Zdążyć na jutro

Porozmawiajmy trochę o zarządzaniu czasem, łącząc podejścia Stephena Coveya i Marka Fostera. Metodyki tych autorów przydadzą się każdemu, kto zna presję zbyt dużego natłoku spraw i nie nadąża za życiem.

Tryb dnia

Wczesny poranek to najlepszy czas na aktywność intelektualną, przy czym mówimy o naprawdę wczesnym funkcjonowaniu - około czwartej nad ranem. W filozofii wschodniej czas ten jest nazywany ,,brahma-muhurta”. Wschodni mędrcy twierdzą, że nie istnieją sowy, tylko ,,nieprawidłowe skowronki”. Jeśli mamy przed sobą zadanie - przestudiowanie ważnego materiału lub napisanie artykułu nie rozpraszając się na otoczenie, czwarta godzina jest na to najlepsza. Mózg pracuje wtedy bardziej wydajnie, łatwiej skupiając się na jednym, konkretnym zadaniu: nauce języka, projekcie informatycznym czy pisaniu książki. 


Jak jednak obudzić się o tak wczesnej godzinie?

Wczesna pobudka zaczyna się już wieczorem i składa się z następujących czynności:

  • nie przejadamy się na noc (zwłaszcza produktami zbożowymi);

  • planujemy swój dzień: co dokładnie chcemy zrobić rano oraz definiujemy powód, dla którego musimy wstać;

  • kładziemy się wcześnie. Kwestia godzin snu, których potrzebujemy jest indywidualna, najczęściej siedem godzin nam wystarczy.

Co mamy do zrobienia?

Według książki Stephena Coveya ,,7 nawyków skutecznego działania” wszystkie zadania możemy podzielić na 4 grupy według dwóch parametrów: termin i stopień ważności.

 

Sprawy nieważne

Możemy spędzać życie, skupiając się na drobnostkach.

Na przykład: członek rodziny zadzwonił i powiedział, że chce natychmiast założyć sklep online i sprzedawać miód. Jest to sprawa w rzeczywistości niezbyt pilna, dlatego możemy chwilowo odmówić współpracy. :) Inna sytuacja: dostajemy list z propozycją udziału w teście, ustalającym poziom IQ ze zniżką 20%, ale żeby z niej skorzystać, powinniśmy rozwiązać test (a więc również zapłacić) w ciągu 3 godzin. Oferta, oczywiście, jest ograniczona. Ta sytuacja to przykład zadań nieważnych, ale pilnych. 

Obserwowałem następującą sytuację w jednym z moich miejsc pracy. Project manager codziennie wykonywała zapytanie SQL, zapisywała je w formacie CSV i wysyłała mailem. Dla niej to zadanie nie było ważne, ale było pilne. Patrząc na schemat, możemy od razu dojść do wniosku: automatyzacja. Rzeczywiście, kiedy zostałem odpowiedzialny za wykonanie tej czynności, w ciągu kilku dni zautomatyzowałem ją. Proces nie rozpraszał mnie, ponieważ ,,powierzyłem” go Windows Scheduler.

 

Ważne zadania

Właściciele samochodów stykają się z sytuacją, kiedy środek transportu się psuje. W większości przypadków, zanim przykrość się stanie, samochód ,,podaje nam sygnały”. Na przykład - stuk w prawym kole. Możemy nie zwracać na to uwagi, albo natychmiast skręcić do serwisu. Na początkowym etapie takie zadanie odnosi się do kategorii ,,ważne”, ale ,,niepilne”: samochód jeździ. Jednak prędzej czy później problem się rozwinie i nastąpi moment, kiedy samochód się ostateczne zepsuje. Zadanie staje się poważne i pilne.

Kolejny przykład - będąc deweloperem możemy nad wieloma rzeczami pracować samodzielnie, osiągając najwyższą możliwą jakość. Jednak w tym samym momencie nie mamy czasu na rzeczywiście ciekawe zadania.

Zadanie ważne i niepilne - nauczenie czegoś nowych praktykantów. Jeśli się go nie podejmiemy, w przyszłości stanie przed nami problem pozyskania specjalisty dla wsparcia poważnego projektu, ponieważ sami będziemy zajęci innym, bardziej odpowiedzialnym zadaniem.

Ogólna zasada jest następująca: za sprawy nieważne nie zabieramy się wcale, albo je delegujemy. Pozbywamy się ich na tyle, na ile możemy. Sprawy ważne i pilne mamy pod kontrolą. Sprawami ważnymi i niepilnymi zajmujemy się najpierw, poświęcając na nie kilka godzin dziennie. Do tej kategorii zaliczamy pracę nad własnymi umiejętnościami, udział w wychowaniu dzieci, rodzinny urlop, udział w życiu społecznym.


Jak pozbyć się drobnych zadań?

W swojej książce ,,Do it tomorrow'' Mark Foster stwierdza, że pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić jest zatrzymanie się na chwilę w miejscu i zebranie wszystki spraw do ,,jednego worka”. Niektóre można zignorować i nawet się za nie nie zabierać, niektóre delegować, a resztą zająć się własnoręcznie, jeżeli nie mamy możliwości delegacji. Głównym jednak celem jest to, aby jak największą liczbę zadań z worka wyrzucić zupełnie. W czasie, kiedy zajmujemy się porządkowaniem spraw, nie przyjmujemy nowych obowiązków: bierzemy dzień wolny, urlop, wyłączamy telefon.

