Jak zorganizować pracę zdalną - Zasady Remote

W rękach mam książkę "Remote: Office Not Required" . Opisuje ona zjawisko pracy zdalnej, to jak można korzystać z atutów oraz jak złagodzić niedoskonałości tego podejścia. Książka przydatna będzie dla przedsiębiorców, którzy się zastanawiają nad pełnym lub cząstkowym przejściem na pracę zdalną swojego zespołu ale również pomocna dla pracowników i freelancerów, którzy chcą pracować efektywnie. 

 

Dlaczego nie możemy zostać w biurze ?

Zauważyłem, że osiągam najwyższą produktywność we wczesnych godzinach porannych (w chwili, kiedy pracuję nad artykułem, zegar pokazuje 05:08) lub w weekendy.

 

Dlaczego?

O tych porach liczba czynników rozpraszających jest najmniejsza. Z tego punktu widzenia biuro nie jest idealnym miejscem pracy, ponieważ dzieli ono dzień pracownika na wiele drobnych odcinków. Przez 15 minut skupiamy się nad projektem, a po chwili nad czymś zupełnie innym. Dzień jestem wypełniony spotkaniami, konferencjami, wiadomościami na komunikatorze, rozmowami, podczas kiedy praca twórcza wymaga długich okresów skupienia.

 

W biurze kolega może podejść i klepnąć Ciebie po ramieniu, inny może oderwać Cię od pracy, bo potrzebuje “pilnej” konsultacji. Dlatego kiedy jednak przychodzimy do biura w weekendy, potrafimy zrobić znacznie więcej.

 

Nie tracić czasu na dojazdy.

Droga do pracy i z powrotem zajmuje nasz czas. Tracimy go w korkach, wiele czynności codziennych powinniśmy wykonywać jak najszybciej, żeby zrekompensować te straty, zdążyć do pracy na czas. Jemy przetworzone, gotowe dania, widzimy się rzadziej z dziećmi, coraz rzadziej znajdujemy kwadrans dla żony czy męża, dziewczyny. Lista spraw domowych na weekend zabiera nam czas na odpoczynek i rodzinę.

Ile czasu spędzamy w drodze?

Jeśli dotarcie do pracy zajmuje nam 30 minut, a kolejnych 15 potrzebujemy na wyście z domu- zebranie się, to dziennie potrzebujemy na to 1,5 godziny. Jest to 7,5 godziny tygodniowo czy ok. 300-400 rocznie, a w dużych miastach nawet do 600 godzin.

400-600 godzin tygodniowo zajmuje nam drugorzędne zajęcie, które nie wnośi w nasze życie żadnego pożytku. Możemy pójść dalej i wyrazić te liczby w zarobkach. 76000/21/8*600=271428 zł. rocznie.

 

Dobry specjalista wcale nie musi przeprowadzać się do dużego miasta z mniejszego tylko po to, żeby dostać pracę. Zdalnie można pracować nawet z domku na wsi, otrzymując za to solidne wynagrodzenie.

 

Technologie.

Dlaczego wcześniej nikt nie mógł pozwolić sobie na to, aby pracować zdalnie?

Odpowiedź jest prosta: nie były dostępne potrzebne do tego technologie. Nie dałoby się pewnie zorganizować pracy zdalnej, korzystając z faksu i poczty tradycyjnej. Jednak dzisiaj sprawa wygląda inaczej. Istnieje masa narzędzi, które pozwalają zorganizować produktywną pracę na odległość.

37Signals korzystają z następujących narzędzi:

  • Basecamp. Jest to ich najważniejszy produkt. Pozwala definiować cele, przygotowywać to-do listy, dzielić się plikami, zorganizować czas pracy.

  • WebEx — daje możliwość udostępnienia ekranu, przeprowadzenia demo produktu dla widowni zdalnej, zorganizować telekonferencję.

  • KnowYour Company. Technologia dla małych firm (25-75 pracowników), która pozwala na monitoring tego, co pracownicy myślą o firmie.

  • Skype

  • Campfire. Również produkt od 37signals. Pozwala wszystkim członkom zespołu na komunikację w ramach jednego zespołu. Masz wolną chwilę? Wyślij mema kolegom. W tym samym celu używamy Slack.

  • Google Hangouts. Nawet z podobną częstotliwością, co Skype.

  • Dropbox

  • Google Docs

  • Coworking spaces. Jeśli nie macie możliwości pracować z domu, możecie spróbować pracy w coworku.

