BPMN 2.0, czyli jak zobrazować procesy

Klienci, oprócz samych CRUD-ów, posiadają procesy biznesowe, których opisywanie w przejrzysty sposób ludziom IT jest skomplikowaną czynnością. Niezbędna jest prostota czytania, tworzenia i możliwość spojrzenia na Big Picture.

Co to jest BPMN 2.0 i kiedy stosować?

Rozwijając skrót BPMN 2.0 – Business Process Model and Notation w aktualnej wersji 2.0. Według definicji Wikipedii jest to graficzna reprezentacja służąca do określenia procesów biznesowych.

Według moich doświadczeń rozszerzyłbym tę definicję o „formalna” reprezentacja, ponieważ sprawdza się w formie dokumentacji kończącej analizę, którą możemy później przekazać klientowi.

W swojej praktyce miałem okazję wykorzystać BPMN na dwa sposoby:

• po spotkaniach z klientem – uporządkowanie mojej wiedzy, którą spisałem lub zapamiętałem,
• w trakcie spotkania z klientem – bieżące uporządkowanie wiedzy klienta.

Jakość drugiego sposobu zależała od świadomości klienta o swoich procesach - im mniejsza, tym trudniej dla osoby analizującej. 

Nieświadomy klient często gubił się w swoich „zeznaniach”, przez co ciągła zmiana wymagała ciągłej zmiany na schemacie BPMN i samemu można było się przy tym pogubić, próbując przenosić strzałki między elementami. Sądzę, że lepiej sprawdzają się tu warsztaty Event Storming, które opisano w tych artykułach: „Event Storming, czyli jak w 3h poznać system pisany kilka lat” oraz „Event Storming – pierwszy krok do DDD?”.

Świadomy klient rozszerzał moją wiedzę a nie ja jego, dzięki czemu mogłem skupić się na jednej z najważniejszych wartości płynącej z zastosowania BPMN, czyli optymalizacji procesu. Całościowe spojrzenie na proces, w formie obrazkowej zjadliwej dla naszych mózgów, pozwala dostrzec szanse, których nie widać przy codziennym wykonywaniu procesu, np. zamiana działań szeregowych na równoległe.

Elementy składowe procesu

Poniższa część nie będzie dotyczyć doświadczeń, a będzie skompresowaną wiedzą na temat schematów BPMN 2.0, która może pomoże komuś w ich czytaniu. Jeżeli kogoś bardziej zainteresuje taka forma opisywania rzeczywistości, w Internecie możemy znaleźć mnóstwo artykułów czy kursów.

BPMN 2.0 podstawowo składa się z:

• zdarzeń,
• aktywności/zadań,
• bramek,
• połączeń przepływu,
• basenów i torów.

Zdarzenia możemy podzielić według celu: rozpoczynające i kończące oraz według typu: wynikające z czasu, komunikatu, warunku lub ogólne.

Zadania są reprezentowane przez prostokątne bloki wraz z opisem. Dodatkowo możemy oznaczać je ikonami, które wskazują nam, że dana czynność jest wykonywana manualnie, a inna automatycznie. Bardziej złożone procesy możemy zaprezentować używając podprocesów, dzięki czemu nie zaciemnimy sobie podglądu na całość.

Bramki służą do przedstawienia momentu decyzji w procesie. Zazwyczaj używa się pustego rąbu, który daje nam dwie drogi wyjścia „tak” lub „nie”. Gdy chcemy wyrazić możliwość wybrania kilku opcji z wielu, użyjemy rombu z okręgiem, a gdy chcemy wymusić spełnienie wszystkich opcji, użyjemy rombu z plusem.

Baseny i tory pozwalają na pogrupowanie procesu i jego przepływu między rolami w nim uczestniczącymi. Np. proces po złożeniu zamówienia na sklepie internetowym przebiegający między działami sprzedaży i logistyki.

Oto przykładowy model BPMN 2.0 na zakończenie :)

Co myślisz o tej metodzie? Daj znać w komentarzu :) ?