Co można bezpiecznie wrzucić w koszty na B2B

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczasz się na skali lub liniówce, bardzo atrakcyjną opcją jest zaliczenie jak największej liczby wydatków do kosztów firmowych. Możemy w ten sposób sporo zaoszczędzić na podatkach dzięki zmniejszeniu podstawy opodatkowania. Trzeba jednak znać umiar, ponieważ nie wszystkie wydatki można bezpiecznie wrzucić w koszty.

Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. W pewnym uproszczeniu, aby wydatek mógł stanowić koszt podatkowy, musi mieć związek z przychodami firmy.

W praktyce organów skarbowych utarło się powtarzane w różnych interpelacjach indywidualnych stanowisko, że są to "wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów". Wydatek musi zatem spełniać trzy warunki:

1. Pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
2. Nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, enumeratywnie wymienionych w ustawach o PIT lub CIT;
3. Być właściwie udokumentowany.

Czy istnieją wydatki uniwersalne?

Omówmy to sobie na przykładzie: Zakład fryzjerski musi zaopatrzyć się w maszynki i golarki elektryczne. Tym samym nie ma wątpliwości, że ich zakup będzie mógł zostać wrzucony w koszty przez fryzjera. Ten sam zakup nie będzie mógł jednak zostać wrzucony w koszty przez programistę czy prawnika.

Jak widać z przykładu, w zależności od prowadzonego biznesu, wydatki możliwe do rozliczenia „na firmę” mogą się dość mocno różnić. Czy w tej sytuacji można mówić o tzw. „wydatkach uniwersalnych”, które wrzuci w koszty każdy przedsiębiorca i osoba samozatrudniona? Jak najbardziej tak! Co w takim razie do nich należy? Będą to wszystkie wydatki, które są niezbędne lub bardzo przydatne w prowadzeniu każdego rodzaju biznesu. 

Pierwszym z brzegu jest komputer. Zarówno programista, jak i tzw. „złota rączka”, potrzebują komputera. Pierwszy do pracy, a drugi do pozyskiwania zleceń. Jeden i drugi będą mogli zatem zaliczyć jego zakup do kosztów uzyskania przychodu. 

Pewien problem może się pojawić przy wartości wybranego sprzętu. O ile bardzo drogi komputer z potężną kartą graficzną dla programisty czy grafika nie powinien wywoływać wątpliwości organów skarbowych, to już w przypadku naszej „złotej rączki” może być inaczej. Nie ma jednak sytuacji bez wyjścia, a „złota rączka” może przecież potrzebować drogiego komputera do przygotowywania na własną rękę swoich grafik promocyjnych.

Innymi przykładami kosztów uniwersalnych może być prowadzenie księgowości czy wydatki na marketing. Niezależnie jednak od rodzaju wydatku należy zadbać, aby go odpowiednio udokumentować i zachować podpisane umowy, faktury czy rachunki.

Jakie wydatki wrzucisz w koszty przede wszystkim w branży IT?

Poza opisanymi wyżej „uniwersalnymi wydatkami” jest szereg takich, które sprawdzą się szczególnie dobrze w branży IT. Z pewnością będzie to sprzęt komputerowy we wszelkich odmianach. Nikt nie przyczepi się, jeżeli będziecie mieli zarówno komputer stacjonarny (do pracy w biurze), laptop (na wyjazdy) i tablet (do oglądania szkoleń), czy kilka monitorów. Większych wątpliwości nie wzbudzi także wartość tego sprzętu, która w branży IT może być naprawdę duża. Poza sprzętem komputerowym i akcesoriami, takimi jak słuchawki czy myszki także ich serwis oraz oprogramowanie doskonale sprawdzą się jako koszty firmowe.

Jakie wydatki są dopuszczalne, ale ryzykowne?

Przykładem mogą być artykuły spożywcze. Kupowane z umiarem kawa czy herbata nie powinny tutaj stanowić problemu, ale duże ilości różnorodnych artykułów spożywczych kupowane na potrzeby jednoosobowego biura mogą wywołać wątpliwości kontroli skarbowej.

Podobnie będzie w przypadku wydatków na hotele i noclegi. Jeśli odbywają się one głównie w dni robocze i jesteśmy w stanie powiązać je z naszymi zadaniami lub klientami, to możemy wrzucić to w koszty. Jeśli wyjeżdżamy na tydzień lub dwa na wakacje do hotelu w miejscowości turystycznej i chcemy to wrzucić w koszty to może nie skończyć się dobrze.