Radosław OrszewskiLean Agile Coach / Trainer / Consultant
WIP Age – jak stara jest Twoja praca w toku?
Dowiedz się, czym jest wiek pracy w toku, czyli najważniejsza metryka dla zwinnych zespołów i organizacji.
Wyobraź sobie, że wsiadasz do pociągu na stacji Warszawa Zachodnia. Pociąg ma 3 minuty opóźnienia. Nic wielkiego, choć to ciekawe, że złapał je już pomiędzy Wschodnią, Centralną a Twoją stacją. Jedziesz do Wrocławia.
Na wysokości Opola pociąg ma już opóźnienie 40 minut. Jak to? Tak się wlókł? Nie, lokomotywa ma taką moc jak trzeba, prądu nie brakuje. Problemem jest to, że nasz pociąg ma… opóźnienie. To oznacza, że w jakichś miejscach trasy jest później niż powinien być i może musi zwolnić, albo nawet się zatrzymać, żeby przepuścić inny pociąg. Nawet pociąg niższej „klasy”, ale taki, który opóźniony nie jest. Opóźnienie rodzi opóźnienie.
Opóźnienie może ulec zmianie
To fraza, którą zna chyba każdy pasażer pociągów w Polsce. Może to brzmi śmiesznie, ale to po prostu bezpieczne stwierdzenie. Nasz pociąg zmierzający do Wrocławia ma bowiem szanse nadrobić co nieco np. na odcinku z Opola do Wrocławia. Proste i dobrej jakości tory pozwalają pocisnąć. Zdarza się więc, że ze wspomnianych 40-stu minut opóźnienia ostatecznie może być ono zredukowane do, powiedzmy, 20 minut.
Czy zawsze tak się jedzie? Redukcja opóźnienia pociągnie za sobą wielowymiarowy koszt (prądu, zużycia maszyny, bezpieczeństwa, ludzkiego skupienia). Może decyzja o nadrabianiu nie ma sensu, bo Wrocław jest stacją docelową – co za różnica o ile później tam będziemy?
Dla części pasażerów może to oznaczać spóźnienie się np. na ostatni autobus komunikacji miejskiej, a dla innych pasażerów, którzy we Wrocławiu chcą przesiąść się do innego pociągu, to poważniejszy stres. Jeśli pasażer jest zdeterminowany, to pójdzie do obsady swojego składu i poprosi o tzw. skomunikowanie pociągów, a więc celowe opóźnienie innego, tak by zabrać tego pasażera.
I znów opóźnienie rodzi opóźnienie. Efekt domina.
W pracy to co innego, prawda?
I tak jak większość z nas nie lubi być pasażerem opóźnionego pociągu, tak z nieuświadomionych często przyczyn, jesteśmy ślepi na analogię tej sytuacji do naszej pracy.
Historyjki użytkownika, mniejsze rozpoczęte zadania, przeciągłe poprawki błędów, czy faktury oczekujące na obsłużenie. Wszystko, co jest już w procesie się „starzeje”. Starzenie oznacza opóźnienie wobec potencjalnego i często zadeklarowanego wobec klienta czasu realizacji.
Ile razy zdarzało się, że coś wisiało na tablicy tak długo, że już nikt nie pamięta po co? Że osoba, która coś zamawiała miesiące temu już odeszła z naszej organizacji, lub przynajmniej jest na długim urlopie i nie podzieli się z nami informacją zwrotną? Ile razy dostarczyliśmy coś, co okazało się… już niepotrzebne. Tego typu „wpadki” to głównie efekt dopuszczenia do nadmiernego starzenia się pracy w toku, bez jasnych zasad, jak z nią postępujemy.
Nieuświadomiony, niezwizualizowany wiek zadań w toku prowadzi do wielu negatywnych skutków ubocznych.
Przykłady to:
- opóźniony feedback od interesariuszy (użytkowników),
- ryzyko, że zadanie może nie być już potrzebne,
- rosnący koszt opóźnienia (straty ekonomiczne i mniejsza atrakcyjność dla użytkowników),
- wpływ na inne zadania (efekt domina),
- konieczność przełączania kontekstu, osoby realizującej zadanie.
Śledzenie wieku zadania w toku jest sposobem na identyfikację zależności wewnątrz – lub między- zespołowymi i rozdzielanymi sztucznie obszarami firm, takimi jak IT i tzw. biznes. Dlaczego wiek rośnie? Może dlatego, że w zespole istnieje wąskie gardło unikalnej specjalności lub komunikacja ze stroną biznesową wymaga poprawy?
Jak liczyć WIP Age?
To prostsze niż myślisz. Wiek zadania w toku zaczynamy liczyć od ustalonego momentu, wspólnego dla wszystkich elementów pracy, np. realnego rozpoczęcia pracy nad nim, albo momentu, w którym klient sądzi, że jest ono rozpoczęte. Musicie to ustalić.
WIP Age liczymy w ustalonych jednostkach czasu – mogą być to godziny dla zadań pilnych i/lub krótkich, albo dni dla typowych zadań, takich jak rozwój oprogramowania. To istotne by mierzyć ten czas w jeden ustalony sposób (np. włączając dni wolne).
Możemy liczyć ten czas dla całego czasu życia np. wewnątrz scrumowego Sprintu), ale jeśli widzimy, że zadania mogą spędzać sporo czasu w wybranym etapie (takim jak aktywne kodowanie, lub oczekiwanie na testy) to możemy śledzić go i mierzyć dla poszczególnych kroków (kolumn).
Można to robić ręcznie stawiając kropki na zadaniach, co jest dobrym rozwiązaniem dla całkowitego wieku zadania jak na przykładzie poniżej. Ma to dobre zastosowanie w przypadku prostych systemów, a wartością dodaną jest, że ostateczny wiek zadania jest zwykle równy czasowi realizacji (lead time).
Wiek zadania w toku liczony dla zadania przez cały jego cykl życiowy
Gdy chcemy przeanalizować czy zadania nie starzeją się nadmiernie na którymś z etapów, możemy stawiać kropki obok zadań (na tablicy suchościeralnej). Tak jak na poniższym przykładzie, gdzie pokazujemy, że zadanie czeka już 4 dni na przegląd kodu. Gdy zadanie zostanie zaciągnięte do kolejnej kolumny, kropki w poprzedniej zmazujemy i zaczynamy liczyć je od nowa w bieżącej.
Wiek zadania w toku śledzony dla danej kolumny (notowany obok na tablicy).
Co, jeśli już znamy WIP Age?
Wizualizacja tej metryki powinna pomóc nam podejmować lepsze decyzje, co do kolejności kończenia zadań. Miejscem na taką dyskusję są codzienne spotkania zespołu (również Scrumowego
Świadomość jak kształtuje i rozkłada się wiek pracy w toku, to również dobry starter do zbudowania wspólnych zasad (w Metodzie Kanban tzw. explicit policies), co do tego, jak postępujemy biorąc pod uwagę WIP Age i inne parametry w odniesieniu do różnych typów zadań (klas usług).
