Wejdź do Matrixa - spójrz inaczej na kompetencje zespołu

Czy słyszałeś kiedyś o narzędziu dzięki, któremu masz możliwość natychmiast zobaczyć umiejętności swojego zespołu oraz łatwo zdecydować, które rozwijać? Jeśli nie, to zerknij na macierz kompetencji zespołu, bo u mnie świetnie się sprawdza! 

Najpierw napiszę czym jest team competency matrix i co Ci może dać, a niżej znajdziesz instrukcję jak łatwo zrobić ją z własnym zespołem. Matryca kompetencji pozwoli Ci ujrzeć, na jakich umiejętnościach Twojego zespołu warto się skupić i dodatkowo je rozwijać za pomocą odpowiedniego wsparcia czy szkoleń. 

Macierz kompetencji

Macierz może być takim Twoim centrum dowodzenia, dashboardem, który pozwala Ci: przejrzeć na wskroś zespół: 

• oszacować szansę dowiezienia na czas (porównanie zadań w kolejce z ilością i jakością umiejętności w zespole),
• znaleźć i zminimalizować ryzyko braku niezbędnych umiejętności,
• zaplanować ścieżki rozwoju osób, z którymi pracujesz,
• łatwiej wdrożyć nowe osoby.

Ocena umiejętności u konkretnych osób może bardzo dobrze wpłynąć na zaangażowanie całego zespołu, bo każdy wie, do kogo może się zwrócić o pomoc w razie problemów z jakimś systemem czy technologią. Zebrane w jednym miejscu informacje pozwalają zaplanować delegowanie zadań i rozwój poszczególnych osób tak, aby ich umiejętności były jak najbardziej trafne.

Świetnym punktem matrycy kompetencji jest pokazanie, na jakim etapie są umiejętności każdej osoby. Tworząc odpowiedni zbiór umiejętności całego zespołu, team leader jest w stanie stwierdzić, które kompetencje są wystarczająco rozwinięte, a których rozwój powinien wspierać np. za pomocą szkoleń. Możesz z takim dokumentem lobbować w dziale szkoleń o budżet, a u swojego szefa o więcej ludzi. 

Nie ograniczamy się jednak tylko do spisania aktualnych umiejętności, bo planujemy też wzrost umiejętności każdej osoby. Zwłaszcza przy zatrudnieniu kilku osób, po paru miesiącach i porównaniu stanu przed i po łatwo zobaczysz, kto poszerza wiedzę i umiejętności, a kto pozostaje w miejscu. 

Dla mnie standardem jest, że matrycę tworzy się wspólnie z całym zespołem, bo ma on służyć wszystkim i dobrze odzwierciedlać poziom umiejętności. Kto zna daną technologię czy język na jakimś poziomie i czy może uczyć też innych — np. niedawno zrekrutowanych kolegów (i koleżanki). Jeśli jednak nie wiesz, jak zespół to przyjmie, to najpierw spróbuj stworzyć sobie własną próbną wersję. 

Po co Tobie i Twojemu zespołowi taka matryca, czyli korzyści

Najważniejszą korzyścią matrycy kompetencji jest szybka analiza przez team leadera czy każdego członka zespołu, na jakim poziomie umiejętności i rozwoju znajduję się cały team. Widać wtedy czy możecie: 

• sprostać przydzielanym zadaniom (czy jest komu je robić),
• czy ktoś może iść na urlop,
• kto jest niezastąpiony i może warto dać mu podwyżkę lub inaczej docenić,
• komu dawać jakie szkolenia, komu wsparcie czy mentoring,
• do kogo nowe osoby mogą się zgłosić gdy mają problem.

Pamiętaj tylko, że to żywy dokument — to znaczy, że trzeba go co pewien czas aktualizować, żeby jak najlepiej spełniał swoje zadanie. Czasem taka matryca może stworzyć dobrą motywację do nauki czy pozytywną rywalizację, bo kilka osób może zapisać się na szkolenie, a ostatni, który je ukończy stawia piwo pozostałym ?. Albo pierwszy w nagrodę może mieć kilka godzin wolnego na jakiś “swój”projekt. Nie musisz sam tego wymyślać, podrzuć w zespole taki pomysł, a oni sami ustalą odpowiednią nagrodę. 

