17.11.202210 min

Michał JagodzińskiRadca prawnyKPPW Legal & Tax

Jakie wyzwania prawne czekają działy HR i EB w 2023 roku

Sprawdź, ile nowych obowiązków przysporzą zmiany w kodeksie pracy przewidziane na początek 2023 r.

Jakie wyzwania prawne czekają działy HR i EB w 2023 roku

Zapowiada się niełatwy rok dla firm z branży IT. Rozpędzająca się inflacja i nadchodzący kryzys gospodarczy to nie jedyne wyzwania, z którymi zmierzą się działy HR i EB.

O ile rok 2022 upłynął pod znakiem Polskiego Ładu i chaotycznych reform podatkowych, to w 2023 czekają nas duże reformy prawa pracy. Choć nowe przepisy nie weszły jeszcze w życie to warto już teraz sprawdzić, czego możemy się po nich spodziewać i jak się do nich optymalnie przygotować.


Skąd pomysł na kolejne zmiany prawa i dlaczego właśnie teraz?

Choć wydawać by się mogło, że rozpędzająca się inflacja, skokowe podwyżki cen energii i widmo kryzysu gospodarczego to nie najlepszy czas na poważną reformę prawa pracy, to właśnie teraz musimy się na nią przygotować.

Konieczność wprowadzenia nowych przepisów wynika przede wszystkim z przyjęcia w 2019 roku dwóch dyrektyw unijnych, które miały zapewnić bardziej przejrzyste i przewidywalne warunki pracy w całej Unii Europejskiej oraz lepszy balans między życiem prywatnym a zawodowym. 

Polska powinna była wdrożyć nowe przepisy już w sierpniu 2022 roku, ale obecna sytuacja gospodarcza i polityczna zepchnęły ten temat na dalszy plan. Mimo sporego opóźnienia można być raczej pewnym, że zapowiadane zmiany prędzej, czy później wejdą w życie, zwłaszcza że stanowią jeden ze słynnych „kamieni milowych”, warunkujących wypłatę KPO dla Polski.


Jakie zmiany w prawie pracy będą ważne dla EB i HR

Najwięcej zmian czeka nas w obszarze zasad wykonywania pracy zdalnej, wypowiadania umów o pracę oraz udzielania urlopów (szczególnie w zakresie rodziców i opiekunów dzieci). Biorąc pod uwagę, charakter planowanych zmian oraz ich podstawowy cel, jakim jest realizacja zasady „work-life balance”, szczególnie istotną rolę w stosowaniu nowego prawa będą miały działy HR i EB. 

Specjaliści od HR i EB będą musieli nie tylko uporać się z mnóstwem nowych formalności, ale przede wszystkim zadbać o to, aby korzystający z nowych uprawnień pracownicy nie zdestabilizowali sytuacji w firmie. Wiele tematów będzie również wymagało wypracowania z pracownikami zgodnych rozwiązań, czego powinny dopilnować właśnie działy HR i EB. 


Załóż darmowy profil pracodawcy


Nowe przepisy o pracy zdalnej

Choć praca zdalna jest z nami już od wielu lat, to wciąż brakuje odpowiednich przepisów, które określałyby zasady jej wykonywania. Zmienić to ma ustawa o pracy zdalnej, której projekt wpłynął do Sejmu w czerwcu bieżącego roku.

Nowe przepisy nie tylko definiują pracę zdalną i określają prawa oraz obowiązki pracowników, ale przewidują również liczne obowiązki dla pracodawców, których realizacja spocznie w dużej mierze na działach HR i EB. 

Nowe przepisy umożliwiają zarówno pracę zdalną, jak i w tzw. modelu hybrydowym. W przepisach szczegółowych pojawia się także tzw. „okazjonalna praca zdalna”, która będzie mogła być świadczona przez maksymalnie 24 dni w roku.

Co ważne, z projektu ustawy wynika, że pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalną z dowolnego miejsca w Polsce i na świecie, przy czym powinien każdorazowo uzgodnić to miejsce ze swoim pracodawcą. Takie rozwiązanie powinno zapewnić pracownikom niezbędną elastyczność, a pracodawcy zyskają narzędzie do sprawdzania miejsca, w którym przebywają ich pracownicy podczas wykonywania swoich obowiązków.


