Drugi mózg, w anglojęzycznej przestrzenni zwany "second brain", jest zestawem narzędzi, pojęć, nawyków związanych z zapisywaniem, przypominaniem, zarządzaniem informacjami jak na przykład:
Można także dodać do tego, to co uzyskujemy i tworzymy używając internetu, smartfophonów, komputerów. Wymienię takie punkty jak:
Nawet mało rozgarnięta technologicznie osoba tworzy regularnie GBty danych. Dużo więcej tworzą ci, którzy potrzebują je do swojej pracy. Tworzy to całą masę wyzwań jak tym efektywnie zarządzać-utrzymać porządek i móc szybko odnaleźć poszukiwane informacje.
Celem second-braina jest zwiększenie produktywności i kreatywnej twórczości (creative output).
Przede wszystkim musi być jak najprostszy, łatwy do utrzymania jak to tylko możliwe. Powinien być maksymalnie funkcjonalny. Dawał ci wymierne korzyści z oszczędności czasu i energii poświęconej na szukanie i gromadzenie informacji.
Z biegiem czasu możesz zauważać pewne braki, pojawią się pomysły na usprawnienia. Z doświadczenia dopowiem, że warto usprawniać second braina, dopiero jak korzystanie z niego staje się uciążliwe. Nie ma sensu tworzyć od początku "idealnej i docelowej wersji", bo Twoja wizja będzie się zmieniać wielokrotnie.
Mam kilka kryteriów dotyczących, tego jak ma wyglądać i funkcjonować mój "drugi mózg". Powinien on być:
To też jest forma second-braina Jakie problemy tutaj dostrzegasz?
Pięknym antyprzykładem jest organizacja plików z klasyka internetów - rozmowy gościa z wsparcia technicznego ze sprzedawcą.
Przez większość mojego życia nie potrzebowałem usystematyzowanej formy drugiego mózgu. Nie prowadziłem kalendarza, a jak się pojawiały ważne daty np. sprawdzianów, wyjazdów to zaznaczałem je w naściennym kalendarzu czy w zeszycie szkolnym. Jakoś to funkcjonowało, no właśnie jakoś, bo wielokrotnie zapominałem o np. pracy domowej, wzięciu czegoś ważnego ze sobą. Sporo mnie to w sumie kosztowało. Dopiero przyjazd na studia do Warszawy i zwiększenie poziomu trudności życia - w końcu rozpocząłem prawie samodzielne dorosłe życie, spowodowało u mnie potrzebę ogarnięcia się w tym temacie.
Znajomy z akademika polecił mi OneNote, bardzo spodobał mi się jako narzędzie do zbierania notatek, trzymania różnych list todo, jest w nim trochę fajnych integracji np. z excelem. To był mój gamechanger. No i jest był i nadal jest za darmo
Sporo eksperymentowałem z różnymi formami organizowania cyfrowych dóbr. Na ten moment korzystam głównie z Obsidian.md. Od czasu do czasu pojawia się Notion.
Szczerze pisząc, czuję dużo satysfakcji z rozwijania systemu, rozwiązywania kolejnych wyzwań jak np. zintegrować wydarzenia z FB z Google kalendarzem, budowaniem struktury pod osobisty bank wiedzy. Wrzucam tam wyniki researchów, ciekawe artykuły, które znajdę w internecie, ogarniam swoje projekty. Czuję, że lepiej "kontroluje" swoje życie,
Produktywność jest to relacja wytworzonych dóbr do nakładów czynników wytwórczych, wykorzystanych do wyprodukowania tychże dóbr. Jest to zatem „wielkość efektu produkcyjnego uzyskanego z danych nakładów” - Internetowy Słownik Języka Polskiego PWN
Im więcej zrobię, tym bardziej produktywny jestem? Nie do końca Dla mnie bycie produktywnym jest formą sztuki, bo wymaga podejmowania dobrych dla nas decyzji - priorytetyzowania i mądrego działania. Naród polski przoduje w europejskich statystykach ilości przepracowanych godzin, ale nie jesteśmy jakoś bogatsi od Niemców czy Szwajcarów.
Organizowanie second-braina może być trudnym zadaniem. Wymaga zbudowania nawyków, wykonania wielu prób itd.
Na rynku jest dostępnych całe mnóstwo narzędzi - podejmowanie decyzji, może sprawić niejednego bólu głowy dla osób które nie lubią spędzać wielu godzin na researchach. Dodatkowo trzeba spędzić ileś godzin z narzędziem, aby go dobrze poznać i przekonać się, czy pasuje do naszego stylu życia.
Dlatego zaczniemy od programu, który możesz znać jak najlepiej. Będzie dla Ciebie najprostszy. Najlepiej, aby aplikacja umożliwiła pracę na różnych urządzeniach np. laptop czy komórka.
Z doświadczenia mogę polecić: systemowy Notepad, Google Keep, OneNote, Apple Notes, Evernote, Word, Google Sheets - narzędzia do notowania, z których korzystało mi się najprościej.