 

Wymówki:

Cuda się zdarzają jedynie, kiedy pracujemy pod jednym dachem. Kiedy pracujemy wspólnie w jednym pomieszczeniu, możemy zorganizować spotkanie, zrobić burzę bózgów i wymyślić coś niesamowitego. Jednak nie ma większego sensu na poświęcanie czasu na idee, które nie będziemy w stanie zrealizować przez co najmniej następny rok. Pytanie: ile rzeczywistych “burz”: udaje się nam przeprowadzić rocznie? Myślę, że niewiele. A ile pomysłów jest w stanie przetrawić nasza firma? Najczęściej, jeszcze mniej.

 

1. Jak mogę sprawdzić, czy mój zespół pracuje, kiedy nie widzę tego?

Chris Hoffman (CEO It Collective ) twierdzi, "Jeśli nie ufamy pracownikom, oznacza to, że popełniliśmy błąd podczas rekrutacji. NIe będziemy pracować z osobą, która nie potrafi dostarczyć dobrego wyniku, ułożyć własny harmonogram i nie może poradzić sobie z obciążeniem. Rekrutujemy jedynie doświadczonych profesjonalistów, którzy potrafią zarządzać swoim czasem i wnieść swój wkład we wspólne dzieło, nie będziemy opiekunkami. Sprawa jest prsta. Praca jest oceniana poprzez jej wynik, a jeśli go nie ma - pracownik powinien zostać zwolniony."

 

2. Dom rozprasza.

Rzeczywiście, w domu powodów, aby zwrócić uwagę na cokolwiek innego, niż praca, jest znacznie więcej. Jednak organizacja pracy - to klucz do rozwiązania. Trudniej jest skupić się, siedząc na kanapie, niż kiedy zamkniemy się w oddzielnym pokoju. Jeśli nie jest to możliwe czy pomocne, możemy pracować poza domem - w kawiarni, parku, bibliotece czy coworku.

Większość ludzi chce pracować. Jednak jeśli zajmujemy się czymś, w czym nie widzimy sensu, to jest to sygnał, by zastanowić nad zmianą pracy, a nie nad jej organizacją.

 

3. Tylko w biurze można zagwarantować bezpieczeństwo.

 

Jest to poważna kwestia, i 37signals mają własny zestaw reguł, które powinny chronić firmę:

  1. Szyfrowanie dysków twardych.
  2. Wyłączenie automatycznego wejścia do systemu, po trybie śpiącym zawsze korzystanie z hasła.

  3. Aktywny tryb bezpieczny na wszystkich stronach, zwłaszcza krytycznych typu Gmail.

  4. Kod blokady na smartfonach oraz możliwość zdalnego usunięcia zawartości gadżetu.

  5. Odmienne hasła na różnych stronach oraz ich przechowywane w specjalnym programie.

  6. Podwójna autoryzacja na serwisach krytycznych typu Gmail.

 

4. Duże firmy nie robią tego, dlaczego więc my powinniśmy?

Wiele gigantów biznesu utknęło w nieefektywności i biurokracji. Nie powinniśmy się do nich porównywać, choć są niektóre duże korporacje, praktykujące pracę zdalną dla swoich pracowników: IBM, eBay, Microsoft, Intel, Cisco, Mersedes-Benz.

 

5. Kultura korporacyjna.

Kultura - to nie turnieje tenisa stołowego czy wspólne grille. Kultura to pewne wartości i  oparte o nie działania firmy. Na przykład:

  • Sposób, w jaki rozmawiamy z klientami. Czy klient zawsze ma rację?

  • Jakie jest nasze podejście do jakości produktu? Dążymy do perfekcji czy idziemy po linii najmniejszego oporu?

  • Jak rozmawiamy między sobą? Uprzejmie czy bez powagi?

  • Jakie obciążenie pracą uważamy za akceptowalne? Czy wynagradzamy pracoholików, a może tych, którzy co jakiś czas kończą wcześniej w piątki?

  • Jak wybieramy ryzyko? Jako szansę na sukces czy preferujemy powolne, ale pewne tempo?

 

6. Odpowiedź potrzebna natychmiast.

Kiedy pracujemy razem, łatwo jest nabyć zazwyczaj przerywania pracy innym, nawet nie mając niczego naprawdę pilnego. Dokładnie to oto zjawisko sprawia, że dzień pracownika biurowego zostaje pocięty na wiele drobnych kawałeczków-kwadransów: telefony, pytania od kolegów, odpowiedź na Skype, mail, obiad, kolejne pytanie, wspólna kawa.

