Czego może nauczyć hackathon

Inspiracja do zmiany

W Falcon V Systems przez ponad cztery lata z powodzeniem stosowaliśmy model Open Space na naszych regularnych spotkaniach firmowych. Ta formuła, pozwalająca każdemu zgłaszać tematy do dyskusji, skutecznie angażowała nasz zespół, umożliwiając tworzenie agendy w energicznej i otwartej atmosferze. To zdecydowanie ożywiało nasze spotkania, odmiennie niż w przypadku tradycyjnych, jednokierunkowych prezentacji.

Dążąc do ciągłego urozmaicenia i unowocześnienia naszych spotkań, wprowadziliśmy sesje online, warsztaty prowadzone przez zewnętrznych trenerów, sesje coding dojo, a także krótkie prelekcje w formacie „Lightning talks”. Te innowacje pomogły nam przełamać rutynę i dostosować się do rosnących oczekiwań naszego dynamicznie rozwijającego się zespołu. Mimo że pewne tematy były omawiane na bieżąco podczas sprintów, nadal widzieliśmy miejsce na nowe, świeże idee.

Rozważaliśmy również zorganizowanie pełnoskalowego hackathonu, pomysł, który od dłuższego czasu kiełkował wśród naszych pracowników. Uznaliśmy, że to doskonała okazja do jeszcze głębszego zaangażowania i stymulacji kreatywności naszego zespołu.

Szybki i zwinny plan

Pomysł był tylko pierwszym krokiem, który zawsze jest ekscytujący, bo pozwala puścić wodze fantazji, pośmiać się i poeksperymentować. Gdy dodaliśmy do tego burzę mózgów, uzyskaliśmy całkiem zadowalającą wizję tego, co miało stać się wyjątkowym wydarzeniem dla nas.

Następnie przyszła kolej na zespół. Różne role i odpowiedzialności, każda z właściwą sobie mocą sprawczą, spotkały się, aby ruszyć z tematem. Zaczęliśmy działać: szybki, zwinny plan, wyraźnie podzielone role i zadania. Udało się wciągnąć w przygotowania także osoby spoza głównej grupy roboczej. Jedni wniesli problemy do rozwiązania, inni — budżet i pomysł na nagrody, jeszcze inni — talenty organizacyjne, aby wszystko połączyć w spójną całość na czas.

Na zakończenie przygotowań osiągnęliśmy wspólną zgodę na to, że to, co ostatecznie zbudujemy, będzie się wyłaniać w trakcie i nie jesteśmy w stanie wszystkiego przewidzieć oraz odpowiednio na każdą sytuację zareagować.

Zapanowanie nad wątkami i wybór odpowiednich rozwiązań

Nasz ostatni hackathon był znakomitym przykładem kreatywnego rozwoju idei, pokazując, jak koncepcja może ewoluować i przekształcać się w coś znacznie większego. Początkowo zarysowany jako prosty format, gdzie:

• PM-owie proponują tematy, a deweloperzy realizują wybrany projekt, szybko przekształcił się w coś bardziej złożonego i interaktywnego.
• Zamiast ograniczać się do jednego źródła pomysłów, zaprosiliśmy wszystkich uczestników do wspólnego zgłaszania problemów, co znacznie wzbogaciło nasze dyskusje i otworzyło drogę do rozwiązywania wielu wyzwań jednocześnie.
• Kwestia, kto może rozwiązywać zadania, również została rozszerzona, włączając cały zespół, nie tylko deweloperów, co zwiększyło zaangażowanie i zapobiegło nudzie.
• Nagrody, dalekie od bycia zwykłym dodatkiem, stały się motywującym elementem, inspirującym uczestników do tworzenia innowacyjnych rozwiązań.

Każdy aspekt hackathonu został dokładnie przemyślany i opisany w szczegółowym regulaminie, który stanowił ramy dla całego wydarzenia i obejmował kluczowe obszary takie jak:

• Ogólne – gdzie i kiedy będzie, agenda, kto organizuje (czyli do kogo zgłaszać wszelkie pretensje),
• Cel Hackathonu – co chcemy osiągnąć, np. promowanie kreatywności lub innowacyjności w produktach lub w wytwarzaniu produktów; cokolwiek, co dla Was jest istotne,
• Problemy do rozwiązania – gdzie i jak je spisywać, kto jest Autorem lub Sponsorem i jak wygląda ta rola, wymagania techniczne,
• Zespoły Deweloperskie – skład, np. losowość lub ograniczona liczba osób lub jakie kompetencje muszą/nie mogą się znaleźć w zespole,
• Kryteria oceny rozwiązań – kto i w jakich kategoriach ocenia, na czym będzie polegać ocena,
• Jury – skład, ostateczny głos w spornych kwestiach, co jest nagrodą,
• Dodatkowe role – jeśli chcecie wprowadzić np. obserwatorów, którzy mają specjalne zadania.

Chociaż przygotowanie tak obszernego regulaminu wymagało dużego wysiłku, jego wprowadzenie znacząco uprościło organizację wydarzenia, wzmacniając pewność organizatorów i umożliwiając szybkie dostosowywanie się do bieżących potrzeb oraz reagowanie na różnorodne sytuacje. Ta staranność w planowaniu pozytywnie wpłynęła na odbiór wydarzenia przez uczestników, czyniąc hackathon nie tylko produktywnym, ale i inspirującym doświadczeniem dla wszystkich zaangażowanych.

Wnioski

Podsumowanie naszego pierwszego hackathonu jest wyjątkowo pozytywne, a uwagi, które otrzymaliśmy, dają nam cenne wskazówki na przyszłość. Oto kilka kluczowych punktów i nauk, które wynieśliśmy z tego wydarzenia:

• Rezerwacja przestrzeni – zrozumieliśmy, że potrzebujemy wcześniej zarezerwować odpowiednie sale,
• Jasno określony cel – zauważyliśmy, że bardziej precyzyjne celowanie w oczekiwania uczestników przynosi lepsze wyniki,
• Optymalna liczba tematów – rozważamy zmniejszenie ich liczby, aby skupić się na jakości dyskusji i realizacji,
• Propozycja hackathonu wyjazdowego i całodobowego – otrzymaliśmy entuzjastyczne sugestie organizacji hackathonu w nowej, ekscytującej formule.

Efekty wydarzenia były zarówno namacalne, jak i mniej bezpośrednie:

• Rozwiązany problem – długo nierozwiązane kwestie, jak prezentacja danych na wykresach, znalazły swoje rozwiązanie,
• Plan na nowy produkt – jeden z tematów ewoluował w „proof of concept”, który zainteresował naszego klienta,
• Procesy i narzędzia – próby uproszczenia procesów okazały się mniej trywialne, niż przypuszczaliśmy, ale przyniosły nowe rozwiązania,
• Integracja zespołów – mieszanie składów zespołów okazało się świetną okazją do poznania nowych kompetencji i umiejętności kolegów,
• Nowe technologie – testowany duży ekran dotykowy okazał się być najskuteczniejszym dotąd narzędziem do zarządzania agendą.

Oprócz konkretnych rozwiązań, liczne rozmowy i spotkania podczas hackathonu były impulsem do zmian w wielu obszarach naszej działalności. To wydarzenie potwierdziło, że warto inwestować w takie formy pracy. Zachęcamy was do odkrycia, jakie zmiany może przynieść hackathon w waszej organizacji!