Nasza strona używa cookies. Korzystając ze strony, wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Rozumiem

Higiena pracy Project Managera - dobre praktyki

Jarosław Maciaszek Project Manager
Poznaj dobre praktyki PM-a, dzięki którym lepiej rozplanujesz swój dzień pracy.
Higiena pracy Project Managera - dobre praktyki

Jako PM-owie używamy kilku narzędzi, które ułatwiają nam życie (a co za tym idzie życie naszych  zespołów projektowych). Każda firma ma nieco inne środowisko pracy, nieco inne narzędzia, i zasadniczo  nie ma w tej materii niczego, co jest w tym względzie wyryte w kamieniu (jeśli chodzi o narzędzia do  organizacji pracy, z których korzysta absolutnie każdy) – ten dokument ma być zbiorem swego rodzaju  wskazówek, myśli typu „tips & tricks”, dzięki czemu możesz zobaczyć, z czego można korzystać, jak  podejść do organizacji swojego czasu (i przez to, czasu Twojego zespołu), jak zachować mentalną higienę  w miejscu pracy, jak ustandaryzować i uporządkować swój tryb pracy itd. itp.  

Wychodzę z założenia, że im więcej rzeczy jesteśmy w stanie uporządkować, tym mniej czasu spędzamy  później na szukaniu maili, notatek, plików itd. – a więc nie musimy o tym myśleć, bo mamy w głowie  tylko jedną „strukturę” przechowywania informacji; więcej czynności wykonujemy automatycznie, i  przez to mamy więcej zasobów mentalnych, by zająć się czymś ciekawszym/przynoszącym więcej  wartości. 


Korzystanie z poczty 


Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby Gmail pracował dla Ciebie bardziej efektywnie; są szanse, że  już je robisz, ale dzielenie się podstawami nie zaszkodzi. Gdy rozpoczynam nową pracę, skonfigurowanie  Gmaila w taki sposób jest pierwszą rzeczą, którą się zajmuję. 


Odpowiadaj wszystkim 

Często o tym zapominamy, a jest to bardzo często podstawa prowadzenia efektywnej komunikacji.  Zbieranie informacji z kilku wątków, przekazywanie maili swoim kolegom, bo ktoś zapomniał ich dołączyć w odpowiedzi itd. Tego wszystkiego można w prosty sposób uniknąć. Gmail oferuje „odpowiedz wszystkim” jako standardową opcję odpowiedzi jednym kliknięciem – wystarczy tylko ją ustawić (Ustawienia -> Ogólne -> Domyślny sposób odpowiedzi: odpowiedz wszystkim). 


Etykiety 

Używaj ich do oznaczania poszczególnych projektów i przenoszenia powiązanych e-maili w odpowiednie  miejsce. Pomaga utrzymać porządek w komunikacji (zwłaszcza jeśli jest dużo oddzielnych wątków). W  ten sposób będziesz mieć przejrzystą „strukturę komunikacji projektu”, która będzie łatwo dostępna, co  pomoże zaoszczędzić czas podczas przeszukiwania starszych wątków. 


Karty 

Jeśli subskrybujesz strony, które wysyłają przypomnienia o wydarzeniach społecznościowych lub  związanych z rynkiem, użyj osobnej karty w Gmailu, aby oddzielić je od wiadomości związanych z pracą.  W ten sposób ponownie łatwiej będzie śledzić zarówno wydarzenia, jak i wszelkie związane z pracą e-maile, które możesz przegapić, ponieważ zostaną pochowane pod innymi rzeczami. 

Szkolenia, oferty, komunikaty z Jiry/Confluence, przypomnienia o fakturach itd. – wszystko to może (i  powinno) mieć swoje miejsce, by nie zaśmiecać głównej skrzynki, do której trafia np. komunikacja z klientami. Łatwiej się w tym wszystkim połapać, jeśli wiesz czego gdzie szukać. Dodatkowo całość  wygląda dużo bardziej przejrzyście po takich porządkach, co też pozytywnie wpływa na higienę pracy. 


