Nooffice czyli jak pracujemy zdalnie w nozbe


Michał, założyciel i CEO Nozbe, od lat boryka się z problemem, jak wyjaśnić niektórym, że jego firma nie ma biura. Choć jest XXI wiek, a szef ma gadane i naturalny dar przekonywania, część rozmówców nadal nie może uwierzyć, że można prowadzić biznes bez pokojów z wykładziną dywanową, obrotowymi krzesłami, szeregami biurek, gwarem, dystrybutorem wody, wesoło nawołującym "Panem kanapką" czy ekspresem do kawy, przy którym odbywają się najważniejsze dyskusje.

 

A naprawdę można! Wystarczy wypracować pewne schematy i zasady komunikacji oraz kulturę organizacji, a także dobrać odpowiednie narzędzia i odpowiednich ludzi — i można ruszać na podbój rynków.

Dlaczego nie mamy biura?

Odpowiedź zawiera się w tym prostym haśle: "Praca to nie miejsce, do którego chodzisz – praca to jest to, co robisz."

Aby realizować projekty na czas, skutecznie wypełniać obowiązki, efektywnie współpracować z zespołem i wychodzić na przeciw potrzebom klientów, nie potrzeba biura.

Aby być postrzeganym jako wartościowa firma i godny konkurent, nie potrzeba biura.

Aby wygodnie usiąść przed komputerem i rozpocząć realizację zaplanowanych celów, nie potrzeba biura.

I nawet, aby spotkać się z współpracownikami i omówić istotne kwestie, wcale nie potrzeba biura.

Co zyskujemy?

Pracując zdalnie, zyskujemy sporo, tak w aspekcie zawodowym, jak i osobistym.

Nie frustrujemy się dwa razy dziennie, tkwiąc w korkach.

Nie tracimy kilku procent życia na dojazdy do biura i z powrotem.

Nie musimy przeprowadzać się z rodzinnych stron, aby wykonywać ciekawą pracę za dobre pieniądze.

Możemy natomiast przeprowadzić się do wymarzonego miejsca na Ziemi, a praca "podąży" za nami.

Unikamy chaosu, gwaru i niesprzyjających skupieniu warunków panujących zwykle w biurach, szczególnie w stylu "open space".

Mamy możliwość tworzenia sobie optymalnych do pracy "okoliczności przyrody" oraz dostosowania godzin działania do swoich predyspozycji i aktualnego nastroju.

Spędzamy więcej czasu z bliskimi lub robiąc rzeczy, które sprawiają na przyjemność.

Kilka lat temu nakręcilismy krótkie video o pracy zdalnej w naszej firmie - możesz obejrzeć :-)

Ewentualne niedogodności

Kij "No office" z pewnością ma dwa końce. Nam, miłośnikom pracy zdalnej, ciężko jest jednak znaleźć poważne wady takiego układu. Aby jednak zachować obiektywizm...

Praca z domu ogranicza w jakimś stopniu możliwość poznawania nowych ludzi - można przecież natknąć się na ciekawe osoby w windzie, czy w kuchni, podczas odgrzewania obiadku w mikrofalówce (ale można też poznać nowych ludzi popołudniu i wieczorem, o ile ciekawi ludzie nie stoją właśnie w korku...).

Czasem trudno się samemu zmotywować do wytężonej pracy - obecność szefa, czy koleżanki przy biurku obok może powstrzymać przed dziewiątą niewinną wycieczką do kuchni po przekąskę lub dolewkę kawy ;)

Niektórym może być także po prostu smutno siedzieć samemu w czterech ścianach...

... bo praca zdalna nie jest tylko dla samotników :-)

No Office wymaga dyscypliny i dobrej organizacji pracy. Ale to wszystko. Nie sądzę, by ten tryb pracy był odpowiedni tylko dla introwertycznych odludków :-) Jeśli komuś brakuje towarzystwa, może pracować w kawiarnii, umówić się z innymi osobami, które nie chodzą na co dzień do biura, lub wykupić miejsce w co-worku. Trzeba jednak pamiętać, że traci się wówczas to "coś" - czyli warunki sprzyjające koncentracji i nieprzerywanej niczym (ani przez nikogo) pracy.

Przejdźmy do praktyki: workflow

Praca w Nozbe opiera się na zasadach piramidy komunikacji opracowanej przez Radka Pietruszewskiego i Michała Śliwińskiego w ich podcaście. Ma ona pięć poziomów:

Poziom 1. Działanie w skupieniu i na najwyższych obrotach. Trzon naszej pracy. Zero przeszkadzaczy. Po prostu skupiamy się na realizacji zadania, a gdy kończymy, przedstawiamy owoc naszych działań współpracownikom. Na tym poziomie komunikujemy się poprzez efekty pracy.

