50% kosztów uzyskania przychodów dla twórców z branży IT

Dla specjalistów z branży IT wykonujących w ramach swojej aktywności zawodowej prace twórcze, polski ustawodawca przewidział możliwość skorzystania z preferencyjnych, 50% kosztów uzyskania przychodu tzw. podwyższonych kosztów autorskich. Podwyższone koszty stosuje się do przychodów z tytułu korzystania lub rozporządzania prawami autorskimi, a więc do tzw. honorarium autorskiego.

Ustawa o PIT ściśle określa rodzaje działalności twórczej uprawniające do stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu. Wśród nich znalazła się m.in. działalność twórcza w zakresie programów komputerowych, gier komputerowych oraz działalność badawczo-rozwojowa. W związku z tym, że ustawa o PIT nie definiuje, czym jest działalność kreatywna w zakresie tworzenia programów komputerowych, wśród podatników mogą powstawać wątpliwości, czy praca przez nich wykonywana ma charakter twórczy i czy w związku z tym mogą potraktować połowę przychodu z tej działalności jako niepodlegający opodatkowaniu koszt. 

Czym jest utwór i kim jest twórca?

Pierwszym krokiem do ustalenia prawa do preferencyjnych kosztów uzyskania przychodów jest określenie, czy wykonywana praca wiąże się z powstaniem utworu. Ustalenie, czym jest utwór, nie jest łatwe i wymaga odniesienia zarówno do przepisów o prawie autorskim, jak też do jego interpretacji. Zgodnie z przepisami, za utwór może być uznany każdy przejaw działalności twórczej, który ma indywidualny charakter i został ustalony w dowolnej postaci. Co istotne, przy ustalaniu, czy mamy do czynienia z utworem,  nie ma znaczenia jego wartość, przeznaczenie oraz sposób wyrażenia. 

Organy skarbowe doprecyzowują definicję utworu wskazując, że utwór powinien mieć materialną postać, tzn. musi zostać wyrażony/zapisany, a nie pozostawać jedynie w sferze idei. Ponadto utwór musi cechować się indywidualnością i oryginalnością. W związku z tym, za utwory mogą być uznane m.in. bazy danych lub zbiory informacji, dokumentacja techniczna zawierająca kod źródłowy lub jego fragmenty, programy komputerowe (z pewnymi zastrzeżeniami). 

Należy pamiętać, że utwór nie musi być ukończony, aby twórca mógł skorzystać z wyższych kosztów uzyskania przychodu. Wystarczy, że utwór będzie odpowiednio utrwalony, np. fragment kodu źródłowego zapisany w repozytorium.

Twórcą z kolei jest osoba, która stworzyła utwór, a więc może nim być wyłącznie osoba fizyczna. Prawa autorskie do utworu mogą jednak zostać przeniesione na osobę prawną, np. na spółkę będącą dla twórcy pracodawcą.  

Ograniczenia w korzystaniu z ulgi

Ustawodawca wprowadził pewne ograniczenia w możliwości skorzystania z podwyższonych kosztów autorskich. Ograniczenie ma zastosowanie do pracowników, którzy skorzystają ze zwolnienia z PIT dla osób poniżej 26. roku życia. Takie osoby nie będą mogły zastosować 50% kosztów autorskich do przychodów ze stosunku pracy.

Ponadto prawo do zastosowania preferencyjnych kosztów autorskich nie przysługuje osobom na B2B, a więc osiągającym przychody z rozporządzania prawami autorskimi w ramach działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy odliczają bowiem faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki, np. koszty zakupu niezbędnego oprogramowania, sprzętu komputerowego etc. 

Prawa autorskie a stosunek pracy i stosunki cywilnoprawne 

Przeniesienie praw autorskich może mieć miejsce także w ramach stosunku pracy oraz stosunków cywilnoprawnych (umowa zlecenia lub o dzieło). Możliwość skorzystania z preferencyjnych kosztów autorskich będzie zależała od prawidłowo sformułowanych postanowień umownych. Umowa zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą powinna wskazywać m.in. moment oraz warunki przeniesienia praw majątkowych do utworów (np. programów komputerowych). Niewłaściwe sformułowanie postanowień umownych może skutkować wyłączeniem możliwości zastosowania kosztów autorskich.