Piszę dużo o notatkach, ale dlaczego o nich? Przechowują informacje potrzebne do podejmowania decyzji, wykonywania zadań, a to jest podstawa produktywności.
Przez pierwsze 30 dni spróbuj nie przełączać się na super-fency narzędzia, nie wykupuj pakietów premium. Zaczniemy najpierw od budowania nawyków notowania informacji!
Jeśli prowadzisz firmę czy jesteś pracownikiem dużej firmy, to prawdopodobnie twoim najważniejszym źródłem informacji jest email. Są też zapewne inne np. social media, podcasty, zdjęcia, wyniki badań, notatki ze studiów. Na początek zajmiemy się ich spisaniem i kategoryzacją.
Utwórz pierwszą notatkę.
Na początek potrzebujesz zidentyfikować swoje dane wejściowe, czyli źródła informacji, z jakich korzystasz np.
Tworzenie listy służy temu, aby mieć większa świadomość, z jakich źródeł i ilości informacji korzystasz na co dzień. Im lepiej siebie znasz, to lepiej dostosujesz system pod swoje potrzeby. Inne potrzeby mają student, programista, lekarz czy youtuber.
Teraz ocenimy subiektywnie każdy punkt z listy z kroku 1 w 2 kategoriach:
Pozwoli Ci to na określenie najważniejszych dla Ciebie źródeł informacji.
Przykładowa moja lista:
Jest to subiektywna i relatywna miara ważności, pilności, użyteczności i wartości finansowej danej informacji. Możesz określić ją na kilka sposobów. Używam takiej oceny:
- 5% informacji, które robią 95% efektów,
- 5% informacji, których używam w 95% przypadków.
Warto użyć intuicji w tym ćwiczeniu.
Nie musisz spisywać listy od razu. Zacznij od kilku pierwszych punktów. W ciągu kolejnych dni możesz dodawać kolejne punkty i aktualizować je. Oglądasz, czytasz coś, napotykasz ciekawe znalezisko. Zastanów się, skąd przybyło i dopisz źródło do listy.
Celem powyższych kroków jest uświadomienie sobie, które źródła są dla nas najważniejsze i kluczowe. Dla akademika będą to np. pdf-y naukowe, surowe dane z badań. Dla menadżera będą to maile.
Nie chcemy notować wszystkich informacji. Chcemy tylko te najważniejsze.
Podziel punkty na kategorie.
Tak wygląda moja lista podzielona na kategorie. Pod każdą dodałem sugestie, co warto zrobić.
W najważniejszej kategorii "najbardziej wartościowej" znalazły się np. maile, kalendarze, przemyślenia, listy zadań. Wynika z tego, że warto mi się skupić na początku zbudowaniu dobrego systemów wokół pierwszej kategorii, a dopiero zajmować się optymalizacją np. social media. Dostosowane drugiego mózgu pod najwartościowsze źródła przyniesie mi 80% wzrostu produktywności i satysfakcji.
W kolejnych artykułach będę omawiać sposoby na zbudowanie systemu pod konkretne rodzaje informacji - maile, notatki, social media itd.
Przyszedł czas na pierwsze notatki w Twoim second brainie. Zaczniemy od szybkiej notatki.
Jeśli pojawia się informacja, przemyślenia to najlepiej zanotować ją jak najszybciej! Napotkałeś ciekawy artykuł, twój ulubiony youtuber wypuścił video, dostałeś email do zapoznania, znajomy(-a) zarzuciła pomysł. Nie wchodź w to, najpierw zanotuj!. Dlaczego? Nie rozpraszasz się, zachowasz swój flow. Nie ulegniesz pokusie ciekawości i nie obudzisz się 3h później z uczuciem, że zmarnowałeś(-aś) czas. Jest to kluczowe w dobie social media, które są projektowane pod tzw. instant gratification. Nowy komentarz, lajk, zdjęcie wrzucone przez ex powodują szybki wystrzał dopaminy, co powoduje uczucie "pobudzenia". Sprawia to, że szybko się można zatracić i spędzić godziny przeglądając feeda.
!Nie oglądaj video - zapisz link
!Nie czytaj artykułu - zapisz link
!Nie czytaj posta na FB - zapisz go na później
Wróćmy do "szybkiej notatki". Otwórz swój ulubiony program i utwórz nową notatkę/plik. Będziesz tam umieszczać informacje na później np. link do polecanego artykułu, pomysł na biznes, rekomendacja od przyjaciela itd. Wszystko, co cię zafascynowało, skupiło twoją uwagę!
Traktuj "szybką notatkę" jako luźny worek na informacje. Używam listy, bo jest mi tak najwygodniej - daje mi to czytelność i szybkość dodawania kolejnych punktów. Możesz rozdzielać punktami akapitami, nagłówkami - forma jest dowolna. Można tworzyć ten typ notatki dla każdego dnia, ale to sprawia, że ich robi się sporo. Łatwiej jest zacząć od jednej. W kolejnych punktach omawiam do czego "szybka notatka" służy.
