Czy trzeba mieć konto firmowe na B2B?

Konto firmowe różni się od konta osobistego pod względem warunków prowadzenia, kosztów, a także benefitów. Wśród przedsiębiorców może pojawiać się jednak pytanie, czy taki rachunek jest obowiązkowy, a jeśli tak, to czy dotyczy to każdego rodzaju działalności? Dowiedz się, jak to wygląda w praktyce!

Czym jest konto firmowe?

Konto firmowe, jak sama nazwa wskazuje, przeznaczone jest jedynie dla przedsiębiorców. Działa na podobnych zasadach, jak konto osobiste (rachunek ROR), jednak pozwala również na rozliczanie się z ZUS-em lub Urzędem Skarbowym. Dzięki niemu można rozdzielić rachunki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej od tych osobistych.

To rozwiązanie ma jednak znacznie więcej zalet, dlatego czasami nawet przedsiębiorcy, którzy nie są zobligowani do prowadzenia takich rachunków, decydują się na ich założenie.

Przy wyborze konkretnej oferty można posłużyć się rankingiem kont firmowych 2023 – przygotowanym przez Bankier SMART. Przy tworzeniu tego typu zestawień bierze się pod uwagę opłaty za usługi, w tym np. prowadzenie konta czy wykonywanie przelewów oraz aktualne promocje.

Jakie są korzyści z prowadzenia kont firmowych?

Specjalne konta dla przedsiębiorców służą przede wszystkim do ułatwiania zarządzania finansami biznesowymi. Przynoszą wiele korzyści, takich jak:

• Rozdzielenie wydatków firmowych od osobistych– dzięki temu można łatwiej zarządzać każdym z budżetów z osobna. Nie doprowadzi to do sytuacji, w której rozliczy się nie te transakcje, co trzeba. Jest także znacznym ułatwieniem podczas kontroli z Urzędu Skarbowego, ponieważ nie trzeba się zastanawiać, które wpływy/wydatki należą do tych firmowych.
• Rozliczanie transakcji z US i ZUS– w niektórych bankach nie można tego wykonać z poziomu konta osobistego.
• Korzystanie ze split payment– ta opcja również zarezerwowana jest wyłącznie dla kont firmowych. Split payment to mechanizm podzielonej płatności. Polega na tym, że gdy klient płaci za fakturę, to kwota netto przekazywana jest od razu na zwykły rachunek, a podatek VAT na specjalny rachunek VAT. Jeśli więc dany przedsiębiorca nie korzysta z tej opcji, to wyklucza ją również swoim klientom.
• Korzystanie z dodatkowych usług i promocyjnych ofert– na kontach firmowych banki oferują usługi finansowe dostosowane specjalnie do potrzeb przedsiębiorców. O wiele łatwiej można też uzyskać kredyt dla firm lub inne formy finansowania.
• Ułatwienia księgowe– konta firmowe mogą być powiązane z różnymi systemami księgowymi, które ułatwiają prowadzenie rachunkowości, generują wyciągi bankowe, kategoryzują transakcje i usprawniają współpracę z biurem rachunkowym.
• Profesjonalny wizerunek i obecność na białej liście podatników VAT– posiadanie takiego rachunku umożliwia znalezienie się w wykazie podatników VAT. Klienci coraz częściej sprawdzają wiarygodność swoich sprzedawców/dostawców usług. Na białej liście mogą również zweryfikować poprawność numeru rachunku bankowego.

Poszczególne korzyści, w tym zwłaszcza produkty promocyjne i warunki bezpieczeństwa, mogą się różnić w zależności od banku. Dlatego też warto dokładnie zapoznać się z opisem oferty lub nawet skonsultować się z doradcą finansowym.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a konto firmowe – co na to mówi prawo?

Mimo licznych zalet rachunków firmowych niektórzy przedsiębiorcy wahają się przed ich zakładaniem, zastanawiając się również, czy mają taki obowiązek. Polskie prawo mówi, że każdy przedsiębiorca, który nie został uznany za mikroprzedsiębiorcę, powinien posiadać konto bankowe. A kim w rozumieniu prawnym jest mikroprzedsiębiorca? To:

• podmiot, który zatrudnia nie więcej niż 10 osób w ciągu roku;
• podmiot, który nie przekroczył łącznej kwoty 2 mln euro z rocznego obrotu netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych;

Ponadto każda transakcja, której odbiorcą jest inny przedsiębiorca lub też taka, której jednorazowa wartość przekracza 15 000 złotych, musi być wykonywana na rachunek bankowy. Żadne rozporządzenie ani ustawa nie wskazuje jasno, że powinien być to rachunek firmowy. Mimo to konieczność założenia takiego konta narzucają czasami same banki. Oddzielają warunki i możliwości kont osobistych od tych firmowych.

Do posiadania rachunków bankowych są zobowiązane fundacje, spółki jawne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki cywilne. A jak to wygląda w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej?

W teorii nie ma takiego wymogu (chyba że wartość transakcji lub obrotu netto przekroczy podane wyżej kwoty). W praktyce jednak wiele osób na jednoosobowej działalności gospodarczej decyduje się na posiadanie kont firmowych. Może być to poniekąd wymuszone przez bank lub warunkowane korzyściami, jakie wynikają z prowadzenia takiego rachunku.

Jak założyć konto firmowe?

Założenie konta firmowego w niczym nie różni się od procesu zakładania konta osobistego. Potrzebne do tego jest spisanie umowy, którą podpiszą obie strony (osoba zakładająca rachunek i osoba reprezentująca bank). Taką umowę można wypowiedzieć, przeważnie z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Banki coraz częściej wychodzą naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów i ułatwiają całą procedurę. Obecnie konto można założyć podczas osobistej wizyty w placówce instytucji, poprzez stronę www banku, a także podczas rozmowy telefonicznej z pracownikiem banku.

Warto jednak pamiętać o kilku aspektach, jeszcze przed samym wybraniem oferty. Dla każdego przedsiębiorcy mogą być ważne różne warunki. Dlatego też należy przyjrzeć się wszystkim opłatom za korzystanie z usług finansowych (prowadzenie konta, korzystanie z karty debetowej, możliwość przeznaczenia kart pracownikom itp.). Istotne są również opłaty za wykonywanie różnych przelewów (natychmiastowych, międzynarodowych) czy też obowiązujące kursy walut.

Konto firmowe, mimo że nie jest obowiązkowe, to przynosi wiele korzyści przedsiębiorcom. Przede wszystkim pozwala na rozdzielenie wydatków biznesowych od tych prywatnych. Umożliwia także korzystanie z systemów księgowych czy mechanizmu podzielonych płatności.