Ponadto umowa powinna określać procedury związane z przyjęciem utworów przez pracodawcę. Dopiero przyjmując od pracownika utwór, pracodawca powinien zastosować do wypłacanego honorarium autorskiego 50% kosztów uzyskania przychodów.

Należy również pamiętać o tym, że umowa zawarta między pracodawcą a pracownikiem powinna określać honorarium autorskie za pracę twórczą.

Honorarium autorskie

Wdrażając strukturę związaną z transferem praw autorskich, należy również zwrócić szczególną uwagę na sposób kalkulacji honorarium autorskiego, które nie powinno stanowić wyłącznie wynagrodzenia za czas pracy poświęcony na stworzenie utworu. Jednakże zainwestowany w pracę nad utworem czas może być jednym z czynników służących kalkulacji wartości wynagrodzenia autorskiego. 

W wydawanych interpretacjach i wyrokach sądowych nie ma również jednolitego stanowiska w stosunku do określenia w umowach honorarium autorskiego w formie procentowej lub kwotowej. Należy podkreślić, że kalkulacja honorarium autorskiego wymaga indywidualnego podejścia uwzględniającego rzeczywisty charakter zaangażowania pracowników (zleceniobiorców) i powinna służyć określeniu wartości utworu, który pracownik (zleceniobiorca) przenosi na pracodawcę (zleceniodawcę). 

Ewidencja prac twórczych

Kolejnym warunkiem, od którego zależy możliwość skorzystania przez pracownika z kosztów autorskich, jest prowadzanie przez podmiot wypłacający honorarium autorskie (pracodawca/zleceniodawca) właściwej ewidencji i rejestru utworów. Wprawdzie obowiązek prowadzenia ewidencji nie został uregulowany w przepisach ustawy o PIT, natomiast powinien być wypełniany przez pracodawcę dla celów dowodowych i pozwalać m.in. na identyfikację utworu oraz jego twórcy. 

Brak takiego rejestru może skutkować tym, że w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych pracodawca (zleceniodawca) nie będzie mógł wykazać, jakie utwory zostały stworzone przez pracowników (zleceniobiorców) w danym okresie. Dla zminimalizowania opisanego ryzyka bardzo ważne jest więc prowadzenie odpowiedniej dokumentacji dzieł. 

Kalkulacja kosztów

Koszty autorskie oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez pracodawcę w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. 

Zryczałtowane koszty uzyskania przychodu są jednak limitowane, a limit ten wynosi obecnie 120 000 PLN. 

Korzyści z zastosowania 50% kosztów autorskich

Zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów jest bardzo korzystne zarówno z punktu widzenia pracowników (zleceniobiorców), jak również pracodawców (zleceniodawców). Wyższe koszty autorskie wpływają na zmniejszenie podstawy opodatkowania, a więc również samego podatku.

Bezpośrednim skutkiem zastosowania preferencyjnych kosztów jest również zwiększenie pensji netto pracownika. Wzrost płac netto następuje przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów zatrudnienia pracownika na dotychczasowym poziomie. Firmy, które zaimplementowały strukturę zatrudnienia z uwzględnieniem transferu majątkowych praw autorskich, mogą być z pewnością postrzegane jako bardziej atrakcyjni pracodawcy, co jest niezwykle ważne w sytuacji rynkowej rywalizacji o specjalistów z branży IT.  

Prawidłowa implementacja struktury związanej z transferem praw autorskich, choć efektywna podatkowo, wymaga jednak podjęcia szeregu działań po stronie pracodawcy (zleceniodawcy). Niespełnienie któregokolwiek z ustawowych wymogów może skutkować zakwestionowaniem przez organy skarbowe całej struktury, a to z kolei może wiązać się z powstaniem odpowiedzialności zarówno podatnika, jak również płatnika, w zakresie rozliczeń podatkowych, a nawet odpowiedzialności karno-skarbowej.