Jak stworzyć inicjatywę D&I, która zdobywa 97% pozytywnych ocen?

W dużych organizacjach komunikacja na tematy związane z diversity & inclusion często przybiera formę jednostronnych komunikatów - maili, webinarów czy wykładów. Takie działania są kluczowe, ale rzadko prowadzą do realnej wymiany opinii.

W firmie Capgemini sami pracownicy i pracowniczki zwrócili uwagę, że brakuje im przestrzeni na rozmowę o kwestiach związanych z włączeniem. Sygnały o tym pojawiły się w anonimowych ankietach.

Zamiast dodawać kolejne szkolenie, firma zdecydowała się stworzyć nowy, interaktywny format spotkań - Inclusion Circles.

O tym, jak ta inicjatywa została zbudowana od podstaw, dlaczego kluczem do sukcesu okazały się spotkania w małej moderowanej grupie i jakie przyniosło to efekty, opowiada Joanna Tereszkiewicz, Managerka z Capgemini Polska. To praktyczne case study dla liderów i liderek, poszukujących sprawdzonego sposobu na zbudowanie bezpiecznej przestrzeni do otwartego i szczerego dialogu w swojej firmie.

Wyzwanie: Jak przejść od monologu do dialogu?

Pomysł na Inclusion Circles nie był przypadkowy, a jego geneza leży bezpośrednio w informacjach zwrotnych od osób zatrudnionych w firmie. Inicjatywa została uruchomiona w 2023 roku na poziomie globalnym Capgemini, w tym również w Polsce.

„Feedback z naszych anonimowych ankiet wyraźnie wskazywał na konkretną potrzebę” - mówi Joanna. „Chodziło o bardziej praktyczne i codzienne rozmowy o inkluzywności, które nie są wykładem czy jednostronnym komunikatem od menedżerów i menedżerek ale formą, która daje możliwość otwartego dialogu.”

Istniejące działania D&I skupiały się na podnoszeniu świadomości, informowaniu i edukowaniu. Potrzebna była nowa inicjatywa skupiona na aktywnym uczestnictwie i wymianie doświadczeń. Tak narodziła się koncepcja Inclusion Circles.

Rozwiązanie: Architektura Inclusion Circles

Czym dokładnie jest Inclusion Circle?

Mówiąc najprościej, jest to moderowane spotkanie w małej, kameralnej grupie (ok. 12-15 osób), zaprojektowane, by umożliwić otwartą, bezpieczną dyskusję na konkretne, często trudne tematy.

Kluczowa tu jest struktura i logistyka spotkań:

• Czas trwania: 90 minut.
• Forma: spotkanie online. W Capgemini ważne jest, by mogli dołączać do niego ludzie z różnych oddziałów, z różnych miast.
• Wielkość grupy: kameralna. Spotkanie liczy 12-15 osób. Taka wielkość grupy pozwala na aktywny udział i uniknięcie anonimowości typowej dla dużych spotkań.
• Dobrowolność: 100%. Zapisy są otwarte dla wszystkich osób pracujących w organizacji, ale w pełni dobrowolne.
• Kluczowa rola Hosta. Host to osoba z doświadczeniem liderskim, która nie musi mieć głębokiej wiedzy w temacie D&I. Jej rolą jest dbanie o odpowiednią atmosferę, przestrzeganie reguł spotkania oraz moderowanie dyskusji.

Praktyka: Jak przebiega sesja Inclusion Circles?

Mamy więc 90 minut, kilkanaście osób i hosta. Co dzieje się dalej?

Krok 1. Bezpieczeństwo psychologiczne

Host zaczyna spotkanie od ustalenia zasad spotkania:

„Bardzo ważne jest dla nas bezpieczeństwo psychologiczne, czyli poczucie, że w tej grupie można otwarcie wyrażać swoje myśli, pomysły czy obawy - bez lęku przed ośmieszeniem się, czy karą ze strony innych osób. Chcemy, żeby nasze spotkania były wolne od ocen” - zaznacza Joanna. 

Jest kilka zasad, które temu służą:

• Dobrowolność uczestnictwa: dotyczy to nie tylko zapisu na spotkanie, ale i samej dyskusji. Osoby, które nie chcą się wypowiadać, mogą się tylko przysłuchiwać.
• „Zasada Las Vegas”: poufność jest fundamentem, więc to, co dzieje się na spotkaniu, pozostaje na spotkaniu. Wszystkie przypadki, które są omawiane, muszą być zanonimizowane.
• Brak ocen: podstawą jest założenie, że nie ma jednej jedynej słusznej odpowiedzi i drogi. Każda osoba ma prawo do swojej własnej opinii.
• Otwartość: osoby uczestniczące proszone są o przyjście z „otwartym umysłem” i gotowością, by wysłuchać perspektyw innych, nawet jeśli się z nimi nie zgadzają.

Krok 2. Dyskusja oparta na realnych scenariuszach

Gdy zasady są jasne, na ekranie pojawiają się zazwyczaj trzy scenariusze spotkania. „Cała grupa wspólnie decyduje, który konkretny przypadek będzie omawiać” - mówi Joanna.

Kluczowe jest źródło tych scenariuszy. Nie są to teoretyczne problemy wymyślone przez dział HR. Zwykle pochodzą z anonimowych ankiet przesłanych przez osoby pracujące w Capgemini, więc dotyczą realnych problemów, z którymi mierzą się ludzie w organizacji.