I tu jeszcze drobna uwaga — macierz w rękach słabego managera może służyć do karania “najsłabszego ogniwa” poprzez ciągłe porównywanie go do innych (“nie dostaniesz kasy za nadgodziny, jesteś najsłabszy w zespole, gdybyś był lepszy — pewnie tych nadgodzin by nie było”). Jeśli masz w swoim otoczeniu kogoś takiego, to lepiej ukryj przed nim Waszą macierz.

“A fool with a tool is still a fool”. 

Tworzymy Macierz w 3 krokach 

1. Ustal listę kompetencji

Każde stanowisko wymaga innych umiejętności, znajomości stacku technologicznego czy nawet umiejętności miękkich jak np. rozmowa z klientem. Spisuj na początek wszystko, co Ci przychodzi do głowy pod każdym stanowiskiem w Twoim zespole. 

Innym kątem podejścia jest przejrzenie zadań, które wykonujecie i spisanie umiejętności potrzebnych do ich zrobienia. Czasem to będzie jakiś język, czasem obsługa narzędzia, chmury, a innym razem analiza biznesowa czy testowanie manualne. 

Ostatnia kwestia to spisanie umiejętności, jakich potrzebujesz teraz lub niedługo możecie potrzebować w związku z nowym klientem, lub projektem. Tak samo jeśli chcesz, żeby Twój zespół miał czegoś więcej, np. spotkań 1-na-1, czy dawania feedbacku wpisz to jako pożądana umiejętność. Gdy robisz to ćwiczenie z zespołem, możecie też wpisać tutaj aspiracje. Do tej pory pracowaliście w Azure, a ktoś chce się uczyć AWS? Hop i dodajecie do matrycy. 

2. Stwórz prostą skalę 

Każdą umiejętność potrzebujesz ująć na skali, żeby mieć spójny i zrozumiały dla wszystkich obraz sytuacji.Ja stosują bardzo prostą skalę 3-4 punktową i dodaje kolory 

• 0 - Brak umiejętności (brak koloru),
• 1 - Podstawowe zrozumienie, junior, nie jest samodzielny (kolor czerwony),
• 2 - specjalista, mid, samodzielny, może robić ponad połowę zadań (kolor żółty),
• 3 - Senior, ekspert, może też uczyć, nadzorować czy mentorować innych (kolor zielony)

Jeśli to dla Ciebie za mało, możesz poszerzyć skalę, ale unikałbym robienia większej niż 7, bo to ma być proste narzędzie, a nie, że ktoś spędza pół godziny i zastanawia się, czy jest jeszcze piątką, czy może już szóstką i będzie Cię męczył, żeby zrozumieć różnicę między obydwoma. 

3. Uzupełnij matrycę 

Bierzesz teraz excela lub inne narzędzie, które lubisz i z którego korzystacie. W wierszach wpisujesz / wpisujecie kolejne umiejętności, a w kolumnach imiona członków zespołu. Dla dużych zespołów możesz oczywiście zamienić wiersze i kolumny — tak, żeby Tobie było wygodnie z tego korzystać.

Powstała macierz więc czas zacząć ją uzupełniać. Najlepiej, aby każdy z zespołu sam siebie ocenił, bo wtedy po pierwsze zaangażuje się w tworzenie tego (i będzie później chętniej ją aktualizował), a po drugie nie poczuje się niesprawiedliwie oceniony (że zaniżono jego kompetencje). 

Gotowe - macie pierwszą iterację ?

Możecie teraz porozmawiać czy się zgadzacie z tym co widzicie, czy chcecie wprowadzić zmiany (i wtedy przytoczyć powód “dlaczego” - np. nie poradził sobie z tym zadaniem dla tego klienta). Później, raz na kwartał czy wraz ze zmianami ludzi w zespole wprowadzajcie poprawki. Dołącz też link do pliku-macierzy jako część dokumentacji do onboardingu nowych osób — dużo pewniej się poczują i będą wiedzieli, do kogo mogą zwrócić się o pomoc. Bez przychodzenia za każdym razem do Ciebie.... ?

Tutaj możesz pobrać przykładową pustą macierz. Jeśli Ci się to podoba, zobacz, czym jeszcze dzielimy się w Szkole Kierowników IT ?. Jeśli chcesz poznać więcej działających sposobów na przywództwo, zarządzanie IT, motywowanie czy wprowadzanie zmian w organizacji to zajrzyj na nasze programy szkoleniowe - darmowe i płatne, a z kodem bdj10 dla czytelników Bulldogjob - 10% tańsze!.