Jak dzielić się wiedzą w firmie?

Zarządzanie wiedzą to coraz popularniejszy termin, który oznacza programy i sposoby dystrybuowania wiedzy w obrębie danej firmy. Mówiąc po ludzku, chodzi o przekazywanie wiedzy między pracownikami i między działami. W jaki sposób robić to skutecznie?


Przede wszystkim trzeba podkreślić, że przekazywanie wiedzy zawsze jest dużym wyzwaniem. Jego istotę dobrze ujął amerykański pisarz Robert A. Heinlein: "When one teaches, two learn". Kiedy okazuje się, że według 40% absolwentów studia nie przygotowały ich do pracy, znalezienie odpowiednich specjalistów na rynku pracy IT staje się bardzo trudne. Równie ważny jest ciągły rozwój pracowników.
Badania firmy Gartner pokazują, że odpowiednie zarządzanie wiedzą skraca czas potrzebny na przeszkolenie nowej osoby o 35%, a to przecież nie wszystkie zalety skutecznego dzielenia się wiedzą w firmie.
81% pracodawców wskazuje, że głównym czynnikiem motywującym do zarządzania wiedzą jest rozwój kompetencji pracowników, 63% wymienia przyspieszenie działania, 50% zwiększenie satysfakcji klienta, a 44% wskazuje na ograniczenie kosztów.
To pokazuje, że wiedzą warto się dzielić. Niestety, nie zawsze jest to łatwe.


Bariery


Dzielenie się wiedzą nie wydaje się szczególnie trudne, gdy w zespole znajdują się specjaliści wysokiej klasy, ale w praktyce może stać się dużym problemem. Wszystko dlatego, że w wielu firmach IT pojawiają się różne bariery, które skutecznie ograniczają naukę wewnątrz zespołu.

Są kwestie natury osobistej - niektórym świetnym programistom brak na przykład pewności siebie, nie wiedzą, jak zaproponować nową wiedzę albo nie zdają sobie sprawy z tego, co powinni umieć inni pracownicy.
Do tego dochodzi jeszcze obawa przed zbyt dużym wysiłkiem, który nie zostanie odpowiednio nagrodzony.
Taki pracownik nie widzi dla siebie korzyści z tego, że będzie przekazywał wiedzę. Mamy też bariery na poziomie zespołu – menadżer nie potrafi umotywować transferu wiedzy i odpowiednio nią zarządzać. Nie bez znaczenia jest wewnętrzna konkurencja między pracownikami. Jeśli chodzi o wymianę między różnymi działami, może pojawić się chęć zatrzymywania dobrych praktyk w działach czy brak czasu na szkolenie innych pracowników.


Jeśli firma nie wypracowała u siebie odpowiedniej kultury organizacyjnej, pracownicy będą traktowali swoją wiedzę jako kartę przetargową: zechcą być niezastąpieni w firmie, a uczenie innych “obniży” ich wartość. Barierą może być także brak zaufania między pracownikami, rywalizacja między doświadczonymi a nowym pracownikami i tworzenie podziału „młodzi-starzy”.

Kłopotem jest także brak szkoleń, brak badania ich efektywności i to, że nie mają okazji wykorzystać nowej wiedzy w praktyce. Czasami przełożony nie nagradza za posiadaną wiedzę i nie potrafi zatrzymać ważnych pracowników, którzy odchodząc, zabierają ze sobą cenny know-how. Większość z tych barier można jednak pokonać.


Jak skutecznie dzielić się wiedzą?


Wprowadzenie nawyku dzielenia się wiedzą wymaga niemało wysiłku, ale jest nieocenione w dłuższej perspektywie. Firmy mają na to różne pomysły. Poniżej opiszemy kilka, które być może zainspirują Ciebie do wdrożenia ich we własnej firmie.

Budowanie systemu firmowych baz wiedzy, w których pracownicy opisują swoje obowiązki i dzielą się sposobami rozwiązywania problemów związanych z wytwarzaniem oprogramowania.