Pracodawca pokryje koszty pracy zdalnej

Pracodawcy, których pracownicy wykonują pracę zdalną muszą się niestety przygotować na sięgnięcie do kieszeni. Zgodnie z projektem ustawy, obowiązkiem pracodawcy w stosunku do pracowników zdalnych będzie m.in.

  1. Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (np. komputer, drukarka, telefon).
  2. Pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych (np. internet, abonament telefoniczny, licencja na oprogramowanie, koszty napraw);
  3. Pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (jeśli zostanie to uzgodnione z pracownikiem lub związkami zawodowymi);
  4. Zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej, niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej (np. szkolenia z oprogramowania wykorzystywanego przy pracy zdalnej).


Jeżeli pracownik będzie korzystał z własnych materiałów i narzędzi przy wykonywaniu pracy zdalnej, poza zwrotem kosztów, o których mowa w pkt 2 i 3, pracodawca powinien wypłacić mu także ekwiwalent pieniężny w wysokości uzgodnionej z nim wysokości. Pracodawca i pracownik mogą się również umówić na stały miesięczny ryczałt, który zastąpi ekwiwalent i zwrot kosztów.

Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Co ciekawe, zarówno ekwiwalent, jak i ryczałt będą zwolnione z opodatkowania, a całość wypłaconych przez pracodawcę środków trafi do kieszeni pracownika. Korzystny ryczałt za pracę zdalną można również wykorzystać jako narzędzie w employer brandingu i dobrą zachętę do współpracy z firmą.


Dodatkowe obowiązki w związku z pracą zdalną

Poza wzrostem kosztów zatrudnienia, nowe przepisy o pracy zdalnej to niestety również konieczność przygotowania wielu nowych dokumentów i procedur. Pracodawcy będą musieli zadbać m.in. o:

  1. aktualizację istniejących dokumentów, takich jak regulaminy pracy, wynagradzania, itd.;
  2. aktualizację informacji przekazywanych pracownikom;
  3. przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej;
  4. przygotowanie procedur ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej;
  5. przygotowanie wzorów porozumień o wykonywaniu pracy zdalnej;
  6. określenie zasad wykonywania pracy zdalnej;
  7. określenie zasad przeprowadzania kontroli.


Co istotne, wiele spośród ww. dokumentów lub procedur będzie musiała być uzgadniana z pracownikami lub związkami zawodowymi, co może znacznie wydłużyć ich wejście w życie. Działy HR i EB będą musiały wypracować z załogami satysfakcjonujące wszystkich warunki współpracy, które będą potem mogły zostać określone w dokumentach zakładowych.


O czym pamiętać przy nowych przepisach o pracy zdalnej?

Choć z reguły to pracodawca i pracownik będą wspólnie decydowali o wykonywaniu pracy zdalnej, to istnieją pewne wyjątkowe sytuacje, w których pracownik lub pracodawca będą musieli zgodzić się na tę formę pracy. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

  • Kobietę w ciąży.
  • Rodziców dzieci do ukończenia przez nie czwartego roku życia lub potrzebujących szczególnej opieki (np. w przypadku niepełnosprawności lub ciężkiej nieuleczalnej choroby);
  • Pracownika opiekującego się osobą o znacznym stopniu niepełnosprawności. 


W wyżej wymienionych przypadkach pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku złożonego przez pracownika jedynie w sytuacji, gdy praca zdalna nie jest możliwa z uwagi na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Pracodawca będzie musiał pisemnie poinformować pracownika o przyczynach odmowy uwzględnienia jego wniosku w terminie 7 dni roboczych od jego otrzymania. Działy HR i EB powinny czuwać nad procedurą składania i rozpatrywania wniosków o pracę zdalną, aby nie narazić pracodawcy na negatywne konsekwencje naruszeń prawa bądź złego odbioru firmy przez pracowników.


Pracownik wysłany na zdalną

Istnieją również przypadki, w których to pracownik będzie musiał zgodzić się na wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy: 

  • podczas trwania stanu nadzwyczajnego;
  • podczas trwania stanu zagrożenia epidemicznego;
  • podczas trwania stanu epidemii;
  • w okresie, w którym z powodu siły wyższej pracodawca nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy. 


Aby polecenie wykonywania pracy zdalnej było wiążące, pracownik powinien złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. 


Zakaz dyskryminacji pracowników z powodu pracy zdalnej

Nowe przepisy wprowadzają również szereg wymogów związanych z zapewnieniem równości w zatrudnieniu.