Każda z kolejnych notatek reprezentuje kategorie Twoich zainteresowań.
Jeśli potrzebujesz, to możesz podzielić listy na mniejsze kategorie, podlisty. Warto wyróżnić najważniejsze punkty np. pogrubiając, zmieniając kolor, rozmiar czy rodzaj czcionki.
Zadania - czyli akcje do wykonania w przyszłości.
Przerzucasz tutaj wszystkie zadania z "szybkiej notatki".
Odseparowanie zadań od reszty notatek jest bardzo ważne! Możesz specjalnie zaznaczyć zadania, które są najważniejsze do zrobienia. Najoptymalniej 2-3 maksimum. Jeśli masz zadanie które jest "duże", to specjalnie oznacz tylko te.
Listę zadań na kolejny dzień przygotowuję wieczorem. A rano niemal zaraz po wstaniu siadam do niej i ew. poprawiam. Mam też osobne listy zadań i celi podzielone na tygodnie i miesiące.
Możesz potraktować notatkę jako osobną kategorię ciekawych zadań "na później" czy na "kiedyś". Przejrzysz je jak będziesz miał(-a) ochotę. Możesz tam dodawać rekomendacje książek, filmów, czy linki.
Możesz potraktować "projekty" jako grupę zadań, notatek, plików mających określony cel i termin w przyszłości np. organizacja wyjazdu na narty, ślub, publikacja artykułu itd. Możesz tam np. wrzucić pomysły na kolejne projekty.
Jeśli projekt wiąże się z jakąś dokumentacją, zasobami np. grafikami, filmikami, artykułami to trzymam wszystko w jednym katalogu z nazwą projektu.
Projekt ma konkretne cele, moment rozpoczęcia i zakończenia
Wszystko, co jest ważne dla ciebie, zajmuje czas, ale nie ma terminu wykonania np. to, co dotyczy kluczowych relacji, finansów, zdrowie, sport. Wymagają one stałej uwagi.
Inaczej mówiąc, obszary dotyczą odpowiedzialności, ról w Twoim życiu np. matki, ojca, sportowca, osoby dbającej o zdrowie czy finanse.
Wrzucam tam różnego rodzaju informacje jak np. aktualne wyniki na siłowni, rezultaty badań naszego kota.
Wszystkie notatki, do których będziesz wracać w przyszłości, które mogą wiązać się z projektami i obszarami. Zasoby dotyczą Twoich zainteresowań, zasobów.
Wrzucam tam np. wyniki researchów, fragmenty kodu, raporty, memy, linki, kontakty. Jest to część systemu przeznaczona na "chomikowanie".
Wrzucam tam notatki, pliki, których już nie potrzebuje jak ukończone projekty, listy zakończonych zadań. Raz na jakiś czas "archiwum" bardzo się przydaje, jak np. robię podsumowanie roku czy podrzucam komuś, co robiłem.
Kończę projekt -> przesuwam go do "archiwum".
Notatki "projekty", "obszary", "zasoby" i "archiwum" tworzą w języku angielskim akronim "P.A.R.A". Technika została wymyślona przez Tiago Forte, który jest dla mnie sporą inspiracją w temacie second braina.
Z biegiem czasu będzie rosła liczba notatek i ogólna złożoność twojego drugiego mózgu. U mnie pojedyncze notatki "projekty", "obszary", "zasoby", "archiwum" wyewoluowały do postaci katalogów. Na przykład projekt ma osobną listę zadań i związane z nim pliki np. dokumentacje.
Korzystam z Obsidian.md jako głównego narzędzia drugiego mózgu i obecnie struktura wygląda tak:
A graf połączeń pomiędzy plikami - notatkami wygląda tak:
Mam aktualnie w samym tylko Obsidianie ok 1100 plików.
Jeśli chcesz używać osobnych narzędzi do notatek, zadań, kalendarza to warto zadbać, aby struktura była taka bardzo analogiczna, aby przełączanie się było jak najmniej czasochłonne. Na screenie powyżej widać strukturę katalogów w Obsidianie, Gmailu, Onedrivie, Google drivie.
Zapraszam również do mojego tekstu 30 lekcji wcielania nawyków o skutecznym budowaniu nawyków.
Mam nadzieję, że wpis był ciekawy i chociaż trochę poprawił Twoją produktywność Jestem mega ciekaw twoich rezultatów. Zostaw proszę komentarz, nawet hejterski Każdy komentarz jest bardzo ważną informacją zwrotną dla mnie.
Co jest najbardziej przekonujące w podejściu do robienia notatek, który przedstawiłem?
Co wydaje się najmniej jasne, wykonalne lub pożądane z Twojej perspektywy?
Jakie wyzwania lub przeszkody widzisz na Swojej drodze do budowania drugiego mózgu?