Powinniśmy, co najmniej unikać pilnych spraw. Trzeba przyznać, że nie każde pytanie wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Tak, możemy chcieć uzyskać odpowiedź jak najszybciej. Co się jednak stanie, jeśli uzyskamy ją dopiero za dwie godziny? Prawdopodobnie, wyjdzie, że 80% pytań można się skontaktować poprzez pocztę elektroniczną i zadowolić się odpowiedzią asynchroniczną. W przypadku spraw ważniejszych, rozwiązaniem będzie Skype. Jeśli pali się wszystko, w koniec końców można zadzwonić.

 

7. W naszej firmie/branży to nie zadziała.

Przedstawiamy wstępną listę branż, w których praca zdalna jest możliwa: IT oczywiście, audyt, sektor państwowy, wzornictwo, produkcja kinowa, wydawnictwa, konsulting, marketing, rekrutacja, produkcja komputerowym, produkcja systemów operacyjnych, reklama, ubezpieczenia, finansowe, usługi prawnicze, tłumaczenia. Istnieje take wiele branż, w których praca zdalna jest akceptowalna w niepełnym wymiarze. 

 

Jak zorganizować pracę zdalną ?

 

Synchronizujemy godziny pracy.

Co najmniej kilka godzin pracy powinny się nakładać dla pracowników, żeby wszyscy mieli czas na współpracę z innymi uczestnikami zespołu. Wtedy można zadawać pytania i odpowiadać na maile. Jest to ważny aspekt, inaczej rzeczywiście ważne sprawy mogą być przekładane w nieskończoność jedynie z powodu różnic czasowych.

 

Wspólny ekran.

Bez opcji udostępniania ekranu praca w IT nie jest możliwa. Za pomocą tej opcji omawiamy z kolegami nasz dotychczasowy postęp projektu. Możemy nagrywać screencasty. Jest to pomocne, kiedy chcemy pokazać nową funkcję. Screencast wcale nie musi być dopieszczany, wystarczy jedna próba nagrania “tak, jak wyszło”.

 

Udostępniamy resztę.

Harmonogramy, pliki z prezentacjami, materiały projektowe, wyniki rozmów z klientami - wszystko powinne być dostępne całemu zespołowi. Podczas pracy zdalnej może pojawić się potrzeba “zapytać kogoś, nie wiadomo kogo”, a rozwiązanie problemu jest banalnie proste: jeśli wszystkie materiały będą dostępne każdemu. Żadna informacja nie powinna zostać “ukryta” na komputerze tylko jednej osoby.

 

Wirtualny kuler.

W stanach kuler jest miejscem spotkań i pogadanek. U nas tę funkcję częściej pełni kuchnia czy palarnia. W pracy powinno  zostać miejsce na luźną poza profesjonalną komunikację. Można omówić kolejny odcinek serialu, nowy produkt Apple, jednak jest to znacznie trudniejsze, gdy pracujemy zdalnie. W tym celu 37signals korzystają z Campfire, a my używamy Slack.

 

Każdy powinien wiedzieć, co się dzieje.

W biurze typu “open space” istnieje potok informacji. Większość pracowników wie, co się dzieje w firmie, kto i nad czym pracuje. W przypadku pracy zdalnej to nie jest oczywiste. Najczęściej pracownik ma kontakt z autorem zadań - jedną - dwoma osobami. W wyniku tego jedyny człowiek, który widzi szerszy obraz to kierownik projektu czy manager.

Żeby nie tracić łączności pomiędzy pracownikami firmy, można przeprowadzac spotkania, telekonferencję czy korespondencję w oddzielnych wątkach, gdzie każdy prezentuje swoje pole działania. Prowadzę blogi, poświęcone każdemu z projektów, którymi się zajmuję. Dodaje wpisy po spotkaniu z klientem, publikuje nowe zdjęcia od razu po ich uzyskaniu, ujawniam zaplanowane działania.

 

Gotowość w sytuacji krytycznej.

Samo biuro może być najsłabszym ogniwem, kiedy, całą infrastruktura firmy jest zainstalowana w jednym pomieszczeniu czy budynku. Zwykłe uszkodzenie kabla elektryczności podczas remontu ulicy może sparaliżować całą firmę. Oczywiście, najlepszym zabezpieczeniem będzie instalacja infrastruktury poza biurem.

Uwaga: spotkania i kierownicy.

Pamiętajmy, że organizacja spotkania - to strata czasu. Półgodzinne spotkanie dla ośmiu osób to już 4 roboczogodziny. Same w sobie spotkania nie są złe, jednak trzeba pilnować ich przejrzystości i kierunku.

 

Kierownik to osoba, która podejmuje działania kierownicze. Nie tylko pracownicy, lecz również kierownicy zespołów powinny móc organizować własny czas w taki sposób, aby rozdawanie poleceń i działania kontrolne nie odbierały cennego czasu pracy zespołu.