Pracodawca nie będzie mógł traktować pracowników wykonujących pracę zdalną mniej korzystnie niż pozostałych pracowników, m.in. w zakresie: nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania i dostępu do szkoleń.

Choć zakaz dyskryminacji pracowników, m.in. ze względu na formę wykonywania pracy obowiązuje także obecnie, działy HR i EB będą musiały dołożyć szczególnej uwagi przy upewnieniu się, że osoby wykonujące pracę zdalną są traktowane nie mniej korzystnie niż inni pracownicy.


Zmiany po wdrożeniu dyrektywy „work-life balance"?

Oprócz ustawy o pracy zdalnej, w 2023 roku prawdopodobnie wejdzie w życie także ustawa wdrażająca dyrektywę „work-life balance”. Nowe przepisy znacznie zwiększają uprawnienia pracowników (w szczególności rodziców i opiekunów dzieci) i poprawiają ich sytuację względem pracodawców.

Biorąc pod uwagę obecną sytuację gospodarczą i możliwe redukcje zatrudnienia, będzie to spore utrudnienie dla wielu pracodawców. Przed działami HR i EB stanie trudne zadanie przygotowania firm na nowe przepisy i wypracowania skutecznych rozwiązań radzenia sobie z możliwymi problemami.


Nowa umowa na okres próbny 

Zgodnie z obecnymi przepisami, umowa na okres próbny może trwać maksymalnie 3 miesiące. Nowa ustawa nie zmienia tej reguły, ale stwarza możliwość przedłużenia jej trwania o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. o urlop macierzyński lub okolicznościowy). Jest to niewątpliwie korzystne rozwiązanie, które uelastyczni kwestię zawierania umów na okres próbny.

Nowe przepisy wymagają także od pracodawców, aby z wyprzedzeniem planowali zatrudnianie pracowników. Przy decydowaniu jak długo ma trwać umowa na okres próbny, pracodawca powinien wziąć pod uwagę, jaką umowę chce mu w przyszłości zaproponować. 


Przykład

Jeśli pracodawca po zakończeniu umowy na okres próbny chce mu zaproponować umowę na 6 miesięcy, to czas trwania okresu próbnego nie powinien przekroczyć 1 miesiąca. 


Zmiany w umowach na czas określony

Duże zmiany czekają także umowy na czas określony. Obecnie pracodawca może dość łatwo zwolnić pracownika zatrudnionego na czas określony, ponieważ nie musi uzasadniać treści wypowiedzenia.

Nowe przepisy nie tylko nakazują pracodawcom uzasadnianie wypowiedzeń o pracę, ale przyznają również prawo do żądania odszkodowania od pracodawcy za nieuzasadnione rozwiązanie umowy o pracę, a w niektórych wypadkach nawet roszczenie o przywrócenie do pracy. 

Pracownik zatrudniony na czas określony będzie mógł również wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o zmianę charakteru jego umowy i zatrudnienie go na czas określony. Jeśli pracodawca nie zgadza się na takie rozwiązanie, będzie musiał pisemnie uzasadnić swoje stanowisko.

Zmiany w umowach na czas określony, choć niewątpliwie korzystne dla pracowników, mogą zniechęcać pracodawców przed wyborem tej formy współpracy. Działy HR i EB powinny dobrze orientować się w sytuacji pracowników, aby na wypadek ewentualnej redukcji etatów móc rzetelnie uzasadnić wypowiedzenie.


Załóż darmowy profil pracodawcy


Prawo do równoległego zatrudnienia w innej firmie

Nowe przepisy jednoznacznie wskazują, że pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy, zlecenia lub w relacji B2B z innymi podmiotami. Taki pracownik nie może być także gorzej traktowany z powodu pracy dla innego pracodawcy.

Warto zwrócić uwagę, że przepisy te nie dotyczą zakazu konkurencji, który wciąż może uniemożliwiać podjęcie współpracy z konkurentami pracodawcy.


Elastyczna praca dla rodziców małych dzieci

Jedną z ważniejszych zmian jest wprowadzenie możliwości skorzystania z elastycznej organizacji pracy. Będzie ona przysługiwała rodzicom opiekującym się dzieckiem do 8 lat oraz osobom opiekującym się tymi, którzy tego wymagają z poważnych względów medycznych.