 

Bufor: zrobić to jutro

Kiedy w zwykłym trybie dostajemy kolejne zadanie, jesteśmy skłonni zabierać się za nie natychmiast, albo przynajmniej wnikliwie się z nim zapoznać. Kolega z pracy wysłał linka - sprawdzamy. Żona mówi, że musimy zajrzeć do szkoły syna, żeby wytłumaczyć nauczycielom, że jest wegetarianinem - robimy to.



Mark Foster mówi o tym, że w takiej sytuacji potrzebujemy ,,bufora”, do którego będziemy odkładać wszystkie zadania. Bufor ten nazywa się ,,jutro”. Cokolwiek byśmy nie dostali w ciągu dzisiejszego dnia, odkładamy tę sprawę na jutro (albo nie zgadzamy się na te zadanie, jeśli nie jest wystarczająco ważne). Kolega prosi o to, żeby wysłać raport - jutro. Żona zadzwoniła i poprosiła kupić bilety - dobrze, jutro. Klient prosi o zmianę na stronie internetowej - nie ma problemu, jutro.

W taki sposób uzyskaliśmy listę zadań na jutrzejszy dzień, a dzisiaj zajmujemy się sprawami, które spłynęły do nas wczoraj. Czasami może się zdarzyć tak, że nie wyrobimy się wszystkim w ustalonym termine, i wtedy nadmiar zadań przejdzie na pojutrze.

Musimy przestrzegać jednej ważnej zasady: lista zadań na dzisiaj jest zamknięta. Jeśli zaplanowaliśmy dzień, nie możemy dodawać tam nowych zapisów - nadmiar oznaczamy etykietą ,,jutro”. Oczywiście, zdarzają się sytuacje, kiedy musimy reagować pilnie - awaria, stłuczka, katastrofa klimatyczna.

Korzystajmy mądrze z tej z zasady.


Co w sytuacji, gdy lista zadań na dzisiaj jest zamknięta? Czy możemy przenosić zadania do koszyka ,,pojutrze”? Oczywiście. Jutro - to tylko bufor minimalnej długości. Możemy mieć zadania, które powinniśmy wykonać konkretnego dnia, a wtedy zrobienie buforu w odpowiednim terminie będzie absolutnie normalne.

Czy można zaplanować cały tydzień?

Stephen Corvey twierdzi, że robić to można, a nawet trzeba. Jak połączyć tę radę z wizją autora książki ,,Do it tomorrow''? Zaplanujmy tydzień, ale nie ładując go w całości. Jedno-dwa ważne zadania tygodniowo wystarczą, reszta dojdzie sama. Jeśli pomiędzy planami na tydzień zostawimy wolne godziny, bez problemu będziemy mogli wykorzystać je na niezaplanowane wcześniej sprawy.

 

Bieżąca inicjatywa

Foster wprowadza pojęcie ,,bieżącej inicjatywy”. Są to czynności, które wykonujemy na codzień - przydatny projekt czy lekcje hiszpańskiego. Najprawdopodobniej nie będziemy mogli zdefiniować konkretnych zadań w ramach tych czynności, więc wpisujemy do planu dnia punkt ,,hiszpański”. Będzie on się powtarzał codziennie, a my będziemy codziennie czerpać przyjemność z odhaczania go na liście. Swoją drogą, jest to dobry bodziec na podtrzymywanie nawyku.

 

Praca własna i cudza

Jeśli zdarzają nam się problemy z przejściem przez całą dzienną listę nawet według systemu Corvey-Fostera, oznacza to, że nie zajmujemy się własną pracą. W sposób następujący możemy rozróżnić pracę ją od tej, która nie należy do nas. 

 

PRACA WŁASNA

CUDZA PRACA

Rozwija własny biznes czy karierę. Rozprasza, nie pozwala skupić się na rozwoju biznesu czy kariery.
Opłacana. Nieopłacana.
Przynosi zauważalne korzyści. Ne przynosi zauważalnych korzyści.
Korzysta z naszych zdolności w pełni. Nie wykorzystuje zdolności w pełni.
Wyprowadza poza strefę komfortu. Zostajemy w strefie komfortu.
Jest wyzwaniem. Jest łatwa.
Praca, którą możemy się zająć tylko my. Pracą, którą może wykonać ktokolwiek.

W skrócie: skupiamy się tylko na tych zadaniach, których poza nami nikt nie może wykonać.

 

Narzędzia

Technicznie najłatwiej jest pisać w notatniku. Jest to normalne, ale nie zawsze wygodne: notatnik musimy mieć przy sobie, pamiętać o wpisywaniu zadań oraz o tym, żeby do niego zajrzeć. Trzeba zawsze mieć go przy sobie. Komputer czy telefon mogą zostać wygodniejszym zamiennikiem za pomocą:

  • Google Calendar dla planowania zadań, przywiązanych do konkretnej godziny. Tu systematyzujemy spotkania, wyjścia do kina, urodziny.

  • Trello , Asana czy Nozbe. Tworzymy panel, synchronizujemy go z kalendarzemi w kalendarzu planujemy jutrzejszy dzień. Dodatkowo, zadania możemy grupować według kategorii: prywatne, praca, społeczeństwo, przyjaciele. Tak, jak radził Stephen Covey.

Myślę, że te narzędzia mogą wystarczyć, by żyć spokojnie. Metody nie są jedynymi idealnymi, ale na pewno działa ta nie jest jedyną idealną, ale na pewno działa i warto o niej wiedzieć.