Osoby uczestniczące nie dostają jednak tylko suchego opisu sytuacji. Scenariusz zawiera też detale budujące kontekst i ułatwiające wejście w rolę bohaterów czy bohaterek danej historii.

„Dla przykładu, taki scenariusz może dotyczyć osoby powracającej z urlopu rodzicielskiego, która martwi się, czy będzie miała szansę na szkolenie lub awans" - mówi Joanna.

Krok 3. Poszerzenie perspektywy, a nie jedno rozwiązanie

Gdy grupa wybierze scenariusz, rozpoczyna się dyskusja. Host ma przygotowane dodatkowe pytania („A co myślicie?", „Jakie byłoby wasze podejście?", „Czego ta osoba potrzebuje?"), ale używa ich głównie wtedy, gdy dyskusja wymaga pobudzenia.

Najważniejsze jest to, że spotkanie nie ma z góry ustalonego „jedynego słusznego rozwiązania”, do którego osoby uczestniczące mają dojść.

„Tak naprawdę, każda dyskusja w ramach Inclusion Circles, jest inna, a jej przebieg zależy mocno od uczestników i uczestniczek. Chcemy się wspólnie uczyć, rozumieć, dyskutować i poszerzać swoją perspektywę.” - podkreśla Joanna.

Rezultaty: 97% pozytywnych ocen

Format oparty na dobrowolności i rozmowie o trudnych tematach został bardzo dobrze przyjęty. To jedna z tych inicjatyw, do jakiej pracownicy i pracowniczki Capgemini dołączają najchętniej. A co najważniejsze, uczestnictwo w nich przynosi korzyści, zarówno na poziomie indywidualnym, jak i całej organizacji.

Informacje zwrotne odnośnie Inclusion Circles mówią same za siebie:
„W pięciostopniowej skali 97% osób przyznaje na ocenę 4 i wyżej” - mówi Joanna Tereszkiewicz. „Możliwość przedyskutowania scenariuszy w grupie dała przestrzeń do głębszych przemyśleń i pokazała, że trudne sytuacje nie są jednoznaczne. Dlatego często słyszeliśmy od osób uczestniczących w spotkaniach, że «otworzyło im to oczy»”.

Najważniejsze były jednak korzyści „miękkie”, które stanowią sedno tej inicjatywy:

• Dla osób uczestniczących: Najczęściej wskazywaną wartością była zwiększona świadomość, dużo większa empatia i otwartość na problemy innych. Jak wyjaśnia Joanna: „Uczestnicy i uczestniczki uczą się od siebie nawzajem, wychodzą ze spotkania z szerszą perspektywą”
• Dla organizacji: Firma zyskuje bardziej zaangażowany zespół. „Wspólna praca nad przypadkami uruchamia głębszą refleksję. Kameralny format ułatwia dzielenie się doświadczeniami, dzięki czemu każda osoba może poczuć się wysłuchana i zauważona - a to bardzo ważne” - podkreśla.

Rozwój formatu: Story Circles, czyli siła ludzkiej historii

Sukces formatu, zapoczątkowanego w globalnych strukturach Capgemini, pokazał, że małe, moderowane grupy tworzą bezpieczną przestrzeń do rozmowy niezależnie od tematu. Dlatego polski zespół postanowił pójść o krok dalej i wykorzystać ten sam mechanizm do dalszego wzmocnienia głosu osób pracujących w organizacji.

„Skorzystaliśmy z globalnego pomysłu i w tym roku dołożyliśmy do niego format tak zwanych Story Circles” - mówi Joanna. „Zrobiliśmy jedną bardzo prostą rzecz: zamieniliśmy anonimowe scenariusze, które omawiamy, na przykłady wzięte z życia pracujących u nas osób. Osoby te nazwaliśmy Storytellerami.”

Zmodyfikowany format stał się narzędziem dającym osobom pracującym w firmie platformę do dzielenia się osobistymi doświadczeniami. Co ważne, Storytellerzy zgłaszali się sami, a chętnych nie brakowało.

Tematyka spotkań jest bardzo zróżnicowana.

„Mieliśmy kilka spotkań o ADHD, lęku i atakach paniki, macierzyństwie czy menopauzie. W tym momencie organizujemy edycję specjalną związaną z kampanią Pink October & Movember, dotyczącą chorób nowotworowych” - mówi Joanna.

Kluczem jest stworzenie warunków

Inicjatywa Capgemini udowadnia, że aby budować kulturę autentycznego dialogu, nie potrzeba skomplikowanych i kosztownych procesów. Kluczem do sukcesu okazało się odwrócenie tradycyjnego modelu. Zamiast komunikacji z góry, postawiono na format oddolny, który dał pracownikom i pracowniczkom ustrukturyzowaną, ale przede wszystkim bezpieczną przestrzeń do rozmowy.

Sukces Inclusion Circles, a następnie ich ewolucja w Story Circles, opiera się na jednym fundamentalnym założeniu. Nie trzeba na siłę tworzyć potrzeby - ona już istnieje. Jak podsumowuje Joanna: „Ludzie mają potrzebę, by rozmawiać o tematach, które są dla nich ważne. Trzeba im tylko stworzyć do tego miejsce i warunki, a ta rozmowa się zadzieje.”