 

Praca z klientami.

Klienci naszej firmy mogą się znajdować gdziekolwiek. Żeby współpraca z nimi przebiegała sukcesywnie, powinniśmy przestrzegać kilku zasad:

 

  • Powiadamiać klientów natychmiast o tym, że pracujemy zdalnie i znajdujemy się daleko.

  • Przedstawiać klientom referencje zanim sami o nie poproszą.

  • Jak najczęściej pokazywać postępy projektu.

  • Być dostępnym i dawać klientowi o tym znać: oddzwaniać na czas, odpowiadać na maile i wiadomości na komunikatorach.

  • Informować klienta o procesie pracy, tak, żeby się mógł poczuć pełnoprawnym uczestnikiem projektu.

 

Jak znaleźć i utrzymać ludzi ?

Możemy szukać, na całym świecie czy w całym kraju. Żeby zatrudnić pracownika wystarczy, aby posiadał umiejętności w konkretnym obszarze, dobrze znał język, umiał na piśmie wyrażać swoje myśli. Proces rekrutacji powinien być klarowny, bez zaskoczeń i trików. Wystarczy dać zadanie testowe, praktyczne i bliskie rzeczywistej pracy, którego wykonanie powinno zostać opłacone. Wynagrodzenia pracowników nie powinny podlegać dyskryminacji ze względu na realną lokalizację pracownika. Trzeba pamiętać, że praca zdalna to szansa, aby zaprosić do zespołu najlepszych specjalistów, a nie znaleźć najtańszą siłę roboczą. Jeśli postanowiliśmy współpracować z konkretną osobą, warto zorganizować z nią spotkanie, zaprosić do biura, opłacić transport i zakwaterowanie. Jeśli takiej możliwości nie ma, spotkanie powinno odbyć się co najmniej przez Skype.

 

Produktywność.

Kilka rad na temat organizacji własnej pracy zdalnej:

 

Harmonogram dnia.

Własnoręcznie ułożony harmonogram wprowadza dyscyplinę. Zdarza się tak, że któregoś dnia nie mamy żadnych planów i możemy sobie pozwolić spędzić pół dnia w łóżku, a potem zarwać noc w pracy, podczas kiedy wieczory najlepiej by było spędzać z rodziną. Dobry sposobem jest podział dnia na “strefy”: “praca z kolegami”, “sprawy bieżące”, “poważny projekt”.

 

Podział.

Powinien zaistnieć nienaruszalny podział pomiędzy domem i pracą. Można zorganizować strefę pracy, i pracować jedynie będąc w niej, przebierać się w ubrania do tego przeznaczone. Jeden z pracowników 37signals ma w domu oddzielne kapcie “do pracy”.

 

Poranek w domu, dzień w biurze.

Podobny schemat może zostać bardzo wygodnym rozwiązaniem organizacyjnym. W domu można się skupić na ważnych rzeczach w spokoju, a po południu dotrzeć do pracy bez korków i poświęcić czas na omówienie spraw z kolegami.

 

Oddzielne komputery.

Niech komputer do pracy i komputer dla rozrywki zostaną zainstalowane w oddzielnych pomieszczeniach, najlepiej jak będą się uzupełniać albo zamieniać. Mogą nawet mieć inne systemy operacyjne i oprogramowanie. Nie warto instalować programów służbowych na prywatnym komputerze, żeby nie mieć pokusy na “szybkie zerknięcie w skrzynkę”.

 

Kiedy nie chcemy izolacji.

Nie zawsze mamy nastrój na pracę zdalną w samotności, za to daje o sobie znać chęć spotkania się z ludźmi. Wtedy idealnym rozwiązaniem będzie cowork albo kawiarnia, biblioteka czy biuro. W niektórych firmach istnieje możliwość wynajmu biurka. Jeśli mamy dość otoczenia, łatwo jest zmienić dekoracje.

 

Motywacja.

Jedynym sposobem na motywowanie ludzi jest zachęcanie ludzi do pracy nad projektami, które ich interesują, z ludźmi, z którymi się czują komfortowo.

To tyle :)

p.p1 {margin: 0.0px 0.0px 0.0px 0.0px; font: 11.0px Helvetica; color: #000000; -webkit-text-stroke: #000000} span.s1 {font-kerning: none}

Mam nadzieję, że ta recenzja przybliża Wam temat pracy zdalnej. Jakie macie swoje doświadczenia w tym wymiarze ? Ciekawy jestem, piszcie w komentarzach! :)