Poziom 2. Oczekiwanie na feedback współpracowników. Po ukończeniu zadania potrzebne są informacje zwrotne od zwierzchnika lub innej kompetentnej osoby. Na tym poziomie nie oczekujemy natychmiastowej reakcji na swoją wiadomość. Spodziewamy się raczej, że wybrana osoba prześle swój feedback tak szybko, jak tylko będzie mogła. Nie przeszkadzamy jej, ale liczymy na pomoc.

Poziom 3. Wiadomości na bieżąco - gdy informacja zwrotna potrzebna jest niemal natychmiast. W tradycyjnym środowisku pracy utarło się, aby w takiej sytuacji po prostu podejść do czyjegoś biurka. My korzystamy z aplikacji do czatowania i nie przeszkadzamy zanadto naszym współpracownikom. Wysyłając wiadomość na Slacku, sygnalizujemy, że potrzebujemy czyjegoś zaangażowania w tej chwili.

Poziom 4. Natychmiastowy feedback. Wiadomo, że czasem potrzebujemy przedyskutować z kimś konkretny temat, ale nie wymagamy od współpracownika, aby poświęcił nam 100% uwagi. Na tym etapie korzystamy z rozmów głosowych.

Poziom 5. Spotkania. Niektóre sytuacje ich wymagają. Jest to jednak najrzadziej wykorzystywana przez nas forma komunikacji. Wymaga przygotowania i absolutnego zaangażowania wszystkich uczestników. Każdy jest skoncentrowany wyłącznie na bieżącej dyskusji i zobowiązany do aktywnego uczestnictwa. Na tym poziomie komunikacja przebiega bardzo szybko, ale ceną jest czas i energia wszystkich obecnych. Z tego powodu uciekamy się do tego kanału sporadycznie i tylko w przypadkach, gdy spotkanie jest naprawdę konieczne.

Innymi słowy, każdy, kiedy tylko to możliwe, pracuje sam, w absolutnym skupieniu. Jeśli musimy skorzystać z czyjejś rady, prosimy o nią w jak najmniej nachalny sposób, szanując czas innych. Gdy kończymy pracę, dzielimy się efektami ze współpracownikami, którzy powinni je zobaczyć, przekazujemy zadanie na kolejny poziom realizacji/weryfikacji i zabieramy się za kolejną sprawę.

Spotkania odbywamy regularnie. Zapraszamy na nie tylko osoby, które naprawdę powinny na nich być. Zawsze przygotowujemy agendę, rozmawiamy konkretnie i kończymy, dodając do Nozbe zadania dla poszczególnych osób.

Narzędzia

Pracujemy na projektach, którymi zarządzamy w Nozbe. Każdy projekt zawiera zadania, które najcześciej przypisane są konkretnym osobom, mają określony deadline oraz szczegóły wykonania.

Najchętniej komunikujemy się poprzez zadania i komentarze do zadań w Nozbe. Rzadziej - w przypadku mało istotnych spraw - na Slacku.

Dział IT korzysta z GitHuba.

Do dokumentacji używamy Confluence, ale aktualnie szukamy lepszego narzędzia.

Spotkania odbywamy na Zoomie, czasem na Facetimie.

Pliki przechowujemy na Dropboksie.

Nowe pomysły rozpisujemy w appkach do mapowania myśli - tu decydują osobiste preferencje.

Niektórzy posługują się Evernotem - wiadomo: do notatek i materiałów referencyjnych.

Do powtarzających się projektów i procesów zawsze używamy szablonów w Nozbe.

Jeśli chcesz poczytać więcej na ten temat, odsyłam do książki Michała: ["No Office Apps"](https://sliwinski.com/apps/) napisanej w języku angielskim.

Podsumowanie

Dzięki przyjętemu systemowi pracy, wzajemnemu szacunkowi i zaufaniu, każdy w Nozbe realizuje jak najwięcej zadań, jak najmniej przeszkadza innym i prosi o informacje zwrotne tylko, gdy jest to konieczne.

Rozumiemy, że to my wykonujemy pracę i realizujemy zadania i nie potrzebujemy do tego biura.

Doceniamy czas, jaki zyskujemy nie dojeżdżając do pracy.

Lubimy Piąteczki, czyli specjalnie zaprojektowane piątki w naszej firmie. Każdy przeprowadza w ten dzień cotygodniowy przegląd swoich spraw, kończy zadania niecierpiące zwłoki, a następnie dba o samorozwój :-)

Jeszcze bardziej lubimy zjazdy firmowe - dwa razy w roku spotykamy się wszyscy, aby wspólnie spędzić czas "w realu".