest on wykorzystywany od samego początku. A zazwyczaj to, co zostało stworzone podczas trwania projektu, należy przetestować. Skoro trzeba, a testera nie ma, to ktoś go musi zastąpić. Kierownik Projektu wtedy nie tylko robi testy. On je przygotowuje. Rozpisuje przypadki testowe. Przygotowuje materiały do testów. Określa kształt środowiska testowego, dane wsadowe itd. Potem fizycznie te testy przeprowadza.

Na koniec, nawet mimo przekazania, służy jako linia wsparcia. Projekt wyszedł, ale co z tego skoro długo po na temat działania, kto, za co odpowiada — najwięcej wie PM? Poza tym natura ludzka jest leniwa i łatwiej zapytać niż samemu szukać.

Kim jest właściwie kierownik projektu?

Podsumowując rola Kierownika Projektu w większości organizacji łączy w sobie kilka innych. Jest trudna, wymaga wiedzy oraz umiejętności z wielu obszarów. Co projekt to nowe zagadnienia do zgłębienia.

Moja koleżanka po fachu na pytanie „Kim jest Project Manager?” powiedziała, że „zapchajdziurą oraz chłopcem do bicia”.

Aż tak daleko bym nie szedł, bo wtedy nie dałoby się znaleźć nikogo na to stanowisko, a jeżeli już, to szybko by uciekał. Jak w przypadku wielu innych zawodów, to trzeba lubić. Project Manager to osoba, która ciągle dużo się uczy i musi to lubić. Musi umieć być dociekliwy, czasem natrętny. Odnajdywać się w różnych, często niezbyt komfortowych położeniach.

Gdzie diabeł nie może tam PM’a pośle.

Przede wszystkim musi to być osoba z pasją do tworzenia.