Reguła „0 nieprzeczytanych” wiadomości + archiwizacja 

To raczej pomysł na podejście do pracy – zawsze staraj się mieć czystą skrzynkę odbiorczą przed  zakończeniem dnia pracy. Po pierwsze: daje to poczucie spełnienia, a po drugie: daje poczucie swobody i  pewności, że nic więcej nie czai się za rogiem. Docelowo, rezultatem powinna być czysta skrzynka  mailowa na koniec dnia, a w „najgorszym” wypadku – te kilka maili, które zostaną „na jutro”, bo np. są  przyblokowane/oczekujemy na dodatkowe informacje od naszego zespołu, nie zginą pod naporem  nowych wiadomości. 

Aby jeszcze bardziej w tym pomóc, zarchiwizuj wiadomości, które przeczytałeś/przejrzałeś + przenieś je  do odpowiednich kart/etykiet, aby Twoja skrzynka odbiorcza zawsze byłą jak najbardziej przejrzysta. W  ten sposób, jeśli zostawisz coś na następny dzień, będziesz miał jasny punkt wyjścia i będziesz wiedział,  gdzie skończyłeś dzień wcześniej. Posłuży to za jasny punkt, od którego można zacząć dzień pracy. 

A wiadomo, że jak już się zacznie, to potem jakoś idzie.


To-do listy i organizowanie pracy 

Jedna wskazówka, którą warto się podzielić, i która bardzo dobrze działa w moim wypadku, jest z  gatunku tych ogólnych – rób dużo notatek. Bez względu na medium: długopis i papier lub cyfrowo, notuj  dużo i dokładnie, to pomoże na dłuższą metę. Może to pomóc Tobie, bo przysłuży się spokojnemu  sumieniu. Twojemu zespołowi, ponieważ będziesz w stanie sprawnie odpowiedzieć na konkretne pytania. Ewentualnie będziesz mógł znaleźć źródło pomysłów i przedstawić chronologicznie co i jak się działo. No i oczywiście – pomaga to również klientowi. 


Narzędzia do robienia list (np. Todoist) 

Jednym ze sposobów korzystania z Todoist jest wykorzystanie podobnej struktury, która została  wcześniej opisana dla Gmaila – miej osobne przestrzenie projektowe i notuj, co należy zrobić w  odpowiednich miejscach. Możesz oznaczać e-maile jako zadania, tworzyć podzadania, wyznaczać daty  do wykonania poszczególnych rzeczy (np. przypominajki do wystawiania faktur, cyklicznego wysyłania  raportów itd.). 


Kalendarz 

Kalendarz Googla również ma „kilka” przydatnych funkcji – w moim przypadku przydaje się opcja  skrócenia wyznaczonych spotkań (z 30 minut na 25, z godziny na 50 minut itd.). Po włączeniu tego  ustawienia kalendarz sam będzie nam wyznaczał krótsze bloki czasowe – przydaje się to w przypadku,  kiedy w danym dniu mamy kilka calli pod rząd. Można te parę minut wykorzystać na spisanie notatek podsumowujących, szybką kawę czy cokolwiek, co pozwoli nam się przygotować do kolejnego spotkania.  Pamiętajmy jednak, że krótkie przerwy w ciągu dnia wpływają pozytywnie na efektywność pracy.  


Podsumowanie

Sumując, zacznij dzień od przejrzenia e-maili i wiadomości, sporządź listę rzeczy, które należy zrobić, i  zacznij od tego. To bardzo podstawowe podejście, ale dzięki temu wszystko jest zaplanowane i  zorganizowane w choćby minimalnym stopniu.  

A potem, jak już wspomnieliśmy wcześniej – reszta dnia „jakoś pójdzie”. 

Rozpocznij dyskusję

Lubisz dzielić się wiedzą i chcesz zostać autorem?

Podziel się wiedzą z 160 tysiącami naszych czytelników

Dowiedz się więcej