Estymacja projektów IT - jak się do tego zabrać

Będąc konsultantem lub Project Managerem, w swojej pracy spotykam często powtarzające się pytanie padające z ust klientów: “Jeśli zgodzimy się na to, co nam proponujesz - ile to będzie kosztowało?”. Udzielenie odpowiedzi czesto przyprawiało mnie w przeszłości o ból głowy. Co będzie, jeśli powiem o zbyt małej kwocie lub zbyt krótkim czasie? W tym artykule chciałbym podzielić się kilkoma wskazówkami - które pomogą zmniejszyć ilość problemów związanych z estymowaniem czasu pracy potrzebnego na realizację projektów. 

Zaproponuj pracę w zdefiniowanym frameworku

Dobranie ram pracy, które są z góry zdefiniowane, dadzą od razu mnóstwo gotowych narzędzi. Redukują one poziom stresu, z którym przyjdzie się zmierzyć podczas realizacji. Nie chcę być tu agile’owym kaznodzieją, ale to zwyczajnie działa. 

Zawsze formalizuj zebrane wymagania

To wydaje się prostym punktem. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że sytuacje w których klient i zespół projektowy mają coś zupełnie innego na myśli w sprawie celów projektu, nie należą do rzadkości.

Sama lista ogólnikowych wymagań może nie być wystarczająca. Dobrą praktyką będzie tu przygotowanie szczegółowej dokumentacji przed projektem. Kiedyś myślałem, że takie rzeczy są tylko zjadaczami czasu, które można by poświęcić na planowanie przyszłej konfiguracji. Jednak z czasem przekonałem się, że dokumenty opisujące planowane rozwiązania (Solution Design Document) pozwalają na mówienie o estymacji jednym językiem z klientem. Tego typu “papier” sprawia, że będziemy mówili o tym samym, patrząc na jakąś linijkę w spisie wymagań i podczas dyskusji na temat czasu potrzebnego do wykonania zadania. 

Nic “na gębę”

Kolejna rzecza, która powinna być zrobiona, to aktualizacja wspomnianych dokumentów. Wiele razy przekonałem się, że w takich sytuacjach tak zwane “gentleman's agreement” zwyczajnie nie działają. Jeśli są jakieś oczekiwania w stosunku do zespołu, to lepiej dopisać je do listy!

Nawet jeśli miałoby to być jedynie na zasadzie: jeżeli z ustalonego czasu coś zostanie, to funkcjonalności tzw. Nice to have, będą tym i tym. Jeżeli tego typu zapisów brakuje, zwykle w oczach klienta będzie to coć, co ma być zrobione, a w oczach PM-a to coś zupełnie nieważnego. 

Zdejmij różowe okulary

Nie zakładaj, że coś, co wydaje się być prostą rzeczą, na pewno będzie zrobione “chwila moment”. Czasami nawet najprostsze poprawki wymagają dużych zmian w produkcie. Zanim zgodzisz się dodać “tego jednego checkboxa” - sprawdź, czy jest to technicznie możliwe. 

Jeśli się na czymś nie znasz - zwyczajnie powiedz, że musisz się skonsultować z ekspertem, zanim podasz jakiekolwiek numery. Jeśli podejmiesz zobowiązania lub coś obiecasz, a rzeczywistość zweryfikuje, że jest to niemożliwe do zrealizowania, klient będzie rozczarowany. Lepiej wstrzymać się czasem kilka dni z odpowiedzą i zasięgnąć wcześniej porządnej porady. 

Miej parasol bezpieczeństwa

Zawsze do ostatecznych kalkulacji dołóż “parasol bezpieczeństwa”, w zależności od poziomu zgrania z zespołem. Jesli PM wie "mniej wiecej", jak ludzie pracują, ten bufor może być stopniowo zmniejszany. Dla zespołów, które są nowe i dopiero się docierają, najlepsza opcja to około 15% zapasu czasu. 

Rozmawiaj

Postaraj się porozmawiać z ludźmi, którzy będą pracować nad projektem przed jego startem, jeśli tylko to możliwe. Podczas tej rozmowy sprawdź, co myślą o czekającym ich zadaniu - czy są nim podekscytowani, czy może przerażeni? Tego typu odpowiedzi dadzą możliwość dodatkowej oceny czasu, jaka będzie potrzebna na wykonanie zadań. 

Wyciągaj lekcje

Jeżeli to tylko możliwe, porównaj swoje oceny z podobnymi projektami zrealizowanymi w ramach firmy czy własnej sieci kontaktów w przeszłości. Wiadomo, że każdy projekt jest inny - jednak przy wdrożeniach różnego rodzaju systemów, zawsze znajdzie się ktoś, kto robił coś przynajmniej podobnego. Porównanie tego typu sprawi, że będziemy wiedzieli, czy nasze propozycje nie są “z kosmosu”, a bardziej zbliżają się do standardów branżowych. 

Nie bój się poprosić o weryfikację

To jest punkt, ktory pozwolił mi uniknąć wielu gaf. Podczas pierwszych prób estymacji myślałem, że muszę to zrobić sam. Kończyło się to tym, że czasem coś umknęło mojej uwadze. Kiedy dzisiaj jestem proszony o tego typu rzeczy, zawsze staram się przed przesłaniem gotowej wersji, aby ktoś ją zwyczajnie przeczytał. Co dwie pary oczu, to nie jedna! Może wydawać się to trywialne, ale pozwala na dodatkową dozę pewności. 

Nie ulegaj presji ASAP-ów

Jeżeli ktoś przychodzi i mówi, że coś ma być na wczoraj, jeśli jest to zmiana wobec wcześniejszych ustaleń - bądź asertywny, zamiast zgadzać się od razu, podając realny czas potrzebny na realizację zadania. Czasami takie zachowanie nie wywoła fali entuzjazmu ze strony klienta, jednak pozwoli uniknąć sytuacji, w której ludzie muszą siedzieć po pracy i “dowozić” projekt. Sukces powinien być miarą jakości i dokładności w realizacji celów, a nie jedynie szybkości. 

Wyluzuj

Pamiętaj, że projekty, w których brakuje czasu na wykonanie zadań, to takie, które zwykle przynoszą najwięcej stresu. Nie mówię, że trzeba robić wszystko powoli i bez ustalonych terminów. Po prostu nie szacuj zadań w sposób, który nie pozwala na zaczerpnięcie oddechu. Zastanów się, czy ustalone limity pozwalają na zastanowienie się przy pracy. Robienie wszystkiego w pośpiechu prowadzi do błędów! Nawet nasi dziadkowie wiedzieli, że “co nagle, to po diable”. 

Pewność siebie to podstawa

Ostatnim, jednak równie ważnym punktem dla mnie, jest hasło: nie bój się stanąć murem za swoim zdaniem. Wiele razy słyszałem, że estymacja przygotowana rzetelnie stała się “niesprzedawalna” lub “nie atrakcyjna rynkowo”. Moim zdaniem cechą dobrego Project Managera jest przygotowanie projektów nie tylko pod sprzedaż. Ważniejsza jest świadomość tego, że po podjęciu pracy, może być ona rzetelnie realizowana - przy jednoczesnej ochronie członków zespołu przed nadmiernym stresem. 

Podsumowanie

Na koniec pozostaje mi życzyć wielu udanych kalkulacji. Formułek na ostateczne wyniki podać się raczej nie da. Mam nadzieję, że powyższe porady przyczynią się do zwiększenia ilości estymacyjny sukcesów. Trzymam kciuki!