Hot desking w IT - zalety i wady

Hot desking lub hot desk, czyli „gorące biurka”, to wcale nie nowy wynalazek. Ta koncepcja pojawiła się już w latach 80. XX wieku i jak to zwykle bywa, była odpowiedzią na konkretną potrzebę. Zauważono, że w firmach zatrudniających w systemie zmianowym nie wykorzystuje się jednocześnie wszystkich biurek, a przez to pracodawca ponosi niepotrzebne koszty. Aby zredukować wydatki, wymyślono hot desking.

Kłopot z obsadzeniem wszystkich stanowisk pracy dotyka zresztą nie tylko firm pracujących na zmiany. Badania w Australii pokazały, że w tamtejszych firmach nawet 40% biurek pozostaje w ciągu dnia pustych. Można się domyślać, że w innych wysoko rozwiniętych krajach jest podobnie. Dotyczy to przede wszystkim firm, które korzystają z nowych technologii i otwarte są na elastyczne formy pracy, a branża IT idealnie wpisuje się w ten schemat.

Nawet 49% programistów pracuje zdalnie, najwięcej w Argentynie, Meksyku i Stanach Zjednoczonych. W Polsce takich deweloperów jest około 30%. Okazuje się, że osoby wykonujące pracę w elastycznej formie najczęściej łączą pracę zdalną z hot desking (20%). Warto zatem sprawdzić, jakie są dobre i złe strony tego rozwiązania.

Po co siadać przy gorącym biurku?

W hot desk pracownik nie ma własnego biurka. Nie przychodzi do pracy co rano, aby zająć to samo miejsce - korzysta z biurka, które jest w danym momencie wolne, a po skończonej pracy zabiera swoje rzeczy. W niektórych firmach każde biurko wyposażone jest już w potrzebny do pracy komputer i sprzęt IT, w innych do dyspozycji jest tylko miejsce przy stole, a pracownik przynosi własny notebook.

Bez względu na wybór opcji, chodzi przede wszystkim o optymalne zagospodarowanie przestrzeni biurowej. Nie można zapominać, że to właśnie wynajęcie biura jest jednym z największych kosztów ponoszonych przez pracodawcę. Dzięki hot desking można zoptymalizować wydatki, trzeba jednak odpowiednio przystosować biuro do nowego sposobu pracy. Czy to się rzeczywiście się opłaca?

Zalety hot deskingu

Korzystają z tego rozwiązania na przykład HP, Microsoft i Twitter, a także wiele innych znanych firm. Oto kilka argumentów przemawiających za wprowadzeniem gorących biurek:

Mniejsze wydatki na biuro

Badania pokazują, że pracodawca może je zredukować nawet o 30%. W systemie hot desking można sobie pozwolić na wynajęcie mniejszej powierzchni, a do tego oszczędza się na wyposażeniu stanowisk pracy.

Niemal 100%-owe wykorzystanie dostępnej przestrzeni

Elastyczność i swoboda działania

Programiści doceniają taką atmosferę. Część osób z trudem przestawia się na pracę bez własnego biurka, ale pracownicy IT są bardziej otwarci na takie zmiany i przeważnie postrzegają je pozytywnie.

Zachęta do pracy zdalnej

Firmom, które wprowadzają hot desking, łatwiej jest zaproponować zatrudnionym specjalistom IT przynajmniej częściową pracę zdalną.

Motywacja do sprzątania

Hot desking dopinguje pracowników, aby utrzymywali porządek na stanowisku pracy.

Integracja pracowników

Przemieszczając się po biurze w poszukiwaniu wolnego miejsca można poznać nowe osoby z różnych działów. W przypadku największych firm, właściwie codziennie spotyka się kogoś nowego.

Wolność wyboru

Hot desking pozwala pracownikom wybrać najwygodniejszą dla nich część biura.

Przyspieszony rozwój

Hot desking sprzyja szybszemu uczeniu się – można zająć miejsce obok specjalisty z danej dziedziny i współpracować z nim.

Ciemna strona hot deskingu

Ryzyko przestoju

Wszystko działa, dopóki precyzyjnie planuje się harmonogram pracy. Niestety, jeśli w biurze znajdzie się nagle więcej pracowników niż stanowisk, nie ma mowy o wydajności.

Praca na walizkach

Ciągłe rozkładanie i zbieranie potrzebnych przedmiotów może być męczące. Wystarczy spojrzeć na biurka niektórych programistów - wiele rzeczy leży tam już ładnych kilka lat.

Trudniejsza współpraca w zespole

W tej formule pracownicy bardziej identyfikują się z firmą, niż z zespołem, którego są przecież częścią. Taka postawa może przeszkadzać w branży IT, gdzie często pracuje się nad projektem w ramach określonego zespołu.

Niewygodne stanowiska

Brak biurka przypisanego do konkretnego pracownika może powodować problem z ergonomią stanowiska pracy. Pracodawcy nie zawsze pamiętają o biurkach z regulowanym blatem czy odpowiednich fotelach, które każdy może szybko dostosować do siebie.

Słabsze więzi

Badania pokazują, że hot desking może prowadzić do wykazywania mniejszej uwagi wobec współpracowników, a nawet redukować zaangażowanie w wykonywane zadania.

Dyskomfort psychiczny

Zawsze dla części pracowników posiadanie własnego biurka będzie bardzo ważne. Dotyczy to nawet tak otwartej społeczności jak software developerzy.

Dokumentacja w niebezpieczeństwie

Chociaż to mniejszy problem w przypadku branży IT, gdzie wiele materiałów ma postać cyfrową, może się zdarzyć problem z przechowywaniem dokumentów poszczególnych pracowników. Takie materiały trzeba ciągle przenosić (np. do wyznaczonej szafki), co zwiększa prawdopodobieństwo ich zgubienia.

Niepotrzebne napięcia

Czasami może występować zjawisko rywalizacji o przestrzeń do pracy. Wtedy obowiązuje zasada: kto pierwszy, ten lepszy, i ranny ptaszek zajmuje lepiej usytuowane biurko (np. przy oknie). To może rodzić pretensje i kłótnie między pracownikami.

Podsumowanie

Chociaż hot desking ma swoje wady, wydaje się, że w przypadku IT może zdać egzamin. Coraz więcej pracowników tej branży oczekuje możliwości elastycznego wykonywania pracy, a hot desking świetnie uzupełnia pracę zdalną. Oczywiście wszystko zależy od odpowiedniego wyposażenia biura i od właściwego zaplanowania pracy, tak aby unikać sytuacji, gdy część pracowników czeka bezczynnie, aż zwolni się jakieś biurko. Wtedy zamiast usprawniać pracę, narażamy się na komplikacje i obniżenie wydajność, nie wspominając już o frustracji pracowników.