Hot desking w IT - zalety i wady.

Rozwój technologii pozwala lepiej organizować nie tylko pracę, ale i przestrzeń biurową. Coraz popularniejszy staje się hot desking. Czy to rozwiązanie może się sprawdzić w IT?


Hot desking lub hot desk, czyli „gorące biurka”, to wcale nie nowy wynalazek. Ta koncepcja pojawiła się już w latach 80. XX wieku i jak to zwykle bywa, była odpowiedzią na konkretną potrzebę. Zauważono, że w firmach zatrudniających w systemie zmianowym nie wykorzystuje się jednocześnie wszystkich biurek, a przez to pracodawca ponosi niepotrzebne koszty. Aby zredukować wydatki wymyślono hot desking. Kłopot z obsadzeniem wszystkich stanowisk pracy dotyka zresztą nie tylko firm pracujących na zmiany. Badania w Australii pokazały, że w tamtejszych firmach nawet 40% biurek pozostaje w ciągu dnia pustych. Można się domyślać, że w innych wysoko rozwiniętych krajach jest podobnie. Dotyczy to przede wszystkim firm, które korzystają z nowych technologii i otwarte są na elastyczne formy pracy, a branża IT idealnie wpisuje się w ten schemat. Nawet 49% programistów pracuje zdalnie, najwięcej w Argentynie, Meksyku i Stanach Zjednoczonych. W Polsce takich developerów jest około 30%. Okazuje się, że osoby wykonujące pracę w elastycznej formie najczęściej łączą pracę zdalną z hot desking (20%). Warto zatem sprawdzić, jakie są dobre i złe strony tego rozwiązania.


Po co siadać przy gorącym biurku?


W hot desk pracownik nie ma własnego biurka. Nie przychodzi do pracy co rano, aby zająć to samo miejsce - korzysta z biurka, które jest w danym momencie wolne, a po skończonej pracy zabiera swoje rzeczy. W niektórych firmach każde biurko wyposażone jest już w potrzebny do pracy komputer i sprzęt IT, w innych do dyspozycji jest tylko miejsce przy stole, a pracownik przynosi własny notebook. Bez względu na wybór opcji, chodzi przede wszystkim o optymalne zagospodarowanie przestrzeni biurowej. Nie można zapominać, że to właśnie wynajęcie biura jest jednym z największych kosztów ponoszonych przez pracodawcę. Dzięki hot desking można zoptymalizować wydatki, trzeba jednak odpowiednio przystosować biuro do nowego sposobu pracy. Czy to się rzeczywiście się opłaca?


Zalety hot deskingu


Korzystają z tego rozwiązania na przykład HP, Microsoft i Twitter, a także wiele innych znanych firm. Oto kilka argumentów przemawiających za wprowadzeniem gorących biurek:


  • Mniejsze wydatki na biuro. Badania pokazują, że pracodawca może je zredukować nawet o 30%. W systemie hot desking można sobie pozwolić na wynajęcie mniejszej powierzchni, a do tego oszczędza się na wyposażeniu stanowisk pracy.
  • Niemal stuprocentowe wykorzystanie dostępnej przestrzeni.
  • Elastyczność i swoboda działania. Programiści doceniają taką atmosferę. Część osób z trudem przestawia się na pracę bez własnego biurka, ale pracownicy IT są bardziej otwarci na takie zmiany i przeważnie postrzegają je pozytywnie.
  • Zachęta do pracy zdalnej. Firmom, które wprowadzają hot desking, łatwiej jest zaproponować zatrudnionym specjalistom IT przynajmniej częściową pracę zdalną.
  • Motywacja do sprzątania. Hot desking dopinguje pracowników, aby utrzymywali porządek na stanowisku pracy.
  • Integracja pracowników. Przemieszczając się po biurze w poszukiwaniu wolnego miejsca można poznać nowe osoby z różnych działów. W przypadku największych firm, właściwie codziennie spotyka się kogoś nowego .
  • Wolność wyboru. Hot desking pozwala pracownikom wybrać najwygodniejszą dla nich część biura.
  • Przyspieszony rozwój. Hot desking sprzyja szybszemu uczeniu się – można zająć miejsce obok specjalisty z danej dziedziny i współpracować z nim.

Ciemna strona hot deskingu


  • Ryzyko przestoju. Wszystko działa, dopóki precyzyjnie planuje się harmonogram pracy. Niestety, jeśli w biurze znajdzie się nagle więcej pracowników niż stanowisk, nie ma mowy o wydajności.
  • Praca na walizkach. Ciągłe rozkładanie i zbieranie potrzebnych przedmiotów może być męczące. Wystarczy spojrzeć na biurka niektórych programistów - wiele rzeczy leży tam już ładnych kilka lat.
  • Trudniejsza współpraca w zespole. W tej formule pracownicy bardziej identyfikują się z firmą, niż z zespołem, którego są przecież częścią. Taka postawa może przeszkadzać w branży IT, gdzie często pracuje się nad projektem w ramach określonego zespołu.
  • Niewygodne stanowiska. Brak biurka przypisanego do konkretnego pracownika może powodować problem z ergonomią stanowiska pracy. Pracodawcy nie zawsze pamiętają o biurkach z regulowanym blatem czy odpowiednich fotelach, które każdy może szybko dostosować do siebie.
  • Słabsze więzi. Badania pokazują, że hot desking może prowadzić do wykazywania mniejszej uwagi wobec współpracowników, a nawet redukować zaangażowanie w wykonywane zadania.
  • Dyskomfort psychiczny. Zawsze dla części pracowników posiadanie własnego biurka będzie bardzo ważne. Dotyczy to nawet tak otwartej społeczności jak software developerzy.
  • Dokumentacja w niebezpieczeństwie. Chociaż to mniejszy problem w przypadku branży IT, gdzie wiele materiałów ma postać cyfrową, może się zdarzyć problem z przechowywaniem dokumentów poszczególnych pracowników. Takie materiały trzeba ciągle przenosić (np. do wyznaczonej szafki), co zwiększa prawdopodobieństwo ich zgubienia.
  • Niepotrzebne napięcia. Czasami może występować zjawisko rywalizacji o przestrzeń do pracy. Wtedy obowiązuje zasada: kto pierwszy, ten lepszy, i ranny ptaszek zajmuje lepiej usytuowane biurko (np. przy oknie). To może rodzić pretensje i kłótnie między pracownikami.

Chociaż hot desking ma swoje wady, wydaje się, że w przypadku IT może zdać egzamin. Coraz więcej pracowników tej branży oczekuje możliwości elastycznego wykonywania pracy, a hot desking świetnie uzupełnia pracę zdalną. Oczywiście wszystko zależy od odpowiedniego wyposażenia biura i od właściwego zaplanowania pracy, tak aby unikać sytuacji, gdy część pracowników czeka bezczynnie, aż zwolni się jakieś biurko. Wtedy zamiast usprawniać pracę, narażamy się na komplikacje i obniżenie wydajność, nie wspominając już o frustracji pracowników.