Przyznanie prawa do korzystania z elastycznej organizacji pracy będzie odbywało się na pisemny wniosek, którego odrzucenie musi zostać przez pracodawcę odpowiednio uzasadnione.


Czym jest elastyczna organizacja pracy?

  • Pracą zdalną.
  • Pracą w niepełnym wymiarze.
  • Stosowaniem elastycznego rozkładu czasu pracy (ruchomy czas pracy, indywidualny czas pracy i przerywany czas pracy).


Choć większość firm z branży IT stawia na dość elastyczne formuły współpracy, to specjalistów od HR i EB może czekać trudne zadanie pogodzenia nowego uprawnienia pracowników z zapewnieniem sprawnego funkcjonowania firmy.


Urlop rodzicielski na nowych zasadach

Duże zmiany czekają również urlop rodzicielski. Obecnie trwa on 32 tygodnie i może być wykorzystany przez jedno lub oboje rodziców. Po zmianach wydłuży się on do 41 tygodni (w przypadku porodu bliźniaków, trojaczków, itd. do 43 tygodni), a każdy z rodziców będzie musiał wykorzystać z tego, co najmniej 9 tygodni urlopu.

W praktyce oznacza to, że jeśli oboje rodzice chcą wykorzystać całość urlopu, to co najmniej 9 tygodni spędzi w domu również ojciec. 

Za okres pozostawania na urlopie każdemu z rodziców będzie przysługiwał zasiłek macierzyński w wysokości 70% wynagrodzenia. Nie dotyczy to sytuacji, w której o udzielenie urlopu rodzicielskiego wystąpi pracownica w terminie nie później niż 21 dni po porodzie. W takim przypadku miesięczny zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego wyniesie 81,5 proc. wynagrodzenia.


Pozostałe zmiany

Nowe przepisy przewidują także kilka innych ciekawych rozwiązań. Jednym z nich jest urlop opiekuńczy w wymiarze do 5 dni w roku kalendarzowym. Każdy pracownik będzie mógł go wykorzystać w celu zapewnienia opieki dla swoich krewnych lub osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym.

Pracownik będzie mógł również skorzystać ze zwolnienia z pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. W skali roku pracownikowi będą przysługiwały 2 dni lub 16 godzin takiego zwolnienia, a za czas nieobecności otrzyma 50% wynagrodzenia.


Jak przygotować się do nowych przepisów?

Choć w obliczu szybko rosnących cen i widma kryzysu gospodarczego temat zmian w prawie pracy może wydawać się mniej istotny, to nie warto go lekceważyć. Polski ustawodawca już wielokrotnie pokazywał, że potrafi bardzo szybko zmieniać prawo, często bez dania szansy na odpowiednie przygotowanie się do jego stosowania. 

O ile Polski Ład uderzył przede wszystkim w księgowych, to dostosowanie do nowych przepisów prawa pracy spadnie w praktyce na barki kadrowych oraz działów HR i EB. Biorąc pod uwagę ilość spodziewanych zmian, warto już teraz zacząć przygotowania i odpowiednio przeszkolić się przed wejściem w życie nowych przepisów. Pozwoli to uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w nowym roku i płynnie przystosować się do nowych zmian.

Przygotowując się na zmiany w prawie pracy nie można zapomnieć o bieżących działaniach HR i EB w Waszych firmach. Nadchodzące miesiące mogą być szczególnie trudne dla branży IT i warto odpowiednio również zoptymalizować swoje działania w obszarze HR i EB.


Przejdźmy przez kryzys razem

Jako Bulldogjob rozumiemy Twoje problemy w czasie kryzysu. Znajdźmy razem sposoby na jego przejście. Odezwij się do nas, będziemy działać!

Jeśli potrzebujesz wsparcia w prawie pracy lub chciałbyś się przeszkolić prawnie przed wejściem w życie nowych przepisów, napisz do Michała.


O ekspercie

Michał Jagodziński jest radcą prawnym w Kancelarii KPPW Legal & Tax. Specjalizuje się w prawie pracy, prawie autorskim i prawie IT. Na co dzień pomaga klientom zabezpieczyć się przed ryzykiem prawnym przy zawieraniu umów oraz wspiera przedsiębiorców przy tworzeniu bezpiecznego i efektywnego modelu prowadzenia biznesu.

Wspólnie z Bulldogjob wspieramy specjalistów i firmy z branży IT w zmaganiach z polskim prawem.

<p>Loading...</p>