Rola mentora w zdalnym onboardingu

Minęło pół roku odkąd wspólnie z CTO Polcode, Jerzym Zawadzkim, uruchomiliśmy program mentoringowy dla programistów rozpoczynających pracę w Polcode. W niniejszym tekście przedstawię korzyści, które oferuje on zarówno nowym deweloperom, jak i całej organizacji.

Szersza perspektywa

W Polcode zatrudniamy i rekrutujemy zdalnie od 2006 roku. Od dawna funkcjonują rozwiązania umożliwiające przydzielanie zadań, raportowanie, rozliczanie czasu pracy, współpracę z klientami i wewnętrznym backoffice. Zespoły rozproszone to u nas standard, ponieważ członkowie zespołów realizujący poszczególne projekty wybierani są na podstawie umiejętności, a nie miejsca zamieszkania.

Obecnie (kwiecień 2020) cały zespół pracuje w trybie home office, ale jeszcze na początku marca około połowa załogi pracowała w 100% zdalnie, a pozostali w jednym z 4 biur rozsianych po Polsce, z możliwością okazjonalnej pracy z domu. 

Naturalnie, proces wdrażania nowego pracownika do zespołu odbywa się całkowicie zdalnie. W większości przypadków nie spotykamy się z nową osobą na żywo aż do pierwszego dnia jej pracy, ponieważ całość procesu rekrutacyjnego, zarówno rozmowy, jak i zadania praktyczne, odbywa się online. Nawet ci programiści, którzy wybierają pracę w jednym z naszych czterech biur, rzadko kiedy znajdują się w tej samej lokalizacji co ich przełożony lub opiekun HR.

Niemniej, od wielu lat wspieramy pracowników zdalnych w ich pracy, dbamy o to, żeby czuli się częścią Polcode, utożsamiali się z kulturą organizacyjną i poczuli atmosferę, która tu panuje (całkiem dobrze nam to wychodzi!). Zapewniamy też wsparcie na grupach supportowych stworzonych na naszym wewnętrznym komunikatorze (RocketChat).

A komu to potrzebne

Przez długi czas w proces onboardingu w Polcode zaangażowanych było dwóch patronów: HR Business Partner i bezpośredni przełożony. Obydwaj realizowali przypisane do siebie zadania według sprawdzonego schematu, z wykorzystaniem narzędzi do zdalnego kontaktu.

Dlaczego więc zdecydowaliśmy się dodać trzecią osobę? Po co łamać zasadę zobrazowaną w starym dowcipie o synu programisty i słońcu? Otóż wnioski ze spotkań Jerzego z programistami debiutującymi w naszym zespole rzuciły na proces onboardingu nowe światło. 

W pierwszych godzinach pracy programista zapoznawał się z zasadami pracy nad projektem spisanymi w wewnętrznym Wiki. Następnie rozpoczynał kodowanie, i… zdarzało się, że górę brały stare przyzwyczajenia. Skutki: generowanie niepotrzebnego napięcia w zespole, dokładanie pracy team leaderowi, spowalnianie rozwoju samego zainteresowanego.

Mentor - nie mylić z Buddy

Spisując rolę mentora, zdecydowaliśmy z Jerzym, że wprowadzenie w kulturę organizacyjną, kluczowe wartości, czy zakres odpowiedzialności oraz narzędzi do komunikacji zdalnej zostają tak jak poprzednio, przy przełożonym lub HR. Mentor miał stać się odpowiedzialny za nowy, niedostatecznie zaopiekowany obszar onboardingu.

Mentorem w Polcode zostaje się dobrowolnie, trzeba jednak spełniać kilka warunków, z których najważniejsze są: tworzenie kodu na odpowiednim poziomie i umiejętności miękkie. Każdy przyszły mentor przechodzi krótkie szkolenie z CTO, zapoznaje się ze swoimi zadaniami i dopiero potem wita swojego podopiecznego. Ma to miejsce w drugim dniu pracy nowego programisty.

Następnie, przez cały okres próbny, mentor jest osobą pierwszego kontaktu w sprawie pytań technicznych, wspiera w podejmowaniu decyzji w projektach, wykonuje code review, dobiera taski szkoleniowe w trakcie ewentualnego przestoju. Mentor odpowiada za rozwój swojego podopiecznego: z jednej strony systematycznie udziela mu feedbacku, z drugiej wspiera jego przełożonego w planowaniu ścieżki rozwoju.

Po trzech miesiącach okresu próbnego, kiedy zbieramy wieloaspektowy feedback od zespołu wobec nowej osoby, głos mentora ma rozstrzygające znaczenie. Wówczas proces mentoringu się kończy, wdrożona osoba zyskuje większą samodzielność, a mentor poznaje kolejnego podopiecznego.

Warta podkreślenia jest ułatwiona komunikacja - nowy programista wie, że może kierować wszystkie pytania techniczne bezpośrednio do swojego mentora. Atutem takiego działania jest przejrzystość i brak komunikacyjnego chaosu. Jak to mówią… ilu programistów tyle opinii o kodzie, więc warto, aby nowa osoba w Polcode przyjmowała feedback z jednego źródła.

Wnioski

Dokładne określenie roli Mentora i jego zakresu odpowiedzialności w ramach procesu onboardingu, w praktyce okazało się jednak niewystarczające. Po raz kolejny przekonałam się, że Polcode funkcjonuje jak doskonały mechanizm dzięki licznym zazębieniom. Trudno jednoznacznie rozgraniczyć pytania do mentora od pytań do team leadera projektu. W wielu przypadkach obie te osoby są prawidłowymi adresatami wątpliwości.

Nie istnieje jednoznaczne kryterium oddzielające zadania mentora, przełożonego i HR we wdrażaniu nowej osoby. W zgranym zespole nie są to jednak przeszkody, a atuty - wszystkie zaangażowane osoby współpracują ze sobą i komunikują się w sprawach podopiecznego, jest on więc tym lepiej zaopiekowany. W naszych planach mentor miał być wsparciem technicznym, a nie “Buddy’em” i to również nie do końca się sprawdziło.

Mentor, obserwujący pracę nowej osoby i na bieżąco udzielający wsparcia, zazwyczaj cieszy się najmocniej z pozytywnego zakończenia okresu próbnego. Chyba nie muszę dodawać, że ten efekt uboczny jest bardzo pozytywny!

Dlaczego polecam

Wprowadzając funkcję Mentora, wzbogaciliśmy proces onboardingu programistów o nowy wymiar. Jest on odpowiedzią na niewyrażone, chociaż istniejące, oczekiwania zarówno ze strony nowych osób, jak i ich przełożonych. Obserwujemy, że nowe osoby znacznie szybciej zyskują pewność siebie niezbędną do przedstawiania własnych propozycji i sprawność funkcjonowania w rozproszonej organizacji. Szybciej zdobywają zaufanie zespołu i team leadera, a skoro mogą się wykazać, to rośnie również ich satysfakcja.

Po trzymiesięcznym okresie próbnym, czy też “zapoznawczym” dobrze znamy mocne strony wdrażanego programisty i kierunek dalszego rozwoju. Nowa osoba, dzięki regularnemu feedbackowi od swojego mentora, dysponuje dokładnie tymi samymi informacjami na swój temat.

Dopiero teraz onboarding nabrał właściwego tempa - charakterystycznego dla pasa startowego!