Krótki tekst o tym, jak otworzyć własną działalność

Kiedy zastanawiamy się nad rozpoczęciem działalności, jednym z pierwszych etapów powinno być wymyślenie:

- nazwy firmy, produktu lub usługi oraz 

- jej graficznego przedstawienia w formie logotypu. 

Zanim jednak zaczniecie zamawiać logotyp u grafika i inwestować w wybraną identyfikację swojej działalności, lepiej zbadać czy wymyślona przez Was nazwa nie narusza praw innych podmiotów i czy będziecie mogli się nią swobodnie posługiwać na rynku i w Internecie. Nie jeden start-up po wejściu na rynek musiał zmieniać nazwę lub logo, a to niepotrzebne koszty, opóźnienie i stres. 

Tutaj, jeśli planujecie sami dokonać sprawdzenia, warto przeszukać bazy zgłoszonych i zarejestrowanych znaków towarowych prowadzone przez: 

- Urząd Patentowy RP (www.uprp.pl), 

- Urząd ds. Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (www.oami.europa.eu

- Światową Organizację Własności Intelektualnej (www.wipo.int )

Dostęp do tych baz jest bezpłatny.

Warto poszukać w wyszukiwarkach internetowych oraz rejestrach firm tj. KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym - https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu ) i CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – www.ceidg.gov.pl ) firm o podobnie brzmiącej nazwie działających w podobnym sektorze rynku. Dostęp do tych baz także jest bezpłatny.

Jeśli podczas badania nie wykryjecie podmiotów o podobnej nazwie działających w tej samej branży to droga do używania nazwy jest wolna. 

Na kolejnym etapie warto pomyśleć o rejestracji znaku towarowego, aby świadomie budować wartość intelektualną firmy. Przy wyborze znaku towarowego należy pamiętać, że znak wyłącznie opisowy dla produktu lub usługi (tj. znak składający się wyłącznie z elementów mogących służyć w obrocie do wskazania w np. rodzaju towaru, jego pochodzenia, jakości, ilości, wartości, przeznaczenia, sposobu wytwarzania, składu, funkcji lub przydatności) nie zostanie zastrzeżony. Warto więc obrać dla swojej działalności lub produktów znak fantazyjny. 

W działalności produkcyjnej ważne jest uzyskanie ochrony nowatorskich wzorów czy patentów. Tutaj do rejestracji konieczna jest m.in. nowość wzoru czy rozwiązania. Nie należy więc zwlekać z rejestracją, jeśli udało się Wam stworzyć innowacyjny produkt.  Wiele praktycznych informacji można znaleźć na stronie UPRP i EUIPO (Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej) (https://euipo.europa.eu/ohimportal/pl/). 

Forma prawna działalności 

To kwestia podstawowa. 
Planujesz działać sam czy ze wspólnikami? Co planujecie osiągnąć w perspektywie paru lat i ile środków zainwestować w firmę? 
Warto już na początku ustalić zasady współpracy, spisać je i dobrze dobrać formę prawną działalności do przyjętej przez Was strategii rozwoju firmy. Możliwości jest wiele, od spółki cywilnej, która jest umową zawartą między dwoma przedsiębiorcami, a spółka nie tworzy właściwie odrębnego od wspólników bytu (tj. nie jest, co do zasady, niezależnym od wspólników przedsiębiorcą, który może na swój rachunek zaciągać zobowiązania), poprzez spółkę osobową (np. spółkę jawną lub komandytową), gdzie pojawia się już niezależny od wspólników twór (przedsiębiorca) w postaci spółki, ale nadal wspólnicy pośrednio odpowiadają swoim majątkiem za jej zobowiązania, do spółki kapitałowej (np. spółki z o.o.), która jest samodzielnym przedsiębiorcą i gdzie wspólnicy nie odpowiadają za jej zobowiązania, są jedynie zobowiązani do wniesienia wkładu kapitałowego. Każda z form ma swoje korzyści, ograniczenia i koszty. Możliwe jest oczywiście z czasem przekształcenie przedsiębiorstwa w inną formę prawną. 

Regulamin usług internetowych 

Jeśli świadczysz usługi drogą elektroniczną (np. poprzez internetową platformę lub sklep) będziesz potrzebować regulaminu tych usług, który powinien być łatwo i stale dostępny na stronie internetowej. W regulaminie powinieneś poinformować usługobiorców o szeregu kwestii. Można go połączyć z regulaminem, o których mowa w punkcie następnym (opisującym obowiązki względem konsumenta).

Prawa konsumenta 

Zanim zaczniesz sprzedawać usługi lub produkty konsumentom, konieczne jest przygotowanie regulaminu lub ogólnych warunków umów, które będą jasno opisywały zasady tej sprzedaży i zapewniały konsumentom ich prawa związane z nabyciem od Ciebie usługi lub produktu (m.in. będą informowały o szeregu kwestii, jak dane Twojej firmy, cena, warunki dostawy, zasady reklamacji, prawo odstąpienia od umowy). 

Dodatkowo, już kształtując proces sprzedaży, powinieneś wziąć pod uwagę zasady kontraktowania z konsumentami (np. konieczne jest dostarczenie konsumentowi wymaganych informacji na trwałym nośniku tj. np. poprzez maila zawierającego plik pdf z regulaminem – jeśli zawarte są w nim wszystkie konieczne informacje). 

Przy pisaniu regulaminu należy unikać postanowień, które kształtują sytuację konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i rażąco naruszający jego interes. Postanowienia te, jeśli nie zostały indywidualnie uzgodnione z konsumentem, nie wiążą go i są to tzw. postanowienia niedozwolone.  

Szereg instytucji monitoruje przedsiębiorców pod kątem przestrzegania praw konsumentów. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów może nakładać wysokie kary (do 10% obrotu) za naruszenie praw konsumentów, warto więc odpowiednio uregulować tę kwestię. 

Na stronie UOKIK – www.uokik.gov.pl – można znaleźć (i) praktyczne przewodniki odnośnie obowiązków przedsiębiorców, oraz (ii) rejestr niedozwolonych klauzul umownych – można w nim zweryfikować, jakie klauzule zostały już uznane za niedozwolone.

Prawa autorskie i know-how

Często prawa własności intelektualnej (m.in. prawa autorskie) są podstawową wartością Twojej firmy, ważne jest zatem, aby już na etapie powstawania utworów zagwarantować sobie do nich prawa.  

Dotyczy to zarówno zabezpieczenia współpracy z kontrahentami, jak i ochrony firmy przed działaniem nielojalnych pracowników. Pracodawca, co do zasady, uzyskuje prawa do utworów stworzonych przez swoich pracowników. Ta zasada nie obowiązuje już jednak, gdy stworzenie utworu zostało zlecone podwykonawcy lub współpracownikowi, który nie pracuje na umowę o pracę. 

Pamiętaj więc, że dla skutecznego przeniesienia praw autorskich do utworów (m.in. programu komputerowego, grafiki, zdjęć) konieczne jest najczęściej zawarcie umowy na piśmie oraz wskazanie pól eksploatacji. Każdorazowo warto także uregulować kwestię wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich.

W umowach z pracownikami należy zadbać o zabezpieczenie tajemnicy przedsiębiorstwa (tj. wskazać, które informacje przedsiębiorstwa powinny być tak traktowane), aby z chwilą sukcesu rynkowego informacje poufne dotyczące Twojego biznesu nie zostały udostępnione konkurencji i przez nią wykorzystane.  

Ochrona danych osobowych – Baza danych klientów i potencjalnych klientów

Biznes nie istnieje bez klientów, a informacje o konkretnych klientach będących osobami fizycznymi to tzw. dane osobowe. Jako przedsiębiorca masz szereg obowiązków związanych z gromadzeniem danych osobowych i ich przetwarzaniem, oraz dalszym udostępnianiem partnerom biznesowym czy podwykonawcom. Między innymi, powinieneś: 

-  dostarczyć klientom odpowiednie informacje o zasadach przetwarzania ich danych osobowych
- zabezpieczyć przetwarzanie danych, w tym wdrożyć pisemną politykę bezpieczeństwa, instrukcję zarządzania systemami informatycznymi oraz nadać pracownikom upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
- pozyskać zgodę klienta na przetwarzanie jego danych osobowych lub posiadać inną podstawę przetwarzania danych (taka podstawa istnieje przy wykonywaniu umowy z klientem czy przy danych pracowniczych)
- zarejestrować bazę danych w biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), chyba że wyznaczyłeś administratora bezpieczeństwa informacji. Najczęściej, co najmniej, (i) baza danych klientów związana z wykonaniem umowy, oraz (ii) baza adresów email przetwarzana na potrzeby wysyłania newslettera wymaga rejestracji w GIODO. Możesz zacząć przetwarzać dane osobowe, po tym jak zgłosisz zbiór danych w GIODO. 

Nieprzestrzeganie tych obowiązków może stanowić przestępstwo. 

Na stronie GIODO –  www.giodo.gov.pl – można znaleźć przewodniki odnośnie zasad przetwarzania danych osobowych

Sprzedaż i marketing bezpośredni 

Przesyłanie klientom informacji o charakterze promocyjnym i reklamowym podlega restrykcyjnym przepisom prawa telekomunikacyjnego i prawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Konieczne jest pozyskania kolejnych zgód na ten cel. Warto się do nich dostosować inaczej może Ci grozić kara w wysokości do 3 % przychodu.

_________________________________

Autor: Emilia Stępień
www.lawforcommerce.pl
Specjalizuję się w obszarze ochrony danych osobowych, prawa własności intelektualnej, prawa IT i nowych technologii oraz prawa ochrony konkurencji i konsumentów, prawa gospodarczego i cywilnego, prawa handlowego.