Oczywiście potrzebne jest do tego zaangażowanie menadżerów, którzy będą nie tylko zachęcali do dzielenia się wiedzą, ale także rozliczali pracowników z takich działań (np. co kwartał). Jeśli jednak pracodawca wymaga dzielenia się wiedzą, powinien wyznaczyć czas pracy potrzebny do tworzenia baz.
Nie można także zapomnieć o odpowiedniej motywacji pracowników – warto premiować tych, którzy najchętniej dzielą się wiedzą. Niektóre firmy organizują specjalne konkursy i nagradzają osoby, z których wiedzy skorzystało najwięcej pracowników. Wręczenie nagród zwykle ma miejsce podczas uroczystej gali. Ten mechanizm rywalizacyjny często doskonale się sprawdza. Oczywiście osobnym problemem jest wykorzystanie zgromadzonej w firmowych bazach wiedzy. Menadżer musi zadbać, aby pracownicy, szczególnie młodzi, korzystali z takich baz. W przeciwnym razie projekt szybko upadnie - nikt nie będzie widział sensu w przygotowywaniu źródeł wiedzy, z których nikt nie korzysta.

Na początek warto gromadzić wiedzę w bazach z jednego obszaru czy technologii, z czasem poszerzając je o nowe zagadnienia. Można przygotować dokładną instrukcję tworzenia baz i wykorzystywać do tego różne aplikacje.


Bazy danych nie wyczerpują oczywiście pomysłów na praktyczne dzielenie się wiedzą. Budowanie firmowego know-how może być realizowane w ramach różnych programów i wykorzystania wiedzy zatrudnionych ekspertów.
Dobrze sprawdzają się na przykład programy mentoringowe.
Problem polega jednak na tym, że kulturę mentoringową trzeba budować krok po kroku, to nie jest szybki proces. Jednak relacja mentor-uczeń to korzyść dla obu stron. Mentor może odświeżyć wiedzę na temat niektórych zagadnień, a do tego rozwija w praktyce swoje umiejętności trenerskie. Natomiast osoba, która chce zdobyć wiedzę, ma okazję bezpośrednio przyglądać się pracy specjalisty, doskonali się w rozwiązywaniu różnych problemów. Można tu wykorzystać programowanie w parach, o którym niedawno napisaliśmy artykuł (osoba ucząca się siedzi przy klawiaturze, mentor nadzoruje). Oczywiście mentor również musi przez cały czas się rozwijać, poszerzać swoje umiejętności i wiedzę. To często rozwiązanie elitarne, proponowane najlepszym pracownikom, którzy chcą wejść na wyższy poziom. Zanim do tego dojdzie, pracownik powinien wcześniej skorzystać z bardziej tradycyjnych rozwiązań jak na przykład szkolenia. Inne sposoby dzielenia się wiedzą to np. różnego rodzaju Meet Upy, które powinny być organizowane regularnie. Często obejmują dyskusję między uczestnikami, a przy tym są okazją do integracji pracowników.


Skąd wiadomo, że to działa?


Wszystkie wysiłki pójdą na marne jeśli nie będziemy umieli ocenić czy pracownicy rzeczywiście uczą się od siebie nawzajem.
Jak to sprawdzić?
Doskonałą okazją są braki kadrowe i rekrutacja. Wtedy można rzeczywiście stwierdzić, czy wewnątrz organizacji jest pracownik, którego można wypromować, czy trzeba szukać odpowiednich kompetencji poza firmą.

Jeśli musimy sprowadzić człowieka z zewnątrz, to sygnał ostrzegawczy, że transfer wiedzy może nie przebiegać efektywnie.

Kolejnym sprawdzianem skutecznego dzielenia się wiedzą w organizacji może być zdolność firmy do zatrzymania pracownika. Gdy specjaliści odchodzą i nie robią tego ze względów finansowych, to alarm, że trzeba działać. Być może pracodawca nie zapewnił im odpowiednich warunków rozwoju.


Skuteczne dzielenie się wiedzą w firmie nie zawsze jest łatwe. Często potrzebne jest aktywne działanie ze strony menadżerów i przekonanie pracowników, że to się opłaca firmie, zespołowi, a także samej osobie, która przekazuje wiedzę. Warto zadbać, aby transfer wiedzy stał się częścią rozwoju firmy i na stałe wpisał się do jej kultury